소규모 의원 마케팅 기록을 간단히 남기는 법

다섯 칸짜리 한 장 양식

칸을 다섯으로 줄이는 기준은 그 칸이 나중에 답해야 할 물음이 있는지입니다. 날짜는 「언제 바뀌었나」에, 바꾼 곳과 바꾼 내용은 「무엇이 바뀌었나」에, 비용은 「얼마 들었나」에, 바꾼 사람은 「누구에게 물으면 되나」에 답합니다. 바꾼 까닭이나 기대한 결과를 쓰는 칸처럼 길이가 사람마다 달라지는 칸은 넣지 않습니다. 다섯 칸에 들지 않는 일을 남기고 싶을 때도 칸을 더하지 않고, 바꾼 내용 칸에 짧게 함께 씁니다. 이런 칸이 있으면 한 줄을 쓰는 데 드는 시간이 늘고, 바쁜 날에는 줄 자체를 쓰지 않게 됩니다.

한 줄을 쓰는 데 걸리는 시간이 1분을 넘지 않아야 기록이 이어집니다. 소규모 의원에서 마케팅을 바꾸는 사람은 진료와 접수 사이에 그 일을 하는 원장이나 실장이어서, 기록이 일보다 오래 걸리면 기록이 먼저 빠집니다.

비용 칸에는 그 변경 때문에 새로 나간 돈만 씁니다. 매달 같은 금액이 나가는 고정비는 계약을 시작한 날과 끝낸 날, 금액이 달라진 날에만 한 줄을 쓰고, 달마다 되풀이해 쓰지 않습니다. 그래야 월별 비용 기록으로 옮길 때 같은 돈을 두 번 세지 않습니다. 계약을 끝낸 날의 줄에는 비용 칸에 0을 쓰고, 바꾼 내용 칸에 끝낸 계약의 이름을 씁니다.

한 장 양식은 마케팅을 맡은 사람이 원장 한 사람뿐인 의원에서도 쓸모가 있습니다. 같은 사람이 고친 일이라도 석 달이 지나면 언제 무엇을 고쳤는지 기억하기 어렵기 때문입니다.

양식의 칸과 답하는 물음

셋째 칸의 바꾼 내용은 바뀐 뒤의 값만 쓰는 것으로 충분합니다. 바뀌기 전의 값은 바로 앞의 같은 곳 줄에 남아 있어, 두 줄을 읽으면 무엇에서 무엇으로 바뀌었는지가 나옵니다.

둘째 칸의 바꾼 곳은 서비스 이름에 칸 이름까지 씁니다. 「플레이스」라고만 쓰면 영업시간을 고친 것인지 사진을 고친 것인지 다시 찾아야 해서, 「플레이스 상세 설명」처럼 칸까지 써야 줄 하나로 어디가 바뀌었는지 알 수 있습니다.

다섯째 칸에 대행사 이름을 쓰는 것은 의원 밖에서 바꾼 일도 같은 양식에 남기기 위해서입니다. 바꾼 사람이 의원 안에 없더라도, 물을 곳이 어디인지는 한 줄로 알 수 있습니다. 이 칸에는 직책보다 이름을 씁니다. 같은 직책을 여러 사람이 거치면 직책만으로는 누가 고쳤는지 가리지 못합니다.

한 장 양식을 만들고 쓰는 차례

1. 원장과 실장이 아래 표를 바탕으로 기록할 변경과 기록하지 않을 일을 정합니다.
2. 실장이 다섯 칸짜리 양식을 원장과 실장이 함께 여는 공유 문서로 만듭니다.
3. 마케팅에서 무엇을 바꾼 사람이 바꾼 날 그 문서에 한 줄을 씁니다.
4. 달이 끝나면 실장이 그 달 줄의 비용 칸을 모아 월별 마케팅 비용 기록으로 옮깁니다.
5. 직원이 떠날 때는 최근 석 달의 줄을 업무 인계 기록에 함께 넘깁니다.

첫째 단계에서 기록하지 않을 일을 먼저 정하는 것은, 그 경계가 없으면 리뷰에 답글을 단 일처럼 매일 하는 일까지 줄이 늘어 한 달에 수십 줄이 되고, 정작 찾아야 할 변경이 그 사이에 묻히기 때문입니다.

둘째 단계에서 공유 문서로 만드는 것은 원장과 실장이 서로 다른 컴퓨터에서 마케팅을 고치기 때문입니다. 한쪽 컴퓨터에만 있는 양식은 다른 쪽이 고친 날 쓰이지 않습니다.

셋째 단계에서 바꾼 사람이 직접 쓰는 것은, 남에게 전해 들은 변경은 날짜와 내용이 흐려지기 때문입니다. 실장이 원장의 변경을 대신 쓰게 하면 원장이 말하지 않은 변경은 빠집니다. 바꾼 날이 지나서 쓰면 날짜를 기억에 기대게 되어, 쓰는 날도 바꾼 날로 정합니다.

넷째 단계의 월별 비용 기록은 한 장 양식보다 길게 남는 기록입니다. 한 장 양식의 비용 칸은 그 달의 금액을 모으는 재료이고, 해마다의 비용은 월별 기록에서 따집니다. 옮길 때는 비용 칸이 0인 줄은 건너뛰고 금액이 있는 줄만 항목별로 더하며, 계약 줄의 금액은 시작한 달부터 끝낸 달까지 매달 고정비로 옮깁니다.

다섯째 단계에서 석 달의 줄만 넘기는 것은 새로 온 사람이 지금 무엇이 어떤 값으로 되어 있는지를 아는 데 그만큼이면 충분하기 때문입니다. 그보다 오래된 줄은 양식에 그대로 남아 있어 필요할 때 찾으면 됩니다.

기록할 변경과 기록하지 않을 일

셋째 열에 든 일은 매일이나 매주 되풀이되는 일입니다. 이런 일은 양식에 쓰지 않아도 블로그나 플랫폼 화면에 날짜와 함께 남아, 필요하면 그 화면에서 찾을 수 있습니다.

첫째 줄의 사진을 고친 일을 기록하는 것은, 사진이 바뀐 날을 플랫폼 화면에서 나중에 찾기 어렵기 때문입니다. 글과 달리 사진은 바꾸면 지난 사진이 사라져, 언제 무엇이었는지가 양식에만 남습니다.

넷째 줄에서 블로그 글을 올린 일은 기록하지 않지만, 블로그의 소개나 연결 주소를 고친 일은 기록합니다. 소개와 연결 주소는 한 번 고치면 그 뒤에 올리는 모든 글에 영향을 주는 변경이기 때문입니다.

둘째 줄에서 입찰가와 하루 예산을 고친 날은 그 달 광고비가 달라지기 시작한 날이어서, 달 끝에 비용을 옮길 때 금액이 왜 달라졌는지를 그 줄로 알 수 있습니다.

문의가 달라진 달에 기록을 읽는 법

한 장 양식이 가장 쓸모 있는 때는 문의가 갑자기 늘거나 줄어든 달입니다. 문의가 평소와 비슷한 달에는 쓰기만 하고 따로 읽지 않아도 됩니다.

문의가 줄어든 달이 있으면 그 달과 앞 달의 줄을 읽어, 그 무렵에 바뀐 곳 가운데 환자가 의원을 찾는 길에 있던 것을 찾습니다. 플레이스 영업시간이나 검색광고 검색어처럼 환자가 의원을 처음 만나는 곳이 바뀌었다면, 그 줄의 바꾼 사람에게 무엇을 왜 고쳤는지를 묻습니다. 바꾼 내용이 실제와 다르게 들어갔다면 바로 고치고, 고친 일도 한 줄로 남깁니다.

그 무렵 양식에 아무 줄도 없다면 의원 안에서 바뀐 것은 없다는 뜻입니다. 이때는 계절이나 근처에 새로 연 의원처럼 의원 밖의 사정을 따지고, 마케팅에서 무엇을 바꿀지는 그다음에 정합니다.

문의가 늘어난 달도 같은 방법으로 읽습니다. 그 무렵 바뀐 줄이 있으면 바꾼 사람에게 알려, 그 값을 섣불리 되돌리지 않게 합니다. 원장이 달마다 한 번 그 달의 줄을 읽는 데는 몇 분이면 충분합니다.

비용 쪽에서도 같은 양식을 읽습니다. 한 해 동안 든 비용을 따질 때 계약 줄만 모으면, 언제 무엇을 시작하고 끝냈는지와 금액이 달라진 날이 한눈에 나옵니다. 곳마다 고친 줄의 수를 함께 세면 어느 곳에 손이 많이 갔는지도 나와, 비용이 큰 곳과 손이 많이 간 곳이 같은지를 견줄 수 있습니다.

병원마케팅 전략을 해마다 정할 때 이 양식의 지난 한 해 줄은 원장의 기억을 대신하는 재료가 됩니다. 기억으로 정한 전략은 최근 몇 달의 일에 끌리기 쉬운데, 줄로 읽으면 한 해 전 같은 철에 무엇을 고쳤고 얼마를 썼는지가 함께 나옵니다.

그래서 한 장 양식에서 가장 먼저 지킬 칸은 비용이 아니라 날짜입니다. 날짜가 빠진 줄은 문의 기록과 나란히 놓을 수 없어, 바꾼 내용이 아무리 자세해도 문의가 달라진 달의 물음에 답하지 못합니다.