민감 진료과 예약 확인 문자 보내는 법

예약 확인 문자에서 정할 것

언제, 어느 시간대에 보낼지, 환자가 답장하거나 예약을 바꾸고 싶을 때 어떻게 받을지, 그리고 예약의 날짜와 시간 말고 문자에 무엇까지 적을지입니다. 이 기준은 예약 전화에서 환자에게 확인한 연락 방법과 함께 쓰입니다.

정할 것과 민감 진료과의 기준

예약 확인 문자에서 정할 것과 민감 진료과의 기준을 나란히 놓았습니다.

예약을 정한 직후의 문자

예약 전화를 마친 직후에 보내는 확인 문자는 환자가 그 문자를 기다리고 있는 때에 도착합니다. 통화를 막 끝낸 환자는 자기 곁에 누가 있는지를 알고 있어서, 그때 오는 문자는 낯선 때에 오는 문자보다 덜 곤란합니다.

그래서 예약 전화의 끝에 지금 확인 문자를 보내도 되는지를 묻습니다. 지금은 곤란하다는 환자에게는 문자를 보내지 않거나, 환자가 말한 때에 보냅니다. 예약을 온라인으로 받는 의원이라면, 예약 화면에서 확인 문자를 받을지와 받을 시간을 정할 수 있게 하는 방법도 있습니다.

보내는 시간대

예약 가까운 날에 보내는 문자는 보내는 시간대도 정합니다. 밤늦은 시간이나 이른 아침에 온 문자는 가족이 함께 있는 때에 도착하곤 하고, 근무 시간 한가운데 온 문자는 동료 곁에서 열리곤 합니다.

환자마다 사정이 달라서, 예약할 때 문자를 받기 좋은 시간대를 묻고 그 시간에 맞추어 보냅니다. 문자 서비스에서 보낼 시간을 정할 수 있다면 그 기능을 씁니다. 휴진일이나 주말에 걸리는 예약이라면, 문자가 그 전 진료일의 정한 시간에 가도록 맞춥니다.

전자 차트가 보내는 기본 문구

전자 차트나 예약 프로그램에는 예약 확인 문자를 자동으로 보내는 기능이 있고, 그 기능에는 업체가 만든 기본 문구가 들어 있습니다. 기본 문구에는 진료과의 이름이나 「검진」, 「상담」 같은 낱말이 들어 있는 경우가 많습니다.

기본 문구는 의원의 문구로 고칩니다. 진료의 종류마다 다른 문구가 따로 만들어져 있다면, 그 가운데 하나라도 기본 문구로 남아 있지 않은지를 확인합니다.

답장을 받는 번호

예약 확인 문자를 보내는 번호가 답장을 받을 수 있는 번호인지 아닌지를 문자에 밝힙니다. 답장을 받지 않는 번호라면 「이 번호로는 답장을 받지 않습니다」라고 쓰고, 연락할 의원의 전화번호를 함께 씁니다.

답장을 받는 번호라면 그 답장을 누가 언제 확인하는지를 의원 안에서 정합니다. 답장에 증상이나 사정을 길게 적어 보내는 환자가 있어서, 그런 답장에는 전화로 이야기를 이어 가자고 짧게 답합니다. 답장의 내용은 문자 서비스에 남으므로, 그 답장을 의원 안에서 누구까지 읽을 수 있는지도 함께 정합니다.

의원 사정으로 예약을 바꿀 때

원장의 일정이나 의원의 사정으로 예약을 옮겨야 할 때도 문자를 보냅니다. 이 문자에는 예약이 바뀌었다는 것과 바뀐 날짜와 시간, 연락처만 씁니다. 왜 바뀌었는지를 길게 쓰지 않습니다.

예약이 바뀌는 일은 환자에게 일정을 새로 짜게 하는 일이어서, 문자만 보내지 않고 전화로도 연락하는 편이 낫습니다. 전화를 할 때는 예약 전화에서 환자가 정한 연락 방법과 시간을 따릅니다.

문자의 말투

예약 확인 문자는 짧고 담담하게 씁니다. 「건강한 하루 되세요」나 「힘내세요」 같은 인사, 웃는 얼굴의 이모티콘은 다른 진료과에서는 친절이지만, 민감 진료과의 문자에서는 그 문자가 어떤 의원에서 왔는지를 궁금하게 만드는 꾸밈이 되기도 합니다.

인사는 「감사합니다」 한마디로 충분하고, 문자의 끝은 의원의 이름으로 맺습니다.

바꾸기와 취소

예약을 바꾸거나 취소하는 방법은 전화로 정합니다. 문자에 예약 변경 페이지의 인터넷 주소를 넣으면 편하지만, 민감 진료과에서는 그 주소가 진료과를 드러내거나 낯선 주소로 여겨져 열기를 망설이게 만들기도 합니다.

답장으로 「취소」라고 보내면 취소되는 방식을 쓰는 의원이라면, 취소가 되었다는 것을 짧은 문자로 알립니다. 환자가 취소가 되었는지 몰라 예약 시간에 전화를 거는 일을 막기 위해서입니다. 바꾸고 싶다는 전화를 받으면 이름과 예약 번호로 예약을 찾고, 새 날짜를 정한 뒤 바뀐 예약을 같은 방식의 짧은 문자로 알립니다.

적는 것

예약 확인 문자에는 예약을 확인하는 데 필요한 것만 씁니다. 문자 한 통이 휴대전화 화면에 다 뜨는 길이를 넘지 않게 합니다. 날짜와 시간, 의원의 고유한 이름, 예약을 바꿀 때 연락할 전화번호입니다. 찾아오는 길이 궁금한 환자를 위해 건물의 이름 정도를 쓸 수 있습니다.

문자를 보내는 때마다 담는 것은 다음과 같이 달라집니다.

처음 오는 환자라면 「처음 오시는 날입니다」처럼 처음 진료라는 것만 덧붙일 수 있습니다. 이어서 오는 환자라면 이 말도 넣지 않습니다.

긴 문자의 제목 줄

문자가 길어져 장문 문자로 보내지면, 휴대전화에 따라 문자의 제목 줄이 따로 뜹니다. 문자 서비스가 기본으로 넣는 제목에 진료과의 이름이나 「진료 안내」 같은 말이 들어 있으면, 본문을 짧게 줄여도 그 제목이 먼저 드러납니다.

그래서 예약 확인 문자는 짧은 문자의 길이 안에 들도록 씁니다. 장문 문자를 써야 한다면 제목 줄을 비우거나 의원의 고유한 이름만 넣습니다.

적지 않는 것

진료과의 이름, 의사의 이름, 검사나 시술의 이름은 문자에 쓰지 않습니다. 비용도 쓰지 않습니다. 비용의 크기만으로도 어떤 진료인지가 짐작되기 때문입니다.

진료 전에 준비할 것도 문자에 쓰지 않습니다. 비뇨의학과의 소변 검사를 위해 미리 화장실에 가지 말아 달라는 당부나, 특정한 검사를 위해 금식해 달라는 당부는 그 문장만으로 어떤 진료인지를 알려 줍니다.

준비할 것을 알리는 때

문자에 쓰지 않는 준비할 것은 예약 전화에서 말로 알립니다. 말로 알린 준비할 것은 환자가 받아 적을 수 있게 천천히 말합니다. 예약을 정하는 통화의 끝에, 진료 날 무엇을 하고 오면 되는지를 짧게 말합니다.

준비할 것이 많거나 잊히곤 하는 진료라면, 환자가 원하는 다른 방법을 묻습니다. 예약 전날 의원이 전화로 알리는 방법이 있고, 환자가 직접 의원에 전화해 확인하는 방법도 있습니다.

발송 기록으로 고치는 것

문자 발송 기록과 예약 변경·취소 기록을 함께 읽으면, 확인 문자를 보낸 뒤 환자가 어떤 길로 연락해 오는지가 드러납니다. 답장으로 연락하는 사람이 많은지, 전화로 연락하는 사람이 많은지에 따라 답장을 받는 번호를 쓸지를 정합니다.

문자를 받고도 예약을 잊은 사람이 이어진다면, 보내는 시간대가 환자의 생활과 맞지 않았을 수 있습니다. 기록은 보내는 때를 고치는 데 씁니다. 기록을 읽을 때는 환자의 이름과 번호는 빼고, 보낸 때와 연락이 온 길만 셉니다.

말로만 듣는 준비할 것

민감 진료과는 진료 전에 준비할 것을 문자에 쓰지 않고 예약 전화에서 말로만 알려서, 그 말을 놓친 환자가 글로 확인할 곳은 진료과별 질문 답변의 준비물 안내뿐입니다.

덧붙이지 않는 소식

예약 확인 문자에 휴진 소식이나 새 진료의 안내를 덧붙이지 않습니다. 예약 확인 문자는 예약을 위해 받은 연락처로 보내는 문자여서, 거기에 의원의 소식을 덧붙이면 소식을 받겠다고 동의하지 않은 사람에게도 소식 문자를 보내는 셈이 됩니다.