의뢰서와 회신서 한 쌍으로 잇는 협력
주변 다른 과 의원과의 협력은 의뢰서와 회신서 한 쌍으로 이어 갑니다. 우리 의원이 환자를 다른 과로 보낼 때는 무엇을 알고 싶어서 보내는지를 의뢰서에 쓰고, 받은 의원은 진료한 뒤 그 물음에 대한 답을 회신서로 돌려줍니다. 이 한 쌍이 오가면 환자는 두 의원 사이에서 같은 설명을 처음부터 하지 않아도 되고, 두 원장은 서로의 진료를 환자의 말이 아니라 기록으로 알게 됩니다. 원장끼리 친분이 있어도, 협력의 실제 내용은 이 종이 두 장에 남습니다.
정보를 넘길 때는 환자의 동의가 먼저입니다. 의뢰서에 담기는 진단, 검사 결과, 먹고 있는 약은 모두 환자의 개인정보이므로, 어느 의원에 무엇을 보내는지를 환자에게 말하고 동의를 받은 뒤에 보냅니다. 동의를 받았다는 사실은 진료 기록에 함께 남깁니다. 넘기는 양도 의뢰의 물음에 필요한 만큼으로 줄입니다. 피부 발진으로 피부과에 보내는 환자의 의뢰서에 몇 해 전 위장 검사 결과까지 함께 넣어 보낼 까닭은 없습니다.
협력의 상대는 의원 근처의 다른 과 가운데, 원장이 그 진료를 알고 있고 의뢰서를 보내면 회신이 돌아오는 곳입니다. 거리가 가깝다는 것만으로는 부족하고, 회신이 오가지 않는 관계라면 의뢰를 해도 환자의 진료가 이어지지 않습니다. 그래서 협력은 서로 환자를 보내 주는 약속이 아니라, 보낸 환자의 진료가 끊기지 않게 하는 연락 방식을 맞추는 일입니다.
협력이 잘 이어지는지는 의뢰한 환자가 재진으로 왔을 때 드러납니다. 원장이 진료 기록에서 상대 의원의 회신서를 열어 그 내용으로 진료를 이어 갈 수 있다면 협력은 제대로 돌아가는 것이고, 환자에게 「거기서 뭐라고 하던가요」라고 물어야 한다면 연락 방식에 빈 곳이 있는 것입니다.
협력 형태별로 넘기는 정보와 동의
다른 과 의원과 주고받는 연락은 아래 네 가지로 나눌 수 있습니다. 형태마다 넘기는 정보의 양과 동의를 받는 방식이 다릅니다.
| 협력 형태 | 넘기는 정보 | 동의를 받는 방식 | 남기는 기록 |
|---|---|---|---|
| 진료 의뢰 | 의뢰 까닭, 지금까지의 진료, 묻는 것 | 보낼 의원과 보낼 내용을 말하고 동의를 받음 | 의뢰서 사본과 동의 사실 |
| 검사 의뢰 | 검사 이름과 검사가 필요한 까닭 | 검사를 받을 곳과 결과가 돌아온다는 것을 말함 | 의뢰한 검사와 받은 결과 |
| 회신 | 진료 결과와 의뢰의 물음에 대한 답 | 의뢰할 때 받은 동의로 회신까지 함께 설명함 | 받은 회신서 |
| 원장끼리 의견 묻기 | 환자를 알아볼 수 없게 줄인 상태 | 이름을 넘긴다면 따로 동의를 받음 | 물은 날짜와 받은 답 |
다른 과 의원과 연락을 여는 차례
다른 과 의원과의 협력은 원장이 상대를 정하고, 실장이 연락 방식을 맞춥니다. 아래 차례로 진행합니다.
- 원장이 최근 의뢰서를 써 준 환자들을 떠올려, 어느 과로 자주 보내는지를 정합니다. 대개 두세 개 과가 대부분을 차지합니다.
- 그 과마다 원장이 진료를 알고 있는 근처 의원을 한두 곳씩 정합니다. 한 과에 한 곳만 두지 않아야 그 의원이 쉬는 날에도 의뢰가 끊기지 않습니다.
- 실장이 상대 의원의 실장이나 접수 책임자에게 연락해, 의뢰서를 어떻게 보내고 회신을 어떻게 받을지 정합니다. 환자가 직접 들고 가는지, 의원끼리 보내는지, 회신은 언제쯤 오는지를 함께 묻습니다.
- 정한 내용을 의원 안의 협력 의원 목록에 담습니다. 과, 의원 이름, 연락받는 사람, 의뢰서 보내는 법, 회신 받는 법, 쉬는 날이 한 줄에 들어갑니다.
- 의뢰서 틀을 하나로 정해 진료실 모든 컴퓨터에서 같은 틀을 쓰게 합니다. 틀에는 환자 동의를 받았는지 표시하는 칸을 함께 넣습니다.
둘째 단계에서 과마다 두 곳까지 두는 것은 환자의 사정 때문이기도 합니다. 환자가 집이나 직장 근처를 원하면, 원장이 알고 있는 두 곳 가운데 환자에게 맞는 쪽으로 의뢰서를 쓸 수 있습니다. 목록에 쉬는 날을 함께 담는 것도 같은 까닭입니다. 토요일에 의뢰가 필요한 환자에게 토요일에 문을 닫는 의원을 써 주는 일이 줄어듭니다.
의뢰서에 담는 다섯 항목
진료실에 두는 의뢰서 틀에는 아래 다섯 항목을 담습니다. 칸을 미리 나눠 두면 원장이 바쁜 진료 중에도 빠뜨리는 항목이 줄어듭니다.
| 항목 | 쓰는 내용 | 까닭 |
|---|---|---|
| 의뢰 까닭 | 보내는 증상이나 소견을 한두 문장으로 | 받는 원장이 진료의 방향을 바로 잡도록 |
| 지금까지의 진료 | 해 본 검사와 처방한 약, 그 결과 | 같은 검사와 처방이 겹치지 않도록 |
| 묻는 것 | 받는 원장에게 알고 싶은 것 한 가지 | 회신서가 이 물음에 답하도록 |
| 환자 동의 | 동의를 받았다는 표시와 날짜 | 정보를 넘긴 근거를 남기도록 |
| 회신 받을 곳 | 우리 의원의 연락처와 받는 사람 | 회신이 원장에게 바로 닿도록 |
셋째 항목이 협력의 질을 가장 많이 좌우합니다. 「진료 부탁드립니다」로만 끝난 의뢰서는 받는 원장이 무엇을 답해야 할지 모르므로, 회신도 「진료했습니다」로 끝나기 쉽습니다. 반대로 「이 발진이 약물 때문인지 판단 부탁드립니다」처럼 한 가지를 물으면, 회신서의 첫 줄이 그 물음의 답이 되고 우리 의원의 다음 진료가 그 답에서 이어집니다.
다른 과와의 협력에서 자주 틀리는 일
다른 과 의원과의 협력은 처음 맺을 때보다 이어 가는 동안에 흐트러지기 쉽습니다. 자주 틀리는 일은 아래 네 가지입니다.
첫째는 회신 없이 끝나는 의뢰입니다. 의뢰서를 써 주고 환자를 보낸 뒤, 그 환자가 어떤 진료를 받았는지 모른 채 다음 진료를 하는 일입니다. 환자가 재진으로 왔을 때 원장은 환자의 기억에 기대어 다른 과의 진료를 짐작해야 합니다. 의뢰한 환자는 진료 기록에 표시해 두고, 회신이 오지 않은 채 재진하는 환자라면 실장이 상대 의원에 회신을 청합니다.
둘째는 기록을 통째로 넘기는 일입니다. 빠르게 보내려고 진료 기록 전체를 출력해 의뢰서 대신 쥐여 보내면, 의뢰의 물음과 상관없는 정보까지 넘어가고 받는 원장은 필요한 내용을 찾는 데 시간을 씁니다. 의뢰서의 다섯 항목만 채워 보내는 것이 환자에게도 상대에게도 낫습니다.
셋째는 원장끼리의 전화로 환자 이야기를 하는 일입니다. 친한 원장에게 전화로 환자의 이름과 상태를 말하고 의견을 듣는 것은 편하지만, 환자는 자신의 이야기가 다른 의원에 전해진 것을 모릅니다. 이름을 넘길 일이라면 동의를 먼저 받고, 이름 없이 물을 수 있는 것은 이름 없이 묻습니다.
넷째는 의뢰서에 진단을 단정해 쓰는 일입니다. 「○○ 진단 환자」처럼 받는 원장이 판단할 것까지 정해 보내면, 받는 쪽은 그 진단에 맞춰 진료를 시작하기 쉽습니다. 의뢰서에는 우리 의원에서 본 소견과 의심하는 것을 쓰고, 진단은 받는 원장이 내리도록 남깁니다.
네 가지 모두 처음 협력을 맺을 때는 잘 지키다가 의뢰가 잦아지면서 생기는 일입니다. 실장이 한 달에 한 번 의뢰한 환자의 목록과 받은 회신서를 한 줄씩 대조하면, 네 가지 가운데 첫째는 바로 드러나고 나머지도 회신서의 내용에서 대개 드러납니다.
다른 과 의원 협력 자주 묻는 질문
환자가 의뢰서에 적힌 의원 말고 다른 의원에 가겠다고 하면 어떻게 하나요?
의뢰서를 받는 의원의 이름 대신 「피부과 원장님께」처럼 과 이름으로 써서 건넵니다. 의뢰서의 쓸모는 받는 원장이 의뢰의 물음을 알게 하는 데 있으므로, 어느 의원에서 쓰든 같은 역할을 합니다. 회신 받을 곳 칸만 채워 두면 다른 의원에서도 회신을 보낼 수 있습니다.
상대 의원이 회신을 잘 보내지 않으면 어떻게 하나요?
실장이 상대 의원의 실장에게 회신을 보내는 방법이 처음 정한 대로인지 묻습니다. 회신이 오지 않는 까닭은 대개 받는 쪽이 회신 받을 곳을 모르는 데 있습니다. 그래도 회신이 오가지 않는다면, 그 과의 다른 의원을 협력 의원 목록에 더합니다.
의뢰서를 팩스나 전자우편으로 보내도 되나요?
보낼 수 있지만, 받는 번호나 주소가 상대 의원의 것인지를 처음 한 번 전화로 확인하고 협력 의원 목록에 남깁니다. 잘못 보낸 의뢰서는 되돌릴 수 없으므로, 번호를 손으로 누르기보다 목록에 저장한 번호를 씁니다.
두 의원에서 같은 환자에게 비슷한 약을 처방하면 어떻게 하나요?
의뢰서의 「지금까지의 진료」 칸에 처방한 약을 쓰는 것이 이 일을 막는 첫 방법입니다. 회신서에서 처방이 겹친 것을 알게 되면 원장이 환자에게 어느 약을 이어 먹을지 설명하고, 그 판단을 상대 의원에도 알립니다.
다른 과에서 의뢰받은 환자를 진료한 뒤 회신서에는 무엇을 쓰나요?
첫 줄에는 의뢰서의 「묻는 것」에 대한 답을 씁니다. 그다음에 진료 결과와 처방을 쓰고, 마지막에 앞으로 어느 의원이 무엇을 이어 맡을지를 씁니다. 예를 들어 피부 증상은 우리 의원에서 이어 진료하고 혈압은 보낸 의원에서 계속 진료한다는 식으로 나눠 쓰면, 환자가 두 의원 사이에서 어디로 가야 할지 헷갈리지 않습니다.
다른 과 원장이 찾는 우리 의원 정보
다른 과 원장이 환자를 우리 의원으로 보낼지 정할 때, 처음 확인하는 것은 대개 지도 서비스나 의료기관 안내 사이트에 오른 우리 의원 정보입니다. 이 정보에 진료 과목만 있고 의원이 실제로 하는 검사나 진료 범위가 빠져 있으면, 다른 과 원장은 그 검사가 필요한 환자를 우리 의원으로 보낼 수 없습니다. 병원 외부 등록 정보에 진료 과목과 함께 의원에서 할 수 있는 주요 검사와 진료 범위를 진료의 말로 담아 두면, 의뢰서를 쓰는 다른 과 원장이 보낼 곳을 정할 때 우리 의원을 찾을 수 있습니다. 진료 시간도 같은 까닭으로 중요합니다. 의뢰받은 환자는 대개 보낸 의원에서 진료를 마친 뒤 바로 오거나 다음 날 오므로, 요일별 진료 시간과 점심시간이 바깥 정보에 빠져 있거나 실제와 다르면 의뢰서를 들고 온 환자가 닫힌 문 앞에서 돌아가게 됩니다.
최근 의뢰한 환자의 회신 세기
지금 바로 할 수 있는 것은 최근 의뢰서를 써 준 환자 열 명의 진료 기록을 열어, 회신서가 돌아온 환자가 몇 명인지 세는 일입니다. 회신이 돌아온 의원은 협력 의원 목록의 첫 줄에 담고, 회신이 오지 않은 의원에는 실장이 회신 받는 법을 새로 맞추는 연락부터 합니다. 회신이 돌아온 비율이 절반에 못 미친다면, 새 협력 의원을 찾기 전에 의뢰서의 「묻는 것」 칸부터 채워 보냅니다.