개원 초기 진료 안내 책자의 필요성

반복되는 설명이 있고, 그 내용이 오래 그대로일 때

개원 준비 때 책자를 서두르게 되는 것은 책자가 있어야 병원이 갖춰져 보인다는 생각 때문인 경우가 많습니다. 그러나 처음 온 환자가 병원을 판단하는 것은 대기실에 놓인 책자보다 접수에서 받은 안내와 진료실에서 들은 설명입니다. 개원 초기에 쓸 시간과 비용은 그 안내와 설명을 다듬는 데 먼저 씁니다.

책자, 안내문, 설명지의 차이

이 글에서 책자는 여러 쪽을 묶어 병원 소개와 진료 항목, 의료진, 찾아오는 길을 한데 담은 인쇄물을 말합니다. 안내문은 진료 시간과 연락처처럼 병원을 이용하는 데 필요한 정보를 담은 한 장짜리 종이이고, 설명지는 내시경 검사 전 준비나 주사 치료 뒤 주의사항처럼 진료 하나에 딸린 설명을 담은 낱장입니다. 셋은 쓰임이 달라서, 책자를 만들지 않는다고 안내문과 설명지까지 미룰 일은 아닙니다.

개원 준비 때 인쇄소나 제작사가 책자를 함께 권하는 일이 많은데, 이때 묻는 것은 책자를 만들지가 아니라 위의 셋 가운데 지금 무엇이 필요한지입니다. 안내문은 개원 날부터 필요하고, 설명지는 해당 진료를 시작하는 날부터 필요하며, 책자는 그보다 늦어도 됩니다.

대기실 안내 수요를 가늠하는 법

책자가 필요한지는 개원 첫 한두 달 동안 진료실과 접수 창구에서 반복된 설명을 모아 보면 드러납니다. 원장은 진료실에서 매번 같은 말로 설명한 내용을, 접수 직원은 대기 중인 환자에게 반복해서 안내한 내용을 한 장에 씁니다. 설명마다 몇 번이나 했는지를 바를 정 자로 표시하면 한 달 뒤 어떤 설명이 반복되는지 숫자로 나옵니다.

이렇게 모은 목록에서 책자로 옮길 만한 것은 진료 하나에 묶이지 않고 여러 환자에게 두루 하는 설명입니다. 예를 들어 처음 온 환자에게 건강보험 적용과 비급여의 차이를 설명하는 일이 반복된다면 책자에 넣을 만하고, 특정 검사의 준비 방법만 반복된다면 그 검사의 설명지 한 장으로 충분합니다. 목록에 반복되는 설명이 서너 가지 남짓이면 책자보다 설명지 몇 장이 낫습니다.

담을 내용이 바뀌는 주기

책자는 여러 쪽을 한 번에 찍기 때문에, 그 가운데 한 쪽만 바뀌어도 책자 전체가 맞지 않게 됩니다. 그래서 책자에 담을 내용은 바뀌는 주기로 먼저 나눕니다.

표에서 넣을 수 있는 내용만 모아 몇 쪽이 나오는지를 세면 책자의 쓸모가 보다 분명해집니다. 개원 초기에 이 내용이 두세 쪽이 안 된다면, 책자로 묶을 것이 아니라 설명지로 두는 편이 맞습니다.

책자와 낱장의 비용 차이

책자는 쪽마다 편집과 디자인이 들어가고, 인쇄소마다 정한 최소 수량이 있어 몇십 부만 찍기가 어렵습니다. 처음 만드는 비용도 낱장보다 크지만, 개원 초기에 더 따져야 할 것은 고칠 때의 비용입니다. 책자는 한 쪽의 한 줄이 바뀌어도 편집 파일을 고치고 전체를 새로 찍어야 하고, 남은 책자는 쓸 곳이 없어집니다.

낱장 설명지는 병원의 사무용 프린터로도 뽑을 수 있고, 한 장이 바뀌면 그 한 장만 고치면 됩니다. 디자인을 맡긴다면 설명지 여러 장에 같은 머리글과 병원 이름, 연락처 줄을 쓰는 틀 하나만 만들어 두고, 본문은 병원이 직접 채우는 방식이 개원 초기에 맞습니다. 그 틀은 나중에 책자를 만들 때 쪽 디자인의 바탕으로도 쓸 수 있습니다.

의료광고 심의를 미리 알아볼 경우

책자도 병원과 진료를 알리는 인쇄물이라 의료광고에 해당할 수 있습니다. 심의를 받는 매체인지와 상관없이, 치료 효과를 보장하는 말, 다른 병원과 견주는 말, 치료 전후 사진, 환자의 치료 경험담은 책자에 넣지 않습니다. 이 표현들은 심의 여부와 별개로 의료광고에서 쓰지 않는 표현입니다.

사전 심의가 필요한지는 책자를 어떻게 나눠 주는지에 따라 달라질 수 있습니다. 대기실에 두고 온 환자가 가져가는 책자와, 병원 밖 거리나 행사에서 나눠 주는 인쇄물은 같은 내용이라도 쓰임이 다릅니다. 병원 밖에서 나눠 줄 계획이 있거나 진료 항목마다 설명을 길게 넣으려 한다면, 인쇄 전에 진료과에 맞는 의료광고심의위원회(의사·치과의사·한의사 단체가 운영)에 연락해 심의 대상인지를 묻고 그 안내를 따릅니다.

심의를 받아 찍은 책자의 내용을 나중에 고칠 때도 같은 물음이 생깁니다. 고친 문장은 심의를 받은 문장과 달라지므로, 고친 부분이 심의 대상인지를 고치기 전에 묻습니다. 심의를 받은 책자라면 심의 번호와 받은 날을 책자 편집 파일과 함께 보관해, 고칠 때 어느 판이 심의를 받은 판인지 바로 알 수 있게 합니다.

책자 대신 낱장으로 시작하는 순서

개원 초기에 책자를 미루기로 했다면, 먼저 진료 시간과 연락처를 담은 안내문을 만들고, 그다음 진료를 시작하는 순서대로 설명지를 한 장씩 만듭니다. 설명지는 원장이 진료실에서 하던 말을 그대로 옮기되, 환자가 집에서 혼자 읽어도 알아들을 수 있게 전문 용어를 풀어 씁니다. 설명지 아래에는 만든 날과 판을 넣어 어느 판이 최신인지 구분합니다. 진료실에서는 원장이 설명지를 펼쳐 놓고 줄마다 가리키며 설명해, 환자가 집에서 읽을 때 진료실에서 들은 말과 이어지게 합니다.

설명지가 서너 장을 넘고 그 내용이 몇 달째 바뀌지 않았다면 그때 책자로 묶을지를 따집니다. 이렇게 만든 책자는 이미 진료실에서 쓰인 설명을 모은 것이라, 처음부터 책자를 기획할 때보다 빠지는 설명이 적고 고칠 곳도 적습니다.

개원 초기 책자에서 흔한 실수

첫째는 인쇄소 견본의 차례를 그대로 따르는 일입니다. 견본에 장비 소개 두 쪽과 병원 철학 한 쪽이 있으면 그 쪽을 채우려고 내용을 만들게 되고, 환자가 실제로 묻는 설명은 뒤로 밀립니다. 책자의 차례는 견본이 아니라 진료실에서 모은 반복 설명 목록에서 정합니다.

둘째는 홈페이지 문장을 통째로 옮기는 일입니다. 화면에서 위아래로 넘기며 읽는 글을 종이에 옮기면 한 쪽에 글이 너무 많아지고, 링크로 이어지던 설명이 끊깁니다. 책자에는 한 쪽에 한 가지 설명만 넣고, 더 긴 설명은 홈페이지 주소로 잇습니다.

셋째는 개원 인사말과 개원 날짜처럼 개원 무렵에만 맞는 내용을 첫 쪽에 크게 넣는 일입니다. 몇 달이 지나면 그 쪽은 오래된 소식이 되는데, 책자는 한 쪽만 빼낼 수 없어 남은 부수를 그대로 쓰기가 어색해집니다. 개원 인사는 책자가 아니라 개원 안내문 한 장에 담습니다.

책자에 넣으려던 소개와 플레이스

책자를 미루는 동안 진료 항목 소개와 찾아오는 길 설명을 환자에게 보여 줄 곳으로 네이버 플레이스의 상세 설명과 찾아오는 길 칸이 있습니다. 다만 스마트플레이스 고객센터는 기준에 맞지 않는 내용이 들어 있으면 모니터링으로 편집되거나 제외될 수 있다고 안내하므로, 책자용으로 쓴 문장을 그대로 옮기지 않고 각 칸에 맞게 줄여 씁니다. 상세 설명과 찾아오는 길 칸을 어떤 순서로 채우는지는 병원 플레이스 등록에서 정합니다.