결제 한 건에 한 줄, 다섯 칸
마케팅 예산 집행 기록은 결제 한 건마다 한 줄을 쓰고, 그 줄에 날짜, 항목, 금액, 결제 수단, 증빙의 다섯 칸을 채우는 양식으로 남깁니다. 한 줄이 결제 한 건과 맞아야, 달이 끝나고 카드 내역이나 통장 내역과 줄 수를 맞출 때 빠진 결제가 바로 드러납니다. 양식은 한 장의 표로 충분하며, 다섯 칸 옆에 메모 칸 하나를 더해 결제의 까닭이나 견적서 번호처럼 칸에 들지 않는 것을 씁니다.
다만 검색광고 광고비는 한 줄로 끝나지 않습니다. 비즈머니를 충전한 날의 결제와, 그 비즈머니가 광고로 쓰인 달의 금액이 서로 다른 때에 다른 증빙으로 남기 때문에, 충전 줄과 소진 줄을 따로 씁니다. 충전한 날에는 아직 광고에 쓰이지 않은 돈이어서, 그날의 금액을 그 달의 광고비로 읽으면 맞지 않습니다.
이 글은 집행 기록의 양식과 채우는 차례를 다루며, 회계 처리나 세금 신고의 판단은 다루지 않습니다.
다섯 칸에 쓰는 것
다섯 칸에는 아래 내용을 씁니다.
| 칸 | 쓰는 것 | 쓰지 않는 것 |
|---|---|---|
| 날짜 | 결제가 일어난 날 | 세금계산서가 발행된 날 |
| 항목 | 채널 이름과 일의 이름(예: 검색광고 광고비, 블로그 원고 제작) | 「마케팅비」처럼 한 낱말로 뭉뚱그린 이름 |
| 금액 | 부가세를 포함했는지를 함께 표시한 금액 | 표시 없이 섞인 금액 |
| 결제 수단 | 법인카드, 개인카드, 계좌이체 가운데 하나 | 카드 번호 전체 |
| 증빙 | 세금계산서, 카드 영수증, 계약서 가운데 무엇인지와 보관 위치 | 증빙이 없다는 빈칸 |
첫째 줄의 날짜를 결제한 날로 쓰는 것은, 세금계산서는 결제 뒤에 따로 발행되어 날짜가 결제와 어긋나는 일이 있기 때문입니다. 세금계산서의 발행일은 증빙 칸에 함께 씁니다.
둘째 줄의 항목은 채널과 일을 함께 씁니다. 같은 블로그 채널이라도 원고 제작과 광고 집행은 다른 일이어서, 항목이 하나로 뭉치면 나중에 어느 일에 얼마를 썼는지를 읽을 수 없습니다.
셋째 줄의 금액은 증빙에 찍힌 금액을 그대로 옮깁니다. 반올림하거나 견적서의 금액을 쓰면 증빙과 한 줄씩 맞출 때 어긋납니다.
넷째 줄은 카드 번호 전체 대신 법인카드인지 개인카드인지만 씁니다. 같은 법인카드가 여러 장이라면 카드를 가진 사람의 이름을 함께 씁니다.
다섯째 줄의 증빙이 아직 오지 않은 결제는 빈칸으로 두지 않고 「세금계산서 대기」처럼 기다리는 증빙의 이름을 씁니다. 달이 끝날 때 이 말이 남은 줄만 찾으면, 받지 못한 증빙이 무엇인지가 바로 나옵니다.
결제한 날부터 달 마감까지 채우는 차례
집행 기록은 아래 차례로 채웁니다. 다섯 단계 가운데 날마다 하는 일은 첫째뿐이고, 나머지는 증빙이 오는 날과 달이 끝나는 날에 합니다.
- 결제가 일어난 날, 결제한 사람이 그날 한 줄을 씁니다.
- 검색광고는 충전한 날 충전 줄을 쓰고, 달이 끝나면 그 달의 소진 줄을 씁니다.
- 세금계산서나 영수증이 오면 증빙 칸을 채웁니다.
- 대행사가 세금계산서를 발행하는 광고 계정이라면, 대행사에 그 달의 세금계산서를 요청합니다.
- 달이 끝나면 카드 내역과 통장 내역의 결제 건수와 기록의 줄 수를 맞춥니다.
첫째 단계에서 결제한 사람이 그날 쓰는 것은, 며칠이 지나면 어느 일의 결제였는지를 결제한 사람도 기억하지 못하는 일이 생기기 때문입니다.
둘째 단계의 소진 줄은 그 달의 세금계산서 금액으로 씁니다. 세금계산서가 오기 전이라면 비즈머니 관리 화면의 그 달 사용 내역 금액을 먼저 쓰고, 세금계산서가 오면 그 금액으로 고칩니다.
셋째 단계에서 검색광고의 세금계산서는 광고 계정마다 한 장씩 오고, 그 안에 상품별 내역이 함께 나옵니다. 네이버 광고주센터 도움말은 이 세금계산서가 그 달에 소진된 유상 비즈머니 금액으로 이어지는 달 3영업일 안에 발행된다고 안내합니다. 그래서 이 세금계산서는 충전 줄이 아니라 소진 줄의 증빙 칸에 씁니다. 카드 영수증은 결제한 날 받으므로 첫째 단계와 함께 채웁니다.
넷째 단계는 같은 도움말이 세금계산서 발행을 대행사에 맡긴 계정은 광고주가 직접 조회할 수 없고 대행사를 통해 요청해야 한다고 안내하는 데서 나옵니다. 어느 방식인지는 대행 계약을 맺을 때 정하므로, 처음 한 번 기록의 머리에 쓰면 달마다 헤매지 않습니다. 대행사에 요청한 날도 증빙 칸에 함께 씁니다.
다섯째 단계에서 줄 수가 맞지 않으면 기록에 빠진 결제가 있거나 한 결제를 두 줄로 쓴 것입니다. 카드 내역의 결제마다 기록의 줄을 하나씩 찾아 표시하면 남는 쪽이 드러납니다. 카드 내역에 있는데 기록에 없는 결제는 그날 바로 줄을 채우고, 기록에 있는데 카드 내역에 없는 줄은 결제 수단 칸이 맞는지부터 읽습니다.
검색광고 비용의 두 줄
검색광고 광고비는 충전 줄과 소진 줄을 아래처럼 나누어 씁니다.
| 줄 | 날짜 | 금액 | 증빙 |
|---|---|---|---|
| 충전 줄 | 비즈머니를 충전한 날 | 충전한 금액 | 카드 영수증이나 입금 내역 |
| 소진 줄 | 광고비가 쓰인 달의 마지막 날 | 그 달에 소진된 금액 | 그 달의 세금계산서 |
충전 줄은 의원의 돈이 나간 기록이고, 소진 줄은 그 돈이 광고에 쓰인 기록입니다. 두 줄의 금액이 달마다 다른 것은 충전한 금액이 비즈머니 잔액으로 남았다가 이어지는 달에 쓰이기 때문입니다. 환불이 없다면 한 해의 충전 줄 합과 소진 줄 합의 차이는, 연말의 유상 잔액에서 연초의 유상 잔액을 뺀 금액과 같습니다.
두 줄의 차이는 비즈머니 관리 화면에서 읽을 수 있습니다. 네이버 광고주센터 도움말에 따르면 이 화면은 총 잔액과 함께 유상 잔액과 무상 잔액을 따로 보여 주고 충전과 사용 내역을 탭으로 나누어 보여 주므로, 달이 끝날 때 유상 잔액을 그 달 소진 줄 옆에 함께 씁니다.
부가세 표시, 개인카드, 환불 줄
첫째는 금액 칸에 부가세를 포함한 금액과 뺀 금액을 표시 없이 섞어 쓰는 것입니다. 카드 영수증은 부가세를 포함한 금액으로, 견적서는 뺀 금액으로 오는 일이 있어, 표시 없이 옮겨 쓰면 한 달의 합계가 실제로 낸 돈과 맞지 않습니다. 금액 칸 옆에 「부가세 포함」이나 「부가세 별도」를 함께 씁니다. 부가세 별도로 받은 견적이라도 카드로 낸 금액은 부가세가 포함된 금액이어서, 견적서와 결제 금액이 다른 것 자체는 잘못이 아닙니다.
둘째는 원장이나 직원이 개인카드로 급하게 낸 광고비를 기록에 넣지 않는 것입니다. 이런 결제는 의원의 카드 내역에 나오지 않아 달 마감의 줄 수 맞추기에서도 드러나지 않고, 그 달의 마케팅비가 실제보다 작게 남습니다. 개인카드 결제도 결제한 날 같은 양식으로 한 줄을 쓰고, 결제 수단 칸에 개인카드라고 씁니다.
셋째는 환불받은 금액을 기록하지 않는 것입니다. 네이버 광고주센터 도움말에 따르면 환불은 유상 잔액만 받을 수 있고 무상 잔액과 비즈쿠폰은 환불되지 않으며, 환불을 받으면 의원으로 돈이 돌아옵니다. 충전 줄만 남아 있으면 환불받은 금액까지 쓴 돈으로 남으므로, 환불받은 날 그 금액을 빼는 줄을 하나 씁니다.
예산 집행 기록 자주 묻는 질문
엑셀 같은 표가 아니라 장부 프로그램을 써도 되나요?
다섯 칸을 모두 채울 수 있다면 어느 도구든 됩니다. 다만 결제 수단과 증빙의 보관 위치를 쓸 칸이 없는 프로그램이라면, 메모 칸에 두 가지를 함께 씁니다. 메모 칸도 없다면 항목 칸 끝에 괄호로 씁니다.
네이버가 지원한 무상 비즈머니로 쓴 광고비도 기록하나요?
세금계산서는 유상 비즈머니가 소진된 금액으로 발행되므로, 무상 비즈머니로 쓴 금액은 세금계산서에 나오지 않습니다. 소진 줄에는 세금계산서의 금액을 쓰고, 무상으로 쓴 금액은 같은 달 줄 옆에 따로 표시합니다. 무상 금액은 의원이 낸 돈이 아니므로 결제 합계와는 따로 두되, 광고에 쓴 금액을 셀 때는 함께 셉니다.
검색광고 세금계산서를 잃어버렸다면 어떻게 하나요?
네이버 광고주센터 도움말에 따르면 세금계산서는 광고 계정의 책임자나 운영 관리 권한이 있는 사람이 광고주센터에서 조회할 수 있고, 등록된 전자우편으로도 발송되며 nTax나 홈택스에서도 조회할 수 있습니다. 대행사에 발행을 맡긴 계정이라면 대행사에 요청합니다. 조회 권한은 광고 계정에서 사람마다 다르게 정해지므로, 세금계산서를 받을 사람에게 그 권한이 있는지를 처음에 정합니다.
외화로 결제한 광고비는 어떻게 쓰나요?
해외 광고 플랫폼처럼 외화로 결제한 광고비는 카드 청구서에 찍힌 원화 금액을 금액 칸에 씁니다. 결제할 때의 외화 금액은 메모 칸에 함께 쓰고, 원화 금액이 결제한 날과 청구된 날에 다르게 나오면 청구서의 금액을 따릅니다.
세금계산서 없이 카드 영수증만 있는 결제는 어떻게 쓰나요?
증빙 칸에 카드 영수증이라고 쓰고, 영수증을 보관한 위치를 함께 씁니다. 세금계산서가 이어서 발행되는 결제라면 「세금계산서 대기」를 함께 써서 달 마감 때 찾을 수 있게 합니다. 카드 영수증을 사진으로 찍어 결제한 달 이름의 폴더에 보관하면, 증빙 칸에 폴더 이름만 써도 찾을 수 있습니다.
입찰과 수수료가 기록에 남는 곳
검색광고의 충전 줄은 소진되는 금액이 늘면 함께 늘어납니다. 병원 검색광고 입찰을 올리기로 했다면, 그 달의 충전 계획을 소진 줄의 지난 석 달 금액과 함께 놓고 정합니다. 충전을 한 번에 크게 하기보다 소진 줄의 한 달 금액만큼씩 나누어 하면, 충전 줄과 소진 줄을 달마다 견주기 쉽습니다.
대행 수수료는 광고비와 달리 대행사가 직접 청구하는 금액이어서, 비즈머니 충전 줄에는 나오지 않습니다. 광고대행 수수료를 계좌이체로 낸 결제도 결제 한 건으로 한 줄을 쓰고, 증빙 칸에 대행사의 세금계산서와 계약서의 이름을 함께 씁니다.
한 해가 끝날 때 남는 장부
결제 한 건에 한 줄씩 다섯 칸을 채운 기록은, 한 해가 끝날 때 채널별로 묶기만 하면 그해 마케팅비의 지도가 됩니다. 묶는 일은 몇 분이면 끝나지만, 그 몇 분이 가능한 것은 결제한 날마다 한 줄을 써 왔기 때문입니다. 묶은 표는 이듬해 예산을 정하는 바탕으로 씁니다.