목표의 근거부터 이번 달 조건과 맞대기
신환 목표를 못 채운 달에 원장이 먼저 확인할 것은 신환이 왜 적었는지가 아니라, 그 달의 목표가 이번 달에 맞는 숫자였는지입니다. 목표를 정하며 쓴 근거를 꺼내, 그 근거가 이번 달의 조건과 같았는지를 하나씩 맞댑니다. 근거와 조건이 달랐다면 못 채운 것은 목표 쪽의 문제이고, 같았는데도 못 채웠을 때 비로소 신환이 적은 까닭을 찾습니다.
근거 가운데 가장 먼저 맞대는 것은 진료일 수입니다. 한 해의 목표를 열두 달로 똑같이 나누었다면, 명절이나 휴진, 원장의 학회 일정으로 진료일이 줄어든 달에도 목표는 다른 달과 같습니다. 진료일 수는 목표 문서에 근거로 쓰여 있지 않았더라도 모든 목표에 들어 있는 조건이어서, 못 채운 달마다 가장 먼저 꺼내는 기록입니다. 진료일 달력은 원장의 일정표와 접수 직원의 휴진 공지가 따로 있는 의원이라면 둘을 한 장으로 합쳐 셉니다.
다음은 마케팅 계획이 계획대로 집행되었는지입니다. 목표에는 그 달에 쓸 광고비와 올릴 글의 편수가 들어 있었을 수 있는데, 실제 집행이 계획보다 적었다면 목표의 근거 하나가 이번 달에 빠진 것입니다. 집행이 계획보다 적어지는 길은 여럿이어서, 광고비가 충전되지 않아 광고가 멈춘 날이 있었는지, 글을 맡은 사람의 휴가로 올리지 못한 주가 있었는지를 그 달의 기록에서 하나씩 찾습니다.
원장이 이 맞대기를 먼저 하는 것은, 신환이 적은 까닭을 찾는 일이 접수, 예약, 진료 기록을 함께 펼쳐야 하는 긴 일이기 때문입니다. 목표가 이번 달과 맞지 않았던 달이라면, 그 긴 일을 벌이지 않고 목표 문서 한 장에서 끝납니다.
이 글은 목표의 근거를 이번 달 조건과 맞대는 순서를 다루며, 근거와 조건이 같은데도 신환이 적은 까닭을 의원 안에서 찾는 일은 다루지 않습니다.
목표의 근거와 이번 달에 달라질 수 있는 조건
목표를 정하며 쓰는 근거와, 이번 달에 그 근거가 달라질 수 있는 조건은 아래와 같습니다.
| 목표의 근거 | 이번 달에 달라질 수 있는 조건 | 꺼내는 기록 |
|---|---|---|
| 진료일 수 | 명절, 휴진, 원장의 학회나 휴가로 진료일이 줄어듦 | 진료일 달력 |
| 마케팅 계획 | 광고비나 글의 편수가 계획보다 적게 집행됨 | 광고비 집행 기록, 글을 올린 날의 목록 |
| 지난해 같은 달의 숫자 | 지난해 그 달에 되풀이되지 않을 한때의 일이 있었음 | 지난해 그 달의 신환 기록과 그 달의 메모 |
| 진료 항목 | 목표에 넣었던 진료를 그 달에 하지 못했거나 새 진료를 막 시작함 | 진료 항목 목록과 진료를 시작하거나 멈춘 날 |
셋째 줄은 목표가 지난해의 숫자를 바탕으로 정해진 경우 맞댑니다. 지난해 그 달에 그해에만 있던 일로 신환이 늘었다면, 그 숫자를 바탕으로 한 올해의 목표는 처음부터 높게 잡힌 것입니다.
첫째 줄의 진료일 달력에는 목표를 정한 날 이미 알던 휴진과, 목표를 정한 뒤에 생긴 휴진을 나누어 표시합니다. 이미 알던 휴진이 목표에 빠져 있었다면 목표를 정하는 방식의 문제이고, 뒤에 생긴 휴진은 그 달에만 있었던 조건입니다.
넷째 줄의 새 진료는 시작한 첫 달부터 목표에 넣었다면, 그 진료가 알려지는 데 걸리는 시간만큼 목표가 앞서 있었을 수 있습니다. 새 진료의 숫자는 시작한 달이 아니라 그 진료로 첫 신환이 온 달부터 목표에 넣습니다.
못 채운 달에 원장이 확인하는 차례
신환 목표를 못 채운 달에는 아래 차례로 확인합니다.
- 목표 문서에서 그 달 목표를 정한 근거를 꺼냅니다.
- 진료일 달력에서 그 달의 진료일 수를 세어, 신환 수와 목표를 하루당 숫자로 함께 놓습니다.
- 광고비 집행 기록과 글의 목록에서 계획대로 집행되었는지를 셉니다.
- 지난해 같은 달의 기록과 진료 항목의 변화를 근거 옆에 놓습니다.
- 근거와 조건이 모두 같았는지에 따라 아래 표의 할 일로 이어 갑니다.
첫째 단계에서 목표 문서가 없거나 근거 없이 숫자만 남아 있다면, 그 달의 미달을 판정할 수 없습니다. 이 경우 이번 달은 판정 대신 목표의 근거를 처음으로 쓰는 달로 삼고, 지난 몇 달의 진료일 수와 집행 기록으로 근거를 거꾸로 채웁니다.
둘째 단계의 하루당 숫자는 원장이 손으로도 셀 수 있는 셈이어서, 담당자의 표를 기다리지 않고 원장이 먼저 할 수 있는 확인입니다. 신환 수를 진료일 수로 나누고, 목표도 그 달에 원래 잡혀 있던 진료일 수로 나누어 둘을 나란히 놓습니다.
셋째 단계에서 집행은 금액과 편수만이 아니라 시기까지 셉니다. 광고비가 계획만큼 쓰였어도 달의 마지막 주에 몰려 쓰였다면, 그 광고로 온 사람이 그 달 안에 내원할 날이 짧았던 것입니다. 달 초에 올리기로 한 글이 달 말에 올라간 경우도 같습니다.
넷째 단계의 지난해 메모는 지난해에 그 달을 정리하면서 남긴 한두 줄입니다. 메모가 없다면 그 달의 신환 기록에서 다른 달과 크게 다른 경로가 있었는지를 찾습니다.
확인한 결과에 따른 할 일
네 근거를 이번 달 조건과 맞댄 결과에 따라, 원장이 이어서 할 일은 아래와 같이 나누어집니다.
| 결과 | 이어서 할 일 | 고치지 않는 것 |
|---|---|---|
| 진료일이 줄었고, 하루당으로는 목표에 닿음 | 목표를 진료일 수로 셈하는 방식으로 고침 | 마케팅 계획 |
| 계획보다 집행이 적었음 | 이어지는 달의 집행을 계획대로 되돌림 | 목표 |
| 지난해 같은 달에 한때의 일이 있었음 | 그 달의 목표를 한때의 일을 뺀 숫자로 새로 정함 | 마케팅 계획 |
| 근거와 조건이 모두 같았는데 못 미침 | 신환이 적은 까닭을 의원 안의 기록에서 찾기 시작함 | 이번 달의 목표 |
첫째 줄의 고침은 이번 달만이 아니라 이어지는 달의 목표에도 함께 씁니다. 한 해 목표를 진료일 수로 나눈 하루당 숫자에 달마다의 진료일 수를 곱하면, 진료일이 적은 달의 목표는 그만큼 작게 나옵니다.
둘째 줄의 집행이 줄어든 것이 의원이 예산을 줄이기로 정한 결과였다면, 그때는 줄인 예산을 근거로 그 달 이후의 목표를 새로 정합니다.
셋째 줄에서 새로 정하는 목표는 지난해 그 달 숫자에서 한때의 일로 온 신환을 뺀 숫자를 바탕으로 합니다. 한때의 일로 온 신환이 몇 명인지 셀 수 없다면, 지난해 그 달 앞뒤 두 달의 평균을 바탕으로 씁니다.
넷째 줄로 이어 가는 달에는 네 근거를 맞댄 결과를 한 장으로 남깁니다. 진료일 수, 집행, 지난해 같은 달, 진료 항목이 각각 이번 달과 같았다는 것이 그 장에 남아 있으면, 의원 안의 기록을 펼칠 때 목표 쪽 물음은 이미 닫힌 채로 시작합니다.
미달분을 이듬달에 더하는 것과 예약한 신환을 빼고 세는 것
첫째는 못 채운 숫자를 이어지는 달의 목표에 더해 따라잡으려는 것입니다. 이어지는 달의 진료일과 진료 시간은 그대로여서, 더해진 목표는 처음부터 근거가 없는 숫자가 됩니다. 더한 목표를 그달에도 채우지 못하면 이어지는 달에는 더 큰 숫자가 남아, 목표 문서가 의원의 실제와 점점 멀어집니다. 못 채운 숫자는 그 달의 기록에 남기고, 이어지는 달의 목표는 그 달의 근거로만 정합니다.
둘째는 그 달에 예약했지만 오지 않은 신환을 함께 세지 않고 미달을 판정하는 것입니다. 예약까지는 목표에 닿았는데 내원에서 빠진 달이라면, 목표나 마케팅이 아니라 예약 뒤의 안내가 이어서 손볼 곳입니다. 예약 기록에서 그 달에 예약하고 오지 않은 첫 진료 예약의 수를 신환 수 옆에 함께 놓습니다.
신환 목표를 못 채운 달 자주 묻는 질문
목표를 달 중간에 고쳐도 되나요?
달 중간에 진료일이 줄어드는 일이 생겼다면, 그날 목표를 고치고 고친 날과 까닭을 목표 문서에 씁니다. 그 밖의 까닭으로 달 중간에 고치는 것은 피하고, 달이 끝난 뒤 이 글의 차례를 거친 뒤에 고칩니다.
한 해 목표는 그대로 두나요?
달의 목표를 진료일 수로 고쳐도 한 해 목표는 그대로입니다. 진료일 수로 나누어 달마다 새로 배분한 것이어서, 열두 달의 목표를 더하면 한 해 목표와 같습니다. 한 해 목표 자체를 고치는 일은 해가 바뀌는 날, 지난해 열두 달을 이 글의 차례로 하나씩 읽은 뒤에 정합니다.
대행사가 정한 목표를 못 채웠다면 어떻게 하나요?
대행사에 그 숫자를 계산한 방식을 문서로 요청하고, 계산에 들어간 숫자마다 의원의 진료일 달력과 집행 기록을 옆에 씁니다. 계산 방식을 받지 못한다면 그 숫자로는 미달을 판정하지 않고, 의원이 정한 목표로만 판정합니다. 두 목표가 다르다면 두 숫자와 각각의 근거를 한 표에 나란히 놓고, 어느 근거가 이번 달과 맞았는지를 함께 셉니다.
두 달 연속 못 채우면 무엇이 달라지나요?
두 달 모두 넷째 줄에 이르렀다면, 신환이 적은 까닭을 찾는 일을 미루지 않습니다. 두 달 가운데 한 달이라도 앞의 세 줄에서 끝났다면, 두 달을 묶어 판정하지 않고 달마다 따로 읽습니다.
진료일 수로 셈하는 것이 맞지 않는 진료도 있나요?
예약이 몇 주 앞까지 차 있는 진료는 진료일이 줄어도 그 달의 신환 수가 예약된 만큼 정해져 있을 수 있습니다. 이런 진료는 진료일 수보다 그 달에 열려 있던 예약 칸의 수로 하루당 숫자를 셈합니다. 예약 칸은 그 달에 열었던 첫 진료 칸만 세고, 재진으로 오는 환자의 칸은 빼고 셉니다.
AI 검색 경로를 근거로 둔 목표
목표의 근거에 AI 검색 서비스로 오는 신환의 늘어남을 넣은 의원도 있습니다. 이 근거는 신환 기록만으로는 이번 달에도 맞았는지 알기 어렵습니다. 의원이 병원GEO진단을 받은 결과는 AI 답변에 의원이 어떻게 나오는지를 보여 주어, 그 근거가 이번 달에도 열려 있었는지를 가늠하는 재료가 됩니다. 그 달 결과에 의원이 나오지 않았다면, 그 근거는 그 달 목표에서 뺀 숫자로 판정합니다.
목표 문서의 근거 칸
신환 목표를 못 채운 달의 맞대기가 짧게 끝나려면, 목표 문서에 숫자와 함께 근거가 쓰여 있어야 합니다. 근거 칸이 채워진 목표는 못 채운 달에 꺼내 맞댈 것이 있고, 숫자만 남은 목표는 못 채운 달마다 근거를 새로 짐작하게 합니다. 근거 칸은 목표를 정하는 날 함께 채우며, 그날 알던 휴진과 그달의 집행 계획까지 한 줄씩 들어가야 못 채운 달에 맞댈 것이 남습니다.