성과 점검 과제의 담당자 정하기

권한과 실행 수단을 함께 가진 사람에게

둘이 서로 다른 사람에게 있으면 과제의 담당을 두 이름으로 쓰고 마감도 둘로 정합니다. 권한을 가진 사람은 「정할 날」을, 실행 수단을 가진 사람은 「할 날」을 갖습니다. 광고비를 늘리는 과제라면 예산을 정하는 원장이 정할 날을 갖고, 광고 계정을 운영하는 대행사가 할 날을 갖습니다. 한 이름만 쓰면 권한만 가진 사람은 손이 닿지 않아 끝내지 못하고, 수단만 가진 사람은 정해지지 않은 일을 시작하지 못합니다. 할 날은 정할 날 뒤에만 올 수 있어, 두 날은 같은 줄에 차례로 씁니다. 권한과 수단이 갈라지는 과제가 많을수록, 정할 날 하나가 늦어질 때 여러 할 날이 함께 밀립니다.

누가 어떤 권한과 수단을 가졌는지는 병원의 업무 분장표와 대행사 계약서의 일 목록에서 찾고, 과제와 담당과 마감은 그 점검의 회의록에 한 줄씩 씁니다. 「접수 서식에 경로 칸을 더함 · 권한 실장 · 수단 실장 · 할 날 5월 12일」처럼, 과제 하나가 한 줄 안에서 누가 언제까지 무엇을 하는지를 다 말하게 씁니다.

과제마다 권한과 실행 수단을 가진 사람

과제의 담당을 정하는 차례

1. 실장이 회의록에서 그 점검에서 나온 과제를 한 줄씩 옮깁니다.
2. 과제마다 끝내는 데 돈이나 계약, 진료 일정을 바꾸는 결정이 드는지 가려, 든다면 권한 칸에 원장을 씁니다.
3. 과제마다 손이 닿아야 하는 곳을 쓰고, 업무 분장표와 대행사 계약서의 일 목록에서 그곳을 맡은 사람을 찾아 실행 수단 칸에 씁니다.
4. 두 칸이 같은 사람이면 담당 하나와 할 날을, 다른 사람이면 담당 둘과 정할 날, 할 날을 씁니다.
5. 업무 분장표에도 계약서에도 맡은 사람이 없는 곳은, 원장이 맡을 사람을 정하고 업무 분장표의 그 사람 줄에 그 일을 더합니다.
6. 회의가 끝나는 날 과제 줄을 담당에게 건넵니다.

둘째 단계에서 원장이 권한 칸에 들어가는 결정을 돈, 계약, 진료 일정의 셋으로 좁히는 것은, 그 밖의 일까지 원장의 권한으로 쓰면 원장의 정할 날이 과제마다 붙어 모든 과제가 원장을 기다리게 되기 때문입니다. 직원의 근무표를 바꾸는 과제는 진료 일정에 닿으므로 원장의 정할 날을 갖습니다. 광고 문구를 고치는 일처럼 계약서의 일 목록 안에서 끝나는 일은 대행사가 정하고 하는 일이어서 원장의 이름을 쓰지 않습니다.

진료 시간을 늘리는 과제처럼 원장 자신의 진료에 닿는 일은 권한도 수단도 원장에게 있어, 원장이 담당 하나와 할 날 하나를 갖습니다. 이때 실장은 그 할 날에 맞추어 예약 칸과 안내를 고치는 다른 과제의 담당이 되어, 두 과제의 할 날을 한 줄에 함께 쓰지 않고 각자의 줄로 씁니다.

셋째 단계에서 손이 닿아야 하는 곳은 「광고 계정」, 「접수 서식」, 「홈페이지 관리 화면」처럼 실제로 열어야 하는 것의 이름으로 씁니다. 그래야 업무 분장표와 계약서에서 그 이름을 그대로 찾을 수 있습니다. 대행사 계약서의 일 목록에 없는 일은 대행사의 실행 수단으로 쓰지 않습니다. 그 일을 대행사에 맡기려면 계약을 더하는 결정이 먼저 들어, 과제는 원장의 정할 날을 가진 과제가 됩니다. 대행사가 둘 이상인 의원은 손이 닿는 곳이 어느 대행사의 계약서에 있는지를 함께 찾고, 두 계약서 모두에 같은 일이 있다면 과제는 하나의 대행사 이름으로만 쓰고 다른 쪽은 함께하는 사람 칸에 씁니다.

다섯째 단계에서 맡을 사람을 원장이 정하는 것은, 업무 분장표가 원장이 정한 문서여서 그 문서에 일을 더하는 것도 원장이 정할 일이기 때문입니다. 여섯째 단계에서 과제 줄을 건넬 때는 그 과제가 나온 점검의 숫자도 함께 건네, 담당이 과제의 까닭을 회의록을 다시 열지 않고 알 수 있게 합니다.

AI 답변에 의원이 소개되는 모습을 점검에서 다루기 시작한 의원이라면, AI 검색 성과 확인에 따라 작업 뒤의 노출을 살필 지표를 새로 정하는 과제가 나옵니다. 무엇을 셀지는 의원이 무엇을 성과로 볼지의 결정이어서 원장이 정할 날을 갖고, 정해진 지표를 달마다 세는 일은 실장이 할 날을 갖습니다.

과제의 성격마다 마감을 정하는 기준

정하는 일의 마감을 그 결정에 쓸 숫자가 나오는 날 뒤로 정하는 것은, 숫자가 나오기 전에 정할 날이 오면 원장이 근거 없이 정하거나 정할 날을 넘기게 되기 때문입니다. 대행사의 일은 계약서에 적힌 주기에 맞추어야, 대행사가 다음 주기에 하기로 한 일을 과제 때문에 앞당기며 다른 일을 미루지 않습니다. 과제의 할 날이 계약서의 주기보다 앞서야 할 만큼 급하지 않다면, 그 과제는 다음 주기의 일에 더해 할 날을 그 주기의 끝으로 씁니다. 손만 드는 일의 마감은 업무 분장표에서 그 사람의 일이 몰리는 날, 이를테면 달 초의 청구 업무와 겹치지 않는 날로 정합니다.

담당을 정하다 어긋나는 곳

담당을 정하면서 어긋나는 곳은 아래 두 가지입니다. 둘 다 과제 줄은 만들어졌는데 끝나지 않는 경우입니다.

첫째는 과제를 너무 크게 쓰는 것입니다. 「블로그 개선」처럼 쓴 과제는 그 안에 글을 더하는 일, 주제를 정하는 일, 예산을 늘리는 일이 함께 들어 있어, 권한과 수단을 어느 한 사람에게 가를 수 없습니다. 과제는 한 사람이 한 번의 마감 안에 끝낼 수 있는 크기로 쪼개어, 「진료 시간 안내 글 한 편을 더함」처럼 무엇을 하면 끝나는지가 문장에 드러나게 씁니다. 쪼갠 과제들 가운데 원장의 정할 날을 가진 것과 손만 드는 것이 따로 나오면, 손만 드는 과제는 정할 날을 기다리지 않고 먼저 시작할 수 있습니다. 과제를 쪼개면 줄의 수는 늘지만, 줄마다 담당과 마감이 하나씩 정해져 끝난 줄과 남은 줄이 가려집니다.

둘째는 담당 칸에 사람의 이름 대신 「접수」나 「데스크」처럼 맡은 일의 이름을 쓰는 것입니다. 교대로 일하는 의원에서는 그 일을 여러 사람이 돌아가며 맡아, 과제는 모두의 일이 되고 아무도 끝냈다고 알리지 않습니다. 담당 칸에는 업무 분장표에 있는 사람의 이름을 쓰고, 그 사람이 쉬는 날이 마감에 걸리면 마감을 그 사람이 일하는 날로 옮깁니다. 대행사도 회사 이름만이 아니라 계약서에 적힌 담당자의 이름을 함께 씁니다. 같은 사람의 이름이 여러 과제의 담당에 오르면, 그 사람의 할 날들이 같은 주에 몰리지 않는지도 과제 줄을 쓰는 날 함께 확인합니다.