1인 의원의 학회 참석 휴진 안내 방법

예약이 열리기 전에 막고, 문구는 날짜와 사유만

공지는 그보다 늦게, 휴진일이 환자들이 다음 진료 날짜를 정하는 범위에 들어올 때 올립니다. 재진 간격이 4주인 환자가 많은 의원이라면 휴진일 4주 전쯤이 그때입니다. 너무 일찍 올린 공지는 운영 안내의 맨 위에서 몇 달 동안 지금의 진료 안내보다 먼저 읽히고, 너무 늦게 올리면 그날 진료하는지 묻는 전화를 접수가 대신 받게 됩니다. 이 공지도 휴진을 알리는 차례를 따라, 홈페이지에 먼저 올리고 같은 날 지도 정보와 운영 안내 글을 고칩니다.

휴진 문구에는 날짜, 휴진 사유, 다시 진료하는 날을 씁니다. 사유는 「학회 참석」이라는 사실 한마디면 충분합니다. 여기에 「더 나은 진료를 위해」, 「최신 치료를 배우러」 같은 말을 더하면 휴진을 알리는 공지가 의원의 진료 수준을 내세우는 광고로 바뀝니다. 의료광고는 거짓이나 과장, 객관적인 근거가 없는 내용, 다른 의료기관과 견주는 내용을 담지 못하는데, 학회에 다녀온다는 사실만으로 진료가 나아진다는 말은 근거를 댈 수 없는 말입니다.

학회 일정이 정해진 때부터 휴진일까지 알리는 시점

첫째 줄과 둘째 줄이 서로 다른 때인 것이 학회 휴진의 특징입니다. 갑자기 정해지는 휴진은 막는 일과 알리는 일이 한날에 몰리지만, 학회 휴진은 일정이 일찍 정해져 둘을 나눌 수 있습니다. 막는 일은 일찍 할수록 좋고, 알리는 일은 환자가 그 정보를 쓸 때에 맞춥니다.

둘째 줄의 범위는 의원마다 다릅니다. 만성 질환으로 4주마다 오는 환자가 많으면 4주, 2주 간격의 진료가 많으면 2주 앞이 기준입니다. 범위보다 앞서 올리면 공지가 쓸모없이 오래 걸려 있고, 범위보다 늦으면 예약 없이 오는 환자와 약이 떨어질 때 오려는 환자가 그날 진료하는지를 전화로 묻게 되어 접수의 전화가 늘어납니다.

셋째 줄은 진료실을 나서며 다음 날짜를 정하는 환자에게 닿는 줄입니다. 진료를 마친 환자와 다음 날짜를 정할 때 접수 직원이 「그 주 목요일은 학회로 휴진입니다」라고 말하면, 그 환자는 휴진일을 피해 날짜를 정합니다. 첫째 줄에서 차트에 그날을 막았다면 접수 화면에 그날이 막혀 보여, 환자와 다음 날짜를 정할 때 그날의 휴진이 그대로 드러납니다.

학회 휴진을 알리는 차례

1. 원장이 학회 등록을 마치면 휴진할 날과 시간을 실장에게 알립니다.
2. 실장이 그날 예약이 있는지 찾아 연락해 옮기고, 차트와 네이버 예약에서 그날을 막습니다.
3. 실장이 공지를 올릴 날을 휴진일이 다음 진료 날짜를 정하는 범위에 들어오는 날로 정합니다.
4. 그날 홈페이지 공지를 올리고, 같은 날 플레이스 특정일 휴무와 운영 안내 글 맨 위 공지를 넣습니다.
5. 휴진이 끝난 날 공지 문단과 홈페이지 공지를 내립니다.

첫째 단계에서 날짜와 함께 시간을 알리는 것은 학회가 하루 전체가 아닐 때가 많기 때문입니다. 오후 발표 하나를 들으러 가는 날이라면 오전 진료는 할 수 있고, 그날은 휴진이 아니라 진료 시간이 줄어드는 날입니다. 하루를 통째로 막을지 오후만 막을지는 원장이 학회 일정표를 보고 정합니다.

오후만 휴진하는 날의 공지에는 날짜와 함께 진료를 마치는 시각을 씁니다. 「○월 ○일은 학회 참석으로 오후 1시까지만 진료합니다」처럼 끝나는 시각을 쓰면, 오전에 오려는 환자도 그날 접수가 몇 시에 닫히는지 알 수 있습니다. 「오후 휴진」이라고만 쓰면 오후가 몇 시부터인지 묻는 전화가 따로 옵니다.

둘째 단계에서 네이버 예약까지 막는 것은 플레이스와 예약이 따로 움직이기 때문입니다. 네이버 예약의 휴무일은 플레이스 업체 정보와 연동되지 않아, 예약을 막지 않으면 공지를 올린 뒤에도 그날 예약이 들어올 수 있습니다.

셋째 단계는 1인 의원에서 가장 잊기 쉬운 단계입니다. 막는 일을 마친 뒤 몇 주가 지나야 공지를 올리므로, 공지 날짜를 차트 일정이나 업무 달력에 미리 넣지 않으면 공지를 올리지 못한 채 휴진일을 맞습니다.

학회 참석을 진료 수준의 홍보로 바꾸는 표현

네 문구는 모두 학회에 간다는 사실 위에 진료가 낫다는 뜻을 얹은 말입니다. 휴진 공지는 모든 환자가 보는 안내여서, 여기에 이런 말이 섞이면 공지 전체가 의원을 알리는 광고로 읽힙니다. 고친 문구는 학회 참석이라는 사실과 날짜만 남깁니다.

학회 활동을 경력으로 소개하고 싶다면 휴진 공지가 아니라 의료진 소개에, 정회원이나 학회 인증처럼 서류로 보일 수 있는 사실만 씁니다. 참석한 횟수나 들은 강의는 경력이 아니어서 소개에 넣지 않습니다. 학회의 정회원이나 인증의처럼 이름이 붙는 자격은 학회가 낸 증서나 회원 확인으로 보일 수 있을 때만 쓰고, 증서가 없는 직함은 쓰지 않습니다. 병원 플레이스 등록 때 쓰는 상세 설명도 마찬가지로, 한때의 학회 참석은 넣지 않고 오래 바뀌지 않는 진료 정보만 담습니다.

학회 이름을 쓰는 공지와 쓰지 않는 공지

휴진 공지에 학회 이름까지 쓸지는 두 공지를 견주어 정합니다. 「대한○○학회 추계 학술대회 참석으로 ○월 ○일 휴진합니다」처럼 이름을 쓰는 공지와, 「학회 참석으로 ○월 ○일 휴진합니다」처럼 이름 없이 쓰는 공지입니다.

이름을 쓰는 공지의 득은 사유가 구체적이라는 점입니다. 환자는 원장이 어디에 가는지 알게 되고, 휴진이 개인 사정이 아니라는 것이 분명해집니다. 실은 그 득은 크지 않습니다. 환자에게 필요한 것은 휴진하는 날과 다시 진료하는 날이고, 학회 이름은 그 판단에 쓰이지 않습니다. 대신 학회 이름이 들어가면 그 이름의 무게로 진료 수준을 내세우는 것처럼 읽힐 여지가 생기고, 학회 이름이 길면 공지에서 날짜가 뒤로 밀립니다. 학회의 정식 이름과 행사 이름을 틀리지 않게 옮기는 일도 공지를 쓸 때마다 더해집니다.

이름 없이 쓰는 공지는 짧고, 날짜가 바로 읽히며, 광고로 읽힐 여지가 없습니다. 그래서 휴진 공지는 이름 없이 쓰는 쪽을 기본으로 합니다. 학회 이름을 알리고 싶은 까닭이 있다면 그것은 휴진 공지가 아닌 의료진 소개에서 다룰 일입니다.

병원 마케팅 대행 비용이 블로그 글 편수로 정해지는 계약이라면, 학회 휴진 공지는 그 편수에 넣지 않습니다. 휴진 공지는 운영 안내 글 맨 위 문단을 고치는 일이어서 새 글 한 편이 아니고, 대행이 휴진을 한 편의 글로 만들어 올리면 휴진이 끝난 뒤 그 글을 찾아 지우는 일이 의원에 더해집니다.

해마다 가는 학회가 있다면, 학회에서 돌아온 주에 원장은 그 학회가 해마다 학술대회 일정을 발표하는 때를 실장과 나누어, 원장이 등록을 마치는 날 실장이 곧바로 그날을 막을 수 있게 합니다.