소규모 의원 예약 운영, 선착순과 예약제 가운데 정하는 기준

네 기준이 가리키는 쪽

진료 시간의 편차는 예약제가 지켜질 수 있는지를 정합니다. 한 건에 드는 시간이 비슷한 진료가 대부분이라면 예약 시각이 크게 밀리지 않아 예약제가 맞습니다. 반대로 짧게 끝나는 진료와 오래 걸리는 진료가 함께 있어 들쭉날쭉하다면, 예약 시각이 자주 밀려 예약한 환자도 기다리게 되어 예약제의 장점이 줄어듭니다.

환자의 나이대는 예약하는 길을 정합니다. 어르신이 많은 의원은 온라인 예약을 어려워하는 환자가 많아, 예약제로 하더라도 전화 예약을 함께 받거나 선착순을 남겨야 합니다. 일하는 나이대의 환자가 많은 의원은 정해진 시각에 와서 바로 진료받는 예약제를 반기는 경우가 많습니다. 아이 환자가 많은 의원은 예약을 부모가 하므로, 나이대는 아이가 아니라 예약하는 부모의 나이대로 셈합니다.

예약 불참의 부담은 병원의 예약 취소·불참 기록으로 셈합니다. 예약해 놓고 오지 않는 환자가 많은데 그 빈 시간을 채울 당일 환자가 없다면, 예약제는 진료 시간을 비워 놓는 손해가 됩니다. 불참을 줄이는 확인 연락을 이미 하고 있다면, 그 연락 뒤에 남은 불참으로 셈합니다. 대기 공간은 선착순의 한계입니다. 선착순은 몰리는 시간에 대기실이 그 사람들을 받아야 해서, 대기실이 좁은 의원은 선착순으로 몰리는 시간을 감당하기 어렵습니다.

네 기준에서 예약제와 선착순이 맞는 경우

첫째 줄의 고른 정도는 평균이 아니라 오래 걸리는 진료가 얼마나 자주 나오는지로 따집니다. 오래 걸리는 진료가 하루에 한두 번만 끼어도 그 뒤의 예약이 모두 밀리기 때문입니다.

넷째 줄은 다른 세 줄과 방향이 반대입니다. 다른 줄은 예약제가 지켜질 수 있는지를 따지지만, 대기 공간은 선착순이 지켜질 수 있는지를 따집니다. 그래서 네 줄을 함께 읽으면, 예약제가 지켜지기 어렵고 선착순도 감당하기 어려운 의원이 드러나기도 합니다. 이런 의원은 두 방식을 시간대로 나누는 쪽이 맞습니다.

셋째 줄의 불참은 예약제를 쓰지 않는 의원에는 기록이 없습니다. 이 경우 전화로 받던 예약이 있다면 그 예약의 불참부터 세고, 그마저 없다면 예약제를 일부 시간대에만 열어 불참이 얼마나 생기는지를 먼저 셉니다.

예약 운영 방식을 가르는 차례

1. 원장이 진료 항목마다 한 건에 드는 시간을 정리해, 시간이 고른 진료와 들쭉날쭉한 진료를 나눕니다.
2. 실장이 진료 기록에서 환자의 나이대를 셉니다.
3. 실장이 예약 취소·불참 기록에서 불참한 예약의 수와 그 시간이 당일 환자로 채워졌는지를 셉니다.
4. 원장과 실장이 가장 몰리는 시간대에 대기실이 몇 사람까지 받는지를 셉니다.
5. 원장이 네 결과를 함께 놓고 의원 전체를 한 방식으로 할지, 시간대나 진료로 나눌지를 정합니다.

첫째 단계에서 진료 항목마다 시간을 나누는 것은, 의원 전체로는 들쭉날쭉해도 진료마다 보면 고른 진료가 있기 때문입니다. 시간이 고른 진료만 예약제로 받고 나머지는 선착순으로 받는 길이 여기서 생깁니다.

둘째 단계의 나이대는 진료 기록의 생년으로 세면 되어, 환자에게 따로 묻지 않아도 됩니다.

셋째 단계에서 빈 시간이 당일 환자로 채워졌는지를 함께 세는 것은, 불참의 수만으로는 손해를 알 수 없기 때문입니다. 불참이 많아도 그 시간에 기다리던 당일 환자가 바로 들어갔다면 진료 시간은 비지 않았고, 불참이 적어도 채울 환자가 없었다면 그만큼 진료 시간이 비었습니다.

넷째 단계의 몇 사람은 의자 수를 기준으로 셉니다. 서서 기다릴 수 있는 곳이 있어도, 아이와 어르신이 함께 오는 의원에서는 서서 기다리는 사람이 생기는 순간 대기실이 이미 넘친 것입니다.

다섯째 단계에서 네 결과가 갈릴 때는 바꾸기 어려운 것부터 따릅니다. 대기실의 넓이와 원장의 진료 속도는 쉽게 바꿀 수 없지만, 불참은 확인 연락으로 줄일 여지가 있습니다.

병원 마케팅 대행 비용에 네이버 예약을 만드는 일이 들어 있다면, 대행사가 예약을 만들기 전에 의원이 다섯째 단계의 결과와 진료마다의 시간 단위를 먼저 건넵니다. 네이버 예약을 기존 병의원형으로 만들었다면 처음 고른 단위(30분·1시간)를 나중에 바꿀 수 없어, 바꾸려면 예약 서비스를 다시 만들어야 한다고 안내되어 있기 때문입니다.

선착순과 예약제를 함께 쓰는 나눔의 예

네이버 예약의 병의원형 예약은 이런 나눔을 설정으로 받칩니다. 스마트플레이스 도움말은 오전은 5분 단위, 오후는 30분 단위처럼 시간 단위와 예약 인원을 다르게 설정할 수 있고, 의사별 예약을 받는다면 예약상품을 의사별로 만들면 된다고 안내합니다. 상품마다 당일 예약을 받을지도 따로 정할 수 있습니다.

첫째 줄의 시간대 나눔은 환자가 가장 헷갈리기 쉬운 나눔이어서, 오전과 오후처럼 환자가 기억하기 쉬운 경계로 나누고 진료 시간표에 시간대마다 어느 방식인지를 함께 씁니다. 둘째 줄의 진료 나눔은 예약 화면에 예약제로 받는 진료만 올리면 되어, 환자가 예약 화면에서 바로 압니다.

블로그 운영을 하는 의원이라면 진료마다 한 건에 드는 시간이 다른 까닭을 글로 풀어 놓으면, 예약 화면에서 진료마다 다른 시간 단위가 열리는 것을 환자가 이해합니다.

예약제를 열 때 어긋나기 쉬운 설정

예약제를 열거나 두 방식을 함께 쓸 때 네이버 예약의 설정에서 어긋나기 쉬운 것이 셋 있습니다.

첫째는 예약 가능한 시간을 실제 진료 시간보다 길게 여는 일입니다. 스마트플레이스 도움말은 실제 영업시간보다 예약 가능한 시간이 더 길 경우 예약 서비스 검수가 보류될 수 있다고 안내합니다. 점심시간이나 진료가 끝나기 직전의 시간까지 예약을 열어 놓으면 검수에서 걸릴 뿐 아니라, 그 시간에 예약한 환자를 받을 수 없게 됩니다. 검수가 보류되면 예약을 여는 날도 그만큼 늦어집니다.

둘째는 시간 단위를 서둘러 정하는 일입니다. 기존 병의원형으로 만들었다면 처음 고른 단위(30분·1시간)를 나중에 바꿀 수 없어, 첫째 단계의 진료 시간을 정리하기 전에 예약부터 만들면 맞지 않는 시간 단위로 예약을 받게 됩니다.

셋째는 예약 상품을 여럿 만들고 마감을 한 곳에서만 하는 일입니다. 도움말은 예약 상품별 일정과 재고가 상품 사이에 연동되지 않고 독립 운영되므로, 필요하다면 상품별로 마감하라고 안내합니다. 의사별이나 진료별로 상품을 나눈 의원이 휴진하는 날 한 상품만 마감하면, 다른 상품으로는 그날 예약이 계속 들어옵니다.

선착순과 예약제는 기다리는 시간을 환자가 떠안느냐 의원이 떠안느냐의 차이여서, 예약제로 바꾸는 의원은 진료가 늦어질 때 그 시간을 의원이 떠안는다는 것까지 받아들인 뒤에 예약제를 엽니다.