개원 초기 의뢰 환자를 받기 위한 준비

개원 초기 다른 의료기관에서 의뢰 환자를 받기 위해 의뢰서를 받는 창구, 진료 결과를 회신하는 방식, 회신서에 담을 것과 담지 않을 것, 의뢰한 의사가 연락할 번호를 갖추는 순서를 정리합니다.

받는 창구, 회신하는 방식, 연락할 번호

핵심 답

개원 초기 의뢰 환자를 받으려면 세 가지를 차례로 갖춥니다. 첫째는 환자가 들고 오거나 의료기관이 보내는 의뢰서를 받아 원장에게 닿게 하는 창구이고, 둘째는 진료를 마친 뒤 의뢰한 의사에게 결과를 알리는 회신 방식이며, 셋째는 의뢰한 의사가 환자에 대해 물을 때 연락할 번호입니다. 셋이 갖춰져 있어야 처음 의뢰를 보낸 의사가 두 번째 환자도 이 의원으로 보냅니다.

의뢰는 의뢰서 한 장으로 시작하지만, 의뢰한 의사가 이 의원을 다시 찾는지는 회신에서 정해집니다. 환자를 보냈는데 아무 소식이 없으면 의뢰한 의사는 환자가 진료를 받았는지조차 알 수 없고, 다음 환자는 회신이 오는 다른 곳으로 보냅니다. 그래서 개원 초기 의뢰 환자를 받는 준비의 중심은 회신입니다. 창구와 번호는 회신이 빠지지 않게 받쳐 주는 것이고, 회신이 빠진 채로는 창구와 번호를 잘 갖춰도 두 번째 의뢰로 이어지지 않습니다.

갖출 것	맡는 사람	개원 전에 정할 것
의뢰서를 받는 창구	접수 직원	의뢰서를 받으면 진료 전에 원장에게 건네는 차례
회신 방식	원장이 쓰고 실장이 보냄	회신서 서식, 보내는 수단, 보내는 때
연락할 번호	실장	의뢰한 의사의 연락을 받는 번호와 받는 사람
환자의 동의	접수 직원	회신에 진료 내용을 담는 데 대한 환자의 동의를 받는 때

개원 초기라서 더 갖춰야 하는 까닭

개원 초기에는 의뢰가 드물다가, 어느 날 첫 의뢰서가 접수대에 놓입니다. 그날 접수 직원이 의뢰서를 일반 접수 서류와 함께 처리해 원장에게 건네지 않으면, 원장은 의뢰한 의사가 무엇을 물었는지 모른 채 진료를 하고, 회신도 빠집니다. 첫 의뢰에서 회신이 빠지면 그 의사에게서 두 번째 의뢰가 오지 않을 수 있습니다.

그래서 의뢰가 아직 없는 개원 전에 세 가지를 정합니다. 의뢰가 들어오기 시작한 뒤에 정하려 하면, 첫 몇 건의 회신은 정한 방식 없이 그때그때 나가 의뢰한 의사마다 받는 회신이 달라집니다.

의뢰서를 받는 창구

의뢰서는 환자가 종이로 들고 오기도 하고, 의뢰한 의료기관이 팩스나 진료의뢰 회송 체계로 미리 보내기도 합니다. 들어오는 길이 여럿이어도 받는 사람은 접수 직원 한 사람으로 정하고, 의뢰서를 받으면 진료 기록에 의뢰받은 환자라는 표시와 의뢰한 의료기관의 이름을 남긴 뒤 진료 전에 원장에게 건넵니다. 진료의뢰 회송 체계를 쓸지와 쓰는 방법은 건강보험심사평가원의 진료의뢰·회송 안내를 따릅니다.

원장은 진료를 시작하기 전에 의뢰서에서 의뢰한 의사가 무엇을 물었는지를 읽습니다. 의뢰서에는 검사를 해 달라는 것인지, 진단에 대한 의견을 달라는 것인지, 진료를 이어서 맡아 달라는 것인지가 적혀 있고, 회신은 그 물음에 답하는 글이 되어야 하기 때문입니다. 물음이 적혀 있지 않은 의뢰서라면 진료 전에 의뢰한 의료기관에 무엇을 바라는지 짧게 물어, 회신이 엉뚱한 답이 되지 않게 합니다.

회신서에 담을 것과 담지 않을 것

회신서는 의뢰한 의사의 물음에 답하는 글입니다. 의뢰한 의사가 다음 진료에서 쓸 수 있는 것을 담고, 의원을 알리는 말은 담지 않습니다.

회신서에	담는 것	담지 않는 것
진료 결과	한 검사와 그 결과, 원장의 판단	의뢰서가 묻지 않은 다른 진료의 권유
앞으로의 진료	의원에서 이어 볼지, 의뢰한 곳으로 돌려보낼지	환자를 의원에 계속 다니게 하겠다는 말
환자에게 한 설명	환자에게 무엇을 설명했는지	환자가 진료 중에 한 사사로운 이야기
의원 정보	원장 이름과 연락할 번호	의원의 진료 소개, 홍보 문구

회신서에 진료 내용을 담아 다른 의료기관에 보내는 것은 환자의 진료 기록을 건네는 일이므로, 환자의 동의를 받고 보냅니다. 동의는 의뢰받은 환자가 처음 접수할 때 받고, 동의를 받지 못했다면 회신서는 환자가 진료를 받았다는 사실과 연락할 번호까지만 담습니다. 동의를 받는 방법과 서식은 보건복지부와 관할 보건소의 안내를 따릅니다.

회신을 보내는 때와 수단

회신은 진료를 마친 뒤 정한 날 안에 보냅니다. 검사 결과가 나오기까지 며칠이 걸리는 진료라면, 첫 진료 날 환자가 왔다는 것과 결과가 나오는 때를 먼저 짧게 알리고, 결과가 나온 날 회신서를 보냅니다. 의뢰한 의사는 환자가 진료를 받았는지 모르는 채로 기다리는 시간이 가장 답답하기 때문입니다.

수단은 의뢰서가 들어온 길을 따릅니다. 진료의뢰 회송 체계로 들어온 의뢰는 같은 체계로, 팩스로 온 의뢰는 팩스로, 환자가 들고 온 의뢰서라면 회신서를 환자에게 봉해 건네거나 의뢰한 의료기관의 팩스로 보냅니다. 수단마다 누가 보내는지를 정하고, 보낸 날을 진료 기록의 의뢰 표시 옆에 남깁니다. 환자에게 봉한 회신서를 건넸다면 건넨 날과 함께, 다음 진료 때 그 의사에게 꼭 보여 주도록 말했다는 것도 남깁니다.

의뢰서의 물음마다 다른 회신

의뢰서가 묻는 것은 크게 셋이고, 물음마다 회신의 중심이 다릅니다. 검사를 해 달라는 의뢰라면 한 검사와 그 결과를 숫자와 함께 쓰고, 원장이 그 결과를 어떻게 읽었는지를 한두 문장으로 이어 씁니다. 진단에 대한 의견을 묻는 의뢰라면 원장의 의견과 그 의견의 근거가 된 진찰과 검사를 씁니다. 진료를 이어서 맡아 달라는 의뢰라면 의원에서 앞으로 어떤 진료를 이어 볼지와, 어떤 때 의뢰한 곳으로 다시 보낼지를 씁니다.

물음을 헷갈리면 회신이 엇나갑니다. 검사만 물었는데 앞으로의 진료 계획까지 길게 쓰면 의뢰한 의사의 진료를 대신 정하는 글이 되고, 진료를 이어서 맡아 달라고 했는데 검사 결과만 쓰면 의뢰한 의사는 환자가 이제 어디서 진료받는지 모릅니다. 원장이 의뢰서를 읽을 때 물음이 셋 가운데 무엇인지를 먼저 표시해 두면, 회신서의 중심이 처음부터 정해집니다.

의뢰 환자를 받으며 어긋나는 곳

첫째는 원장이 진료를 마친 뒤 회신서를 쓰려다 미루는 것입니다. 개원 초기에는 진료 외의 일이 많아 회신서가 밀리기 좋습니다. 회신서는 그날 진료가 끝나기 전에 쓰고, 쓸 시간이 없으면 다음 날 진료 시작 전에 씁니다.

둘째는 의뢰받은 환자를 의뢰한 곳으로 돌려보내야 할 때 돌려보내지 않는 것입니다. 의뢰한 의사가 검사나 의견만 물었는데 의원이 그 환자의 진료를 이어 가면, 의뢰한 의사는 환자를 빼앗겼다고 여깁니다. 의뢰서의 물음이 검사나 의견이라면 답을 회신하고, 앞으로의 진료는 의뢰한 의사와 환자가 정하게 합니다.

셋째는 회신서를 의원을 알리는 기회로 쓰는 것입니다. 회신서에 의원의 다른 진료를 소개하는 글을 덧대면, 의뢰한 의사는 회신을 받을 때마다 광고를 받는 셈이 됩니다.

회신이 빠지지 않게 맡는 일

회신서는 원장이 쓰고, 보내는 일은 실장이 맡습니다. 실장은 의뢰받은 환자의 목록에서 회신이 나가지 않은 환자를 날마다 진료가 끝날 무렵 원장에게 알립니다. 접수 직원은 의뢰서를 받는 창구와 처음 접수 때의 동의를 맡습니다. 세 사람이 맡는 일이 따로 정해져 있어야 의뢰서가 들어온 날부터 회신이 나간 날까지 한 단계도 빠지지 않습니다.

첫 의뢰가 들어온 날

첫 의뢰서가 들어온 날은 정한 차례를 처음 써 보는 날입니다. 접수 직원은 의뢰서를 받아 진료 기록에 의뢰 표시를 남기고, 환자에게 회신에 진료 내용을 담는 데 대한 동의를 받은 뒤 원장에게 의뢰서를 건넵니다. 원장은 진료 전에 물음을 표시하고 진료를 마친 뒤 그날 회신서를 씁니다. 실장은 회신서를 의뢰서가 들어온 길로 보내고 보낸 날을 진료 기록에 남깁니다.

그날 진료가 끝난 뒤 원장과 실장은 차례 가운데 막힌 곳이 있었는지 짧게 나눕니다. 동의를 받는 말이 어색했는지, 회신서 서식에 빠진 칸이 있었는지, 보내는 수단이 정한 대로 되었는지를 읽고, 막힌 곳은 두 번째 의뢰가 오기 전에 고칩니다.

개원 초기 의뢰 환자 자주 묻는 질문

의뢰서 없이 다른 병원 의사가 보냈다며 온 환자는 어떻게 하나요?

진료는 그대로 하고, 회신은 하지 않습니다. 누가 무엇을 물었는지 적힌 의뢰서가 없으면 회신할 물음도 없기 때문입니다. 환자가 원하면 진료 결과를 적은 서류를 환자에게 건네, 환자가 그 의사에게 직접 보여 주게 합니다. 그 의사가 정식으로 의뢰서를 보내오면 그때부터는 다른 의뢰와 같은 차례로 회신합니다.

회신서는 손으로 써도 되나요?

됩니다만, 의뢰한 의사가 읽기 쉽게 정해진 서식에 맞춰 씁니다. 서식이 있으면 원장이 바쁜 날에도 빠뜨리는 칸이 없고, 의뢰한 의사도 어느 칸에 무엇이 있는지 알고 읽습니다. 서식은 개원 전에 원장이 만들고, 첫 의뢰 뒤 빠진 칸이 보이면 그때 더합니다.

의뢰한 의사가 전화로 환자 상태를 물으면 답해도 되나요?

환자의 동의가 있는 범위에서 원장이 답합니다. 접수 직원이 전화를 받았다면 진료 내용을 직접 말하지 않고, 원장이 답할 수 있는 때를 알려 원장이 다시 연락합니다. 전화를 건 사람이 정말 의뢰한 의사인지는 의뢰서에 적힌 의료기관의 번호로 원장이 걸어 확인합니다.

의뢰가 많지 않은 진료과도 이 준비가 필요한가요?

필요합니다. 의뢰가 적을수록 한 번의 회신이 그 의사에게 남기는 인상이 크고, 드물게 오는 의뢰일수록 접수 직원이 처리 방법을 잊곤 하므로 정해진 차례가 더 쓸모 있습니다.

회신서 사본은 어디에 두나요?

환자의 진료 기록에 함께 보관합니다. 의뢰한 의사가 나중에 같은 환자에 대해 다시 물을 때, 원장이 지난 회신에 무엇을 썼는지 진료 기록에서 바로 찾을 수 있습니다. 사본을 따로 모은 철을 만들면 진료 기록과 사본이 어긋날 수 있으므로, 사본은 진료 기록 한 곳에만 보관합니다.

의뢰한 의사가 거는 번호

회신서에 적는 연락할 번호는 병원의 대표 번호로 하고, 의뢰를 위한 번호를 따로 만들지 않습니다. 따로 만든 번호는 병원 정보 점검에서 맞대야 할 번호가 하나 더 늘어나는 일이고, 그 번호를 받을 사람이 쉬는 날에는 의뢰한 의사의 전화가 아무에게도 닿지 않습니다. 대표 번호로 받되, 의뢰한 의사의 전화라는 것을 접수 직원이 알아듣고 실장에게 넘기는 차례를 정합니다. 그래서 회신서에는 대표 번호 하나만 쓰고, 원장이나 직원의 개인 휴대폰 번호는 적지 않습니다.