흩어진 마케팅 업무를 한곳에 모으는 방법

의원 명의의 한곳과 네 묶음

한곳에 모으는 까닭은 흩어진 자료가 누가 무엇을 열 수 있는지를 의원이 정할 수 없게 만들기 때문입니다. 직원의 개인 메일함에 있는 계약서, 업체의 드라이브에 있는 사진 원본, 실장의 휴대폰에 있는 광고 일정은 의원이 권한을 주거나 거둘 수 없는 곳에 있습니다. 의원 명의의 한곳에 모여야 권한을 의원이 정합니다.

권한을 나누는 기준에는 법의 취지도 닿습니다. 개인정보의 안전성 확보조치 기준은 개인정보를 다루는 데 쓰는 시스템의 접근 권한을 업무에 필요한 최소한의 범위로 주도록 하고 있어, 마케팅 자료라도 환자의 정보가 든 파일이라면 같은 기준으로 권한을 좁힙니다. 구체적인 기준은 개인정보보호위원회의 고시와 안내를 따릅니다.

묶음마다 모으는 것과 모으지 않는 것

첫째 줄의 계정 목록은 어떤 계정이 있는지를 쓰는 문서이고, 비밀번호는 넣지 않습니다. 비밀번호는 원장만 여는 곳에 따로 보관해, 목록을 여는 사람이 곧 계정에 들어갈 수 있는 사람이 되지 않게 합니다.

둘째 줄의 원본 파일에서 환자가 알아볼 수 있게 나온 사진이나 영상은 마케팅 폴더에 넣지 않습니다. 그런 파일은 동의서와 함께 원장이 정한 곳에 따로 보관하고, 외주 업체가 여는 폴더와 닿지 않게 합니다.

셋째 줄의 일정에는 계약이 끝나는 날이 들어갑니다. 업체와의 계약이 끝나는 날이 일정에 있어야, 그날 업체의 권한을 거둘 수 있습니다. 광고 기간도 일정에 넣어, 광고가 끝나는 날과 계약이 끝나는 날이 어긋나지 않는지를 함께 읽습니다.

넷째 줄의 비용 기록은 마케팅에 쓴 비용만 모읍니다. 병원 마케팅 대행 비용은 그 업체와 맺은 계약서와 달마다 받은 세금계산서를 업체의 작은 폴더 하나에 넣어, 계약서의 금액과 세금계산서의 금액을 한 폴더에서 열 수 있게 합니다.

흩어진 자료를 모으는 차례

1. 실장이 지금 마케팅 자료가 있는 곳을 모두 찾아 씁니다.
2. 원장이 의원 명의의 저장 공간을 열고 네 묶음의 폴더를 만듭니다.
3. 찾은 자료의 원본을 폴더로 옮기고, 원래 있던 곳의 사본을 정리합니다.
4. 원장이 폴더마다 열 수 있는 사람과 고칠 수 있는 사람을 정합니다.
5. 외주 업체에는 맡은 일의 폴더만, 계약 기간 동안 엽니다.

첫째 단계에서 찾을 곳은 의원 컴퓨터만이 아닙니다. 직원과 실장의 개인 메일함, 휴대폰의 사진첩, 메신저 대화방에 올라온 파일, 업체의 드라이브까지 넣어 씁니다. 찾은 곳마다 무엇이 있었는지와 누가 그곳을 열 수 있는지를 함께 쓰면, 넷째 단계에서 지금 누가 열고 있는지를 알 수 있습니다. 마케팅 자료가 가장 많이 흩어지는 곳은 업무 중에 주고받은 메신저 대화방입니다.

둘째 단계의 폴더는 네 묶음의 이름으로 만들고, 그 아래에 서비스나 업체마다 작은 폴더를 만듭니다. 업체마다 작은 폴더가 있어야 다섯째 단계에서 그 폴더만 열 수 있습니다.

셋째 단계에서 원래 있던 곳의 사본을 정리하는 것은, 사본이 남으면 어느 것이 지금의 원본인지가 다시 흐려지기 때문입니다. 메신저 대화방의 파일은 시간이 지나면 내려받을 수 없게 되는 일이 있어, 대화방을 정리하기 전에 옮깁니다. 업체의 드라이브에 있는 원본은 업체에 의원 폴더로 옮겨 달라고 청합니다. 글 초안을 만드는 도구를 쓰는 의원이라면, 병원 AI 도구 선택을 한 뒤 그 도구에서 만든 초안도 원본 파일 묶음의 작은 폴더 하나에 옮겨 넣습니다.

넷째 단계의 권한은 사람마다 아래 표처럼 나눕니다.

다섯째 단계에서 외주 업체에 폴더를 열 때는 공유 링크를 보내는 대신 업체 담당자의 계정을 그 폴더에 초대합니다. 초대한 계정은 계약이 끝나는 날 의원이 거둘 수 있습니다. 초대 기능이 없는 저장 공간이라면 업체용 폴더만 링크로 열고, 그 링크는 계약이 끝나는 날 지웁니다.

사람마다 열고 고칠 수 있는 범위

첫째 줄의 원장은 저장 공간의 소유자여서, 다른 사람의 권한을 주고 거두는 일은 원장의 계정에서만 합니다.

둘째 줄의 실장은 비용 기록을 열 수 있지만 고치지는 않습니다. 비용 기록을 고치는 것은 지출을 정한 원장의 일이어서, 실장은 세금계산서를 받으면 원장에게 넘기고 원장이 기록에 넣습니다. 실장이 비용 기록을 열 수 있게 하는 것은, 계약이 끝나는 날과 비용을 함께 읽어 원장에게 알릴 사람이 실장이기 때문입니다.

셋째 줄의 직원은 계정 목록을 열지 않습니다. 직원의 일이 끝나는 때는 맡은 일마다 달라, 권한을 줄 때 끝나는 때도 함께 정해 일정 묶음에 넣습니다. 직원이 맡은 일에 계정이 필요하다면, 그 서비스가 담당자를 초대하는 기능을 갖추고 있는지를 먼저 찾아 그 기능으로 직원을 더합니다.

넷째 줄의 외주 업체는 맡은 일의 원본 파일만 엽니다. 일정과 비용 기록은 업체가 맡은 일과 닿아 있더라도 의원의 다른 계약과 비용이 함께 있어, 업체에 필요한 날짜와 금액은 원장이나 실장이 따로 전합니다.

모은 뒤에 흔히 생기는 잘못

자료를 모은 뒤에도 권한을 다루는 데서 다음과 같은 잘못이 자주 생깁니다.

첫째는 공유 링크를 「링크가 있는 누구나 열 수 있음」으로 만들어 보내는 것입니다. 업체 담당자 한 사람에게 보낸 링크라도 그 설정이면 링크가 전달되는 곳마다 폴더가 열립니다. 링크로 보내야 한다면 받는 사람의 계정으로만 열리게 설정합니다. 이미 그 설정으로 보낸 링크가 있다면 설정을 고치고, 받은 사람에게 새로 초대를 보냅니다.

둘째는 폴더에서 내려받은 파일이 직원의 개인 휴대폰이나 컴퓨터에 남는 것입니다. 저장 공간의 권한을 거두어도 이미 내려받은 파일은 거둘 수 없습니다. 그래서 원본 파일은 저장 공간 안에서 열어 쓰게 하고, 내려받아야 하는 일이라면 일을 마친 뒤 그 파일을 지우도록 정합니다. 직원이 일을 마쳤다고 알릴 때 내려받은 파일을 지웠는지도 함께 묻습니다.

셋째는 권한을 사람의 이름이 아니라 공용 아이디 하나로 주는 것입니다. 직원 여럿이 의원의 공용 아이디 하나로 폴더를 열면, 누가 언제 무엇을 고쳤는지가 남지 않고 한 사람의 권한만 거둘 수도 없습니다. 서비스가 공용 아이디 하나만 허락한다면, 그 아이디의 비밀번호를 아는 사람을 계정 목록의 관리하는 사람 칸에 모두 씁니다.

넷째는 업체가 바뀐 뒤 새 업체에 이전 업체의 폴더까지 여는 것입니다. 새 업체에는 새로 맡은 일의 폴더만 열고, 이전 업체가 만든 원본 가운데 새 업체에 필요한 파일은 의원이 가려 새 폴더로 옮겨 줍니다.

권한을 나눈 뒤 새로 생기는 마케팅 일은, 일을 시작하는 날 그 일의 작은 폴더를 먼저 만들고 그 일을 하는 사람을 그 폴더에 초대하는 것으로 시작합니다.