소규모 의원 문자 발송 서비스를 정하는 기준

법이 정한 일을 서비스가 대신 맡아 주는지

발신번호는 전기통신사업법에 따라 미리 등록한 번호로만 문자를 보낼 수 있습니다. 그래서 서비스를 견줄 때 묻는 것은 등록이 되는지가 아니라, 의원이 원하는 번호를 서비스 안에서 어떤 절차로 등록하는지와 그 번호를 바꿀 때 얼마나 걸리는지입니다. 번호를 바꾸는 동안 문자를 보내지 못하는 날이 생긴다면, 휴진 안내처럼 급한 문자를 보내야 할 때 그 기간이 걸리지 않는지도 함께 따집니다.

수신 거부는 정보통신망법의 광고성 정보 전송 기준과 닿습니다. 광고성 문자는 이 법의 동의·표시 규칙을 따르며, 의원이 보내는 문자 가운데 진료 소식이나 행사 안내처럼 광고성 정보가 될 수 있는 문자가 있다면, 그 규칙 가운데 서비스가 기능으로 맡을 수 있는 부분을 실제로 맡아 주는지가 가장 무거운 기준이 됩니다.

전자차트 연동과 건당 비용은 일의 품과 돈의 문제입니다. 연동이 없으면 직원이 명단을 손으로 옮기고, 건당 비용은 의원이 보내는 문자의 길이와 수에 따라 달라집니다.

기준마다 물을 것

첫째 줄의 거부 처리는 의원이 보내는 문자 수와 상관없이 따집니다. 거부한 환자가 한 명이라도 있으면 그 번호를 빼는 일은 문자를 보낼 때마다 되풀이되고, 거부는 여러 길로 들어와 한 명단에 모이지 않으면 거부한 환자에게 다음 소식 문자가 나갑니다.

둘째 줄에서 등록할 번호는 환자가 의원 번호로 알아보는 번호여야 합니다. 환자가 낯선 문자를 받으면 번호를 검색해 보는 일이 많은데, 그때 지도 앱에 나오는 번호와 같아야 의원의 문자임을 확인할 수 있어, 발신번호에는 병원 플레이스 등록에 쓴 대표번호를 올립니다.

셋째 줄의 거부 표시는 연동의 방향을 묻는 칸입니다. 서비스가 차트에서 연락처를 받아 오기만 하고 거부 표시를 차트에 남기지 못하면, 나중에 다른 서비스로 옮기거나 직원이 차트를 보고 전화할 때 거부한 환자를 가려낼 길이 없습니다.

넷째 줄의 값은 문자 꼴마다 다릅니다. 예약 알림처럼 짧은 문자가 많은 의원과 진료 소식처럼 긴 문자가 많은 의원은 같은 서비스에서도 한 달 비용이 크게 달라, 단가표의 한 줄만으로는 견줄 수 없습니다. 그림 문자는 같은 소식이라도 값이 더 나가는 꼴이어서, 그림 없이 전할 수 있는 소식인지를 먼저 따져 꼴을 정한 뒤에 단가를 견줍니다.

서비스를 견주는 차례

1. 실장이 지난 석 달 동안 보낸 문자를 예약 알림, 검사와 서류 안내, 진료 소식으로 나누고, 꼴마다 글자 수와 건수를 셉니다.
2. 원장이 진료 소식처럼 광고성 정보가 될 수 있는 문자의 꼴을 표시합니다.
3. 실장이 서비스마다 수신 거부 처리와 발신번호 등록의 답을 받아, 표시된 꼴의 문자를 법이 정한 대로 보낼 수 있는지를 가립니다.
4. 실장이 서비스마다 연동 방식과 꼴별 단가를 받아 첫째 단계의 건수로 한 달 비용을 셈합니다.
5. 원장이 셈한 비용과 연동 방식을 읽고 서비스를 정합니다.

첫째 단계에서 석 달의 문자를 꼴로 나누는 것은, 서비스의 단가표가 꼴마다 다르게 매겨져 있어 의원이 보내는 꼴의 비율을 알아야 견줄 수 있기 때문입니다.

둘째 단계를 원장이 맡는 것은, 어떤 문자가 광고성 정보에 드는지가 문자의 꼴이 아니라 내용으로 갈리기 때문입니다. 같은 진료 안내라도 새 진료를 알리며 방문을 권하는 문장이 들어가면 광고성 정보가 될 수 있어, 원장이 의원이 실제로 보내는 문장을 읽고 표시합니다. 판단이 서지 않는 꼴은 광고성 정보로 셈합니다.

셋째 단계에서 수신 거부와 발신번호를 연동이나 비용보다 먼저 묻는 것은, 두 기준에서 답이 모자란 서비스는 값이 싸더라도 광고성 문자를 보내는 일 자체를 맡길 수 없기 때문입니다. 연동과 비용은 모자라면 직원의 품이나 돈으로 메울 수 있지만, 거부 처리와 발신번호는 메우는 데 한계가 있습니다.

넷째 단계에서 실패한 문자의 값을 함께 셈하는 것은, 바뀐 번호나 없는 번호로 나간 문자도 값을 받는 서비스가 있기 때문입니다. 오래된 연락처가 많은 의원일수록 실패 건수가 많아, 단가가 같아도 한 달 비용이 달라집니다.

수신 거부가 들어오는 길과 서비스 기능

첫째 줄의 답장은 거부의 뜻이 문장마다 달라 기능만으로 거르기 어렵습니다. 「그만」, 「안 받을게요」처럼 말이 제각각이어서, 서비스가 답장을 한 화면에 모아 보여 주고 직원이 거부로 표시하는 방식이 의원에는 가장 현실적입니다.

둘째 줄의 무료 수신 거부 번호는 환자가 의원에 전화하지 않고도 거부할 수 있는 길이어서, 이 번호로 들어온 거부가 명단에 바로 반영되는지가 세 길 가운데 가장 확실하게 기능으로 메워지는 부분입니다. 번호를 주지 않는 서비스라면 거부 전화가 접수 전화와 함께 들어와 둘째 줄의 일이 셋째 줄의 일이 됩니다.

셋째 줄은 서비스 밖에서 들어오는 거부여서, 서비스가 줄 수 있는 것은 직원이 넣을 화면뿐입니다. 창구에서 받은 거부를 차트 메모에만 남기면 서비스의 명단에는 없는 거부가 되므로, 창구 직원이 서비스 화면에도 넣을 수 있는지를 따로 묻습니다.

지금 쓰는 서비스에서 옮겨 갈 조건

이미 문자 서비스를 쓰고 있는 의원이라면, 새 서비스를 견주기 전에 지금 서비스에서 옮겨 가야 하는지부터 따집니다. 옮겨 갈 조건은 셋입니다.

첫째는 수신 거부가 명단에 자동으로 반영되지 않는 경우입니다. 이 경우는 비용이나 연동과 상관없이 바꾸는 쪽으로 정합니다. 거부 처리를 사람이 맡는 동안에는 문자를 보낼 때마다 법을 어길 틈이 열려 있기 때문입니다.

둘째는 발신번호가 의원 대표번호가 아닌 번호로 등록되어 있고 서비스 안에서 바꿀 길이 없는 경우입니다. 원장 개인 번호나 업체 번호로 나가는 문자는 환자가 의원의 문자로 알아보기 어렵습니다. 새 서비스로 옮기며 대표번호를 새로 등록하는 동안 문자를 보내지 못하는 날이 생긴다면, 그 기간도 옮기는 날을 정할 때 셈에 넣습니다.

셋째는 건당 비용이 다른 서비스보다 높고, 그 값의 차이를 연동으로 아끼는 직원의 시간보다 크게 셈한 경우입니다. 연동이 없는 싼 서비스로 옮기면 직원이 명단을 옮기는 시간이 늘어나므로, 비용 차이만으로 바꾸지 않고 두 값을 함께 셈합니다. 직원의 시간은 명단을 한 번 옮기는 데 드는 시간에 한 달 발송 횟수를 곱해 셈합니다.

이 가운데 첫째와 둘째는 하나만 맞아도 바꾸고, 셋째는 앞의 둘이 모두 아닐 때에만 따집니다.