기록이 비는 기간의 성과 점검 처리

날짜를 밝히고 남은 기록만 세기

짐작으로 메우면 생기는 일

빈 달을 앞뒤 달의 평균 같은 짐작으로 메우면, 그해 성과 점검 표에서 그 달은 다른 달과 똑같이 실제 숫자처럼 읽힙니다. 몇 달 뒤 그 표를 다시 펼친 사람은 어느 달이 짐작이었는지 알 수 없고, 다음 해 같은 철의 숫자를 견줄 때 짐작한 달이 기준이 됩니다. 짐작이 틀렸다면 그 틀림이 다음 해의 판단까지 끌고 갑니다.

공백을 밝히지 않은 채 남은 기록만 세어 두는 것도 문제입니다. 공백 달의 신환 수나 경로별 숫자가 낮게 남으면, 그 달은 성과가 떨어진 달로 읽힙니다. 기록이 빈 것인데 마케팅이 약했던 것으로 읽혀, 그 달에 하던 일을 괜히 접는 판단으로 이어질 수 있습니다. 공백을 날짜로 밝혀 두는 것은 그 달의 낮은 숫자가 무엇 때문인지를 함께 남기는 일입니다.

비어 있던 날을 밝히는 법

성과 관리 엑셀에 「기록 공백」 시트를 하나 만들고, 공백마다 한 줄씩 시작일, 끝일, 비게 된 까닭, 비어 있는 기록의 종류를 넣습니다. 종류는 「경로 칸」, 「신환 수」, 「손으로 넣는 칸」처럼 짧은 말로 넣어, 나중에 공백 시트를 걸러 볼 때 종류별로 모을 수 있게 합니다. 달의 숫자가 놓인 시트에는 손대지 않고, 공백 시트를 함께 펼쳐 읽게 합니다. 달 숫자 옆에 직접 표시를 붙이면 그 달의 다른 숫자까지 믿기 어렵게 읽히지만, 공백 시트는 무엇이 비었는지만 정확히 가리킵니다.

공백이 끝난 날도 반드시 넣습니다. 끝일이 비어 있으면 공백이 언제까지였는지 몰라, 공백 뒤 달의 숫자까지 의심받게 됩니다.

남은 기록만으로 세는 법

공백 기간이라도 남아 있는 기록은 그대로 셉니다. 경로를 묻던 담당자가 쉬던 기간이라면, 신환 수는 접수 기록에서 그대로 나오므로 그달 신환 수는 실제 숫자로 남깁니다. 비는 것은 경로 칸이므로, 그 기간 신환의 경로별 숫자만 빈 상태로 남깁니다.

전자차트를 바꾸던 며칠은 종이에 받아 둔 접수 기록이 있다면 새 차트로 옮겨 셉니다. 옮긴 날짜와 옮긴 사람을 공백 시트에 함께 넣고, 종이가 남아 있지 않은 날만 공백으로 남깁니다.

공백을 미리 줄이는 법

공백 가운데 미리 알 수 있는 것은 미리 줄입니다. 경로를 묻는 담당자의 휴가는 날짜가 정해져 있으므로, 휴가 전에 그 기간 동안 서식을 건넬 사람을 정합니다. 서식은 누가 건네도 같은 칸을 받으므로, 건네는 사람만 정해지면 그 기간은 공백이 되지 않습니다.

전자차트를 바꾸는 날도 미리 정해지는 일입니다. 바꾸는 날 전후 며칠은 접수 서식을 종이로도 함께 받기로 정해, 직원들이 새 차트에 익숙해지기 전까지의 기록이 종이에라도 남게 합니다. 종이로 받은 날짜는 공백 시트에 「종이 보관」으로 넣고, 새 차트로 옮긴 날 그 줄을 닫습니다. 종이를 함께 받는 기간은 바꾸는 날 앞뒤로 며칠씩 넉넉히 정합니다.

성과 관리 엑셀을 지키는 법

엑셀 파일이 덮어써져 생기는 공백은 파일을 고치기 전에 그달의 파일을 따로 한 벌씩 남겨 두면 막을 수 있습니다. 파일 이름에 그달을 넣어 달마다 한 벌씩 두면, 어느 달 파일이 잘못 고쳐져도 그 앞 달의 파일에서 다시 시작할 수 있습니다.

엑셀에 손으로 넣는 칸은 가능한 한 줄이고, 전자차트에서 뽑을 수 있는 숫자는 달마다 다시 뽑아 넣습니다. 차트에 원래 기록이 남아 있는 숫자는 엑셀이 덮어써져도 다시 만들 수 있지만, 손으로만 넣은 칸은 다시 만들 길이 없습니다.

추정이 꼭 필요할 때

연간 보고처럼 빈 달 없이 한 해의 합계를 내야 할 때는 추정한 숫자를 쓸 수 있습니다. 이때는 표에 「실제」 줄과 「추정 포함」 줄을 따로 두고, 추정 포함 줄의 아래에 어느 달의 무엇을 어떤 방법으로 추정했는지를 한 줄로 밝힙니다. 「3월 경로별 숫자는 2월과 4월의 비율을 그대로 적용」처럼 누구든 같은 계산을 다시 해 볼 수 있게 씁니다.

공백이 한 달을 넘을 때

공백이 한 달을 넘으면 그 기간을 달마다 따로 넣지 않고 공백 시트에 한 줄로 묶어 넣습니다. 여러 달에 걸친 공백을 달마다 끊어 넣으면 줄이 늘어나 같은 공백인지 다른 공백인지 헷갈리고, 공백 시트를 걸러 공백이 몇 번 있었는지 셀 때 한 번의 공백이 여러 번으로 잡힙니다. 그 기간 동안에도 남아 있는 숫자는 실제 줄에 그대로 넣습니다.

공백이 길어진 까닭이 담당자의 긴 휴직처럼 미리 알 수 있던 일이었다면, 공백 시트의 그 줄에 다음에는 어떻게 막을지를 한 줄 더 넣습니다. 같은 까닭의 공백이 다시 생겼을 때 그 줄이 가장 먼저 읽혀, 같은 길이의 공백이 되풀이되지 않게 합니다.

공백을 보고에 담는 법

달마다 원장에게 올리는 성과 보고에는 그달에 공백이 있었는지를 맨 끝에 한 줄로 남깁니다. 「이달 3일부터 5일까지 경로 칸 공백, 신환 수는 실제」처럼 무엇이 비었고 무엇은 그대로인지를 함께 씁니다. 이 한 줄은 공백 시트에서 그달에 걸친 줄을 그대로 옮겨 쓰므로, 보고를 위해 따로 새로 쓸 일이 없습니다.

공백이 있는 달을 읽는 법

공백이 있는 달은 그 달 하나만 떼어 판단하지 않고, 무엇이 비었는지부터 읽습니다. 공백 달의 숫자를 그래프로 그릴 때는 빈 기록을 0으로 그리지 않고 그 달에서 선을 끊어 그려, 0으로 떨어진 달처럼 읽히지 않게 합니다. 신환 수까지 비었다면 그 달은 흐름에서 빼고 앞뒤 달로만 흐름을 읽습니다. 공백이 한 달 안의 며칠뿐이라면, 그 며칠을 뺀 나머지 날의 숫자로 그달을 읽고 며칠이 빠졌다는 것을 함께 밝힙니다.

공백 기간을 다룰 때의 착오

첫째는 전자차트를 바꾼 뒤 업체가 옮겨 준 기록을 그대로 믿고 공백이 없다고 여기는 경우입니다. 옮기는 과정에서 일부 날짜나 일부 칸이 빠졌어도 새 차트 화면에서는 드러나지 않습니다. 바꾸기 전 달의 신환 건수를 옛 차트와 새 차트에서 각각 뽑아 맞추고, 건수가 다른 날은 공백 시트에 넣습니다.

둘째는 공백 시트를 만들지 않고 엑셀 파일의 셀 메모에만 공백을 남기는 경우입니다. 셀 메모는 파일을 다른 형식으로 저장하거나 칸을 옮기면 사라지기 쉽고, 공백 시트처럼 종류별로 걸러 모을 수도 없습니다. 공백은 셀이 아니라 공백 시트의 한 줄로 남겨야, 파일이 바뀌어도 함께 옮겨 갑니다.

셋째는 휴가나 차트 교체 같은 큰 일 때만 공백을 넣고, 접수 프로그램이 몇 시간 멈췄던 날 같은 작은 공백은 넣지 않는 경우입니다. 몇 시간이라도 신환이 몰린 시간이었다면 그날 경로 칸이 빈 신환이 적지 않고, 넣지 않은 공백은 공백 시트에 없으므로, 그날의 빈 경로 칸이 다른 날의 빠짐과 구별되지 않습니다. 접수 프로그램이 멈췄던 날에는 멈춘 시각과 다시 돌아온 시각을 함께 넣습니다.

공백이 바꾸는 판단

공백 시트는 광고 성과 측정을 공백 달 없이 할 수 있게 해 줍니다. 광고를 한 달과 하지 않은 달을 견줄 달을 정할 때 공백 시트를 함께 펼치면, 한쪽 기록이 빈 달을 처음부터 빼고 견줄 달을 정할 수 있습니다. 공백 달을 뺀 탓에 견줄 달이 모자라면, 견주는 기간을 한두 달 더 늘려 정합니다.

병원마케팅 전략을 짜는 해의 회의에는 공백 시트의 「다음에 막을 방법」 줄들을 함께 가져가, 올해 계획의 일로 넣습니다. 공백을 막는 일은 광고나 콘텐츠처럼 눈에 띄는 일이 아니어서 계획에서 빠지기 쉽지만, 한 해 동안 숫자를 믿고 판단할 수 있게 하는 바탕이 되는 일입니다.