소아 재진 환자 보호자 관리

연락은 법정대리인에게, 동의도 법정대리인에게서

법정대리인은 대개 부모입니다. 다만 부모가 아이를 직접 데려오지 못하는 집이 많아, 의원이 날마다 만나는 사람은 법정대리인이 아닌 경우가 흔합니다. 연락의 기준을 날마다 만나는 사람에 두지 않고 법정대리인이 정한 사람에 두는 것이 소아 보호자 관리의 출발점입니다.

데려오는 사람과 법정대리인이 다를 때

아이를 데려오는 사람은 아이의 진료를 가장 가까이에서 보지만, 아이의 정보를 어디에 쓸지 정할 수 있는 사람은 법정대리인입니다. 데려온 할머니에게 예약 알림을 보내기로 하는 것도, 법정대리인이 그렇게 정했을 때에만 할 수 있습니다.

이 둘을 나누지 않으면 같은 아이의 연락이 데려온 사람마다 다른 번호로 흩어집니다. 엄마가 데려온 날은 엄마에게, 할머니가 데려온 날은 할머니에게 알림이 가면, 누구도 아이의 다음 예약을 온전히 알지 못합니다.

또 아이의 정보는 아이가 직접 지킬 수 없습니다. 어른 환자라면 잘못 간 연락을 스스로 알아차리고 바로잡아 달라고 하겠지만, 아이의 정보가 엉뚱한 사람에게 가도 아이는 그것을 알 길이 없습니다. 그래서 소아 환자의 연락은 어른 환자보다 받는 사람을 더 분명히 정합니다.

만 14세 미만 아이의 정보와 법정대리인 동의

개인정보 보호법은 만 14세 미만 아동의 개인정보를 처리할 때 그 법정대리인의 동의를 받게 하고 있습니다. 법정대리인의 동의를 받는 데 필요한 법정대리인의 이름과 연락처는 아이에게서 동의 없이 받을 수 있게 하고 있어, 아이 혼자 온 날에도 법정대리인에게 연락할 길은 남길 수 있습니다.

그래서 소아 환자의 연락 동의서는 법정대리인이 씁니다. 동의서에는 법정대리인의 이름과 아이와의 관계, 연락받을 보호자와 그 번호, 알리는 범위를 씁니다. 연락받을 보호자를 법정대리인이 아닌 사람으로 정했다면, 그 사람에게 무엇까지 알릴지도 법정대리인이 정한 대로 씁니다.

연락받을 보호자를 정하는 법

연락받을 보호자는 한 아이에 한 사람을 먼저 정하고, 필요하면 두 번째 사람을 차례로 정합니다. 부모가 함께 받기를 원하면 두 사람을 모두 적되, 예약 알림이 두 번호로 같은 내용이 두 번 가지 않도록 알림이 가는 번호는 하나로 정합니다.

데려오는 사람이 자주 바뀌는 아이라면, 데려오는 사람은 연락받을 보호자와 칸을 나누어 남깁니다. 데려오는 사람에게는 그날 진료를 마치며 다음 예약 날짜를 말로 알려 주어 집에 가서 전할 수 있게 하고, 예약 알림과 검사 결과 같은 연락은 연락받을 보호자에게 갑니다.

연락받을 보호자를 바꾸고 싶다는 말은 법정대리인에게서만 받습니다. 데려온 사람이 「앞으로는 제 번호로 연락해 주세요」라고 말하더라도, 법정대리인의 뜻을 확인하기 전에는 연락받을 보호자를 바꾸지 않습니다.

검사 결과를 알리는 법

검사 결과는 법정대리인에게 알립니다. 결과를 듣고 다음 진료와 치료를 정하는 것은 법정대리인의 일이어서, 데려온 사람에게 결과를 먼저 알리면 법정대리인은 다른 사람을 거쳐 아이의 결과를 듣게 됩니다. 법정대리인이 데려오는 사람에게도 결과를 알려도 된다고 범위를 정해 두었다면, 그 범위 안에서 데려온 사람에게도 알립니다. 결과를 알린 사람과 날짜는 진료 기록에 남겨, 법정대리인이 나중에 물을 때 누가 언제 결과를 들었는지를 알려 줄 수 있게 합니다.

학교나 어린이집에 낼 서류처럼 아이의 진료 내용이 담긴 서류를 받으러 오는 사람이 법정대리인이 아니라면, 의원이 정한 위임 서류를 갖추었는지를 먼저 가립니다. 서류를 내주는 일은 결과를 알리는 것과 같이 아이의 정보를 다른 사람에게 주는 일이기 때문입니다.

접종 시기 안내를 보내는 법

아이의 접종 내역은 질병관리청의 예방접종도우미에서 보호자가 조회할 수 있고, 국가예방접종의 일정 안내도 그곳에서 받을 수 있습니다. 의원의 접종 안내는 이 공식 안내를 되풀이하지 않고, 원장이 진료 기록에 남긴 접종 계획에 따라 의원에서 접종받을 수 있는 날을 알리는 데서 그칩니다.

접종 안내에는 접종의 이름과 원장이 정한 시기, 예약하는 길을 씁니다. 여러 번에 걸쳐 맞는 접종이라면 이번이 몇 번째 접종인지도 함께 써, 보호자가 예방접종도우미의 내역과 맞대어 읽을 수 있게 합니다. 아이마다 접종 이력이 달라 의원의 기록만으로는 빠진 접종을 다 알 수 없으므로, 「다른 곳에서 맞은 접종이 있다면 예방접종도우미의 내역을 함께 가져와 주세요」라는 한 줄을 더합니다.

원장이 진료 기록에 남긴 접종 계획을 알리는 것은 이미 정해진 진료를 알리는 진료 연락이어서, 연락받을 보호자의 진료 연락 동의로 보냅니다.

만 14세가 된 뒤 바뀌는 것

아이가 만 14세가 되면 개인정보의 동의를 아이 본인에게서 받을 수 있게 됩니다. 법정대리인이 해 둔 동의가 그날 사라지는 것은 아니지만, 청소년 환자는 자기 진료를 부모가 아닌 자기 번호로 연락받기를 원하기도 합니다. 그래서 만 14세가 되는 해에는 그 환자의 차트에 표시를 해, 생일 뒤 첫 진료에서 놓치지 않고 묻습니다.

만 14세가 된 뒤 첫 진료에서 묻는 일은 보호자가 함께 있더라도 환자 본인에게 묻습니다. 본인이 보호자의 번호를 그대로 쓰겠다고 하면 그대로 두고, 본인 번호를 쓰겠다고 하면 연락 동의서를 본인 이름으로 새로 받습니다. 어느 쪽이든 물은 날과 답을 차트에 남깁니다.

소아 보호자 연락에서 생기는 잘못

첫째는 아이가 다니는 학교나 어린이집의 요청에 의원이 직접 답하는 경우입니다. 결석한 날 진료를 받았는지 알려 달라는 전화를 받더라도, 진료를 받았다는 것 자체가 아이의 정보여서 의원이 학교에 말하지 않습니다. 학교에 낼 서류가 필요하다면 법정대리인이 의원에서 진료 확인서를 받아 직접 내게 합니다. 확인서는 법정대리인에게 건네고, 의원이 학교로 직접 보내거나 학교의 전화에 확인서의 내용을 불러 주지 않습니다.

둘째는 아이의 차트에 보호자 번호만 있고 그 사람이 누구인지 적혀 있지 않은 경우입니다. 번호만 있으면 그 번호의 주인이 법정대리인인지, 데려오는 이웃인지를 나중에 가릴 수 없습니다. 번호 옆에는 늘 이름과 아이와의 관계를 함께 씁니다.

셋째는 동의서를 받은 날을 남기지 않는 경우입니다. 아이가 몇 살 때 누구에게서 받은 동의인지 모르면, 만 14세가 된 뒤 본인에게 다시 물어야 할 때를 놓칩니다. 동의서에는 받은 날을 쓰고, 그날의 아이 나이도 함께 남깁니다.

챗봇으로 들어오는 아이의 예약

병원 AI 챗봇으로 아이의 예약을 바꾸는 보호자는 연락받을 보호자가 아닐 수도 있습니다. 챗봇으로 들어온 예약 변경에는 바꾼 사람의 이름과 아이와의 관계를 함께 받고, 그 사람이 차트에 적힌 연락받을 보호자가 아니라면 바뀐 예약을 연락받을 보호자에게도 알립니다. 아이의 예약을 처음 챗봇으로 잡는 사람에게도 같은 두 가지를 받아, 차트의 보호자 칸과 맞대어 읽습니다.