소규모 의원이 쓸 수 있는 무료 마케팅 도구

환자 정보가 들어가는 도구와 들어가지 않는 도구

환자 정보가 들어가지 않는 도구는 비교적 가볍게 써도 됩니다. 디자인 도구로 진료 시간 안내물을 만들거나, 지도 정보의 통계로 의원 정보를 본 사람의 수를 보는 일에는 환자의 이름도 연락처도 들어가지 않습니다. 이런 도구에서 따질 것은 무료 범위가 의원이 쓰려는 만큼을 덮는지 정도입니다.

환자 정보가 들어가는 도구는 무료라도 먼저 따질 것이 있습니다. 예약 도구에는 환자의 이름과 연락처가, 문자 도구에는 연락처 목록이 들어갑니다. 의원이 이런 도구를 쓰는 것은 환자의 개인정보를 처리하는 일을 다른 업체에 맡기는 셈이어서, 개인정보 보호법이 정한 위탁의 조건, 곧 맡긴 목적 밖으로 쓰지 않는다는 것과 정보를 지키는 조치가 담긴 문서가 있어야 합니다. 무료 도구라면 그 문서는 대개 이용 약관과 개인정보 처리방침이어서, 가입 전에 그 안에 위탁의 내용이 있는지를 읽습니다.

진료 내용은 어느 도구에도 넣지 않습니다. 건강에 관한 정보는 개인정보 가운데서도 더 엄격하게 다루는 정보여서, 예약 도구의 메모 칸이나 문자 도구의 내용에 진단이나 처방을 쓰지 않습니다. 예약에는 날짜와 시간과 진료 종류만, 문자에는 날짜와 시간과 연락 방법만 담습니다.

소규모 의원에서 무료 도구가 늘어나는 모습은 대개 비슷합니다. 필요할 때마다 직원이 하나씩 가입해 쓰다 보면, 몇 해 뒤에는 어느 도구에 누가 가입했고 그 안에 무엇이 들어 있는지를 아무도 모르게 됩니다. 환자 정보가 들어가지 않는 도구라면 그래도 손해가 적지만, 예약이나 문자 도구라면 의원이 모르는 곳에 환자의 연락처가 남습니다. 그래서 무료 도구는 들일 때부터 목록으로 관리합니다.

용도별 무료 도구와 먼저 따질 것

둘째 줄의 통계는 스마트플레이스 고객센터가 안내하는 플레이스 통계가 대표적입니다. 주인 권한 아이디로 로그인하면 쓸 수 있고, 통계 데이터는 최근 1년 것만 조회할 수 있다고 안내합니다. 그래서 한 해가 넘는 흐름을 보려면 달마다 숫자를 옮겨 남겨야 합니다. 셋째 줄의 디자인 도구는 환자 정보가 들어가지 않아도, 만든 안내물이 의료광고가 될 수 있다는 점은 같습니다. 도구가 무료여도 안내물의 문구는 의료광고의 기준을 따릅니다. 다섯째 줄의 문자는 환자에게 광고성 내용을 보낼 때 받는 동의가 따로 필요해, 도구가 무료인 것과 상관없이 동의를 받은 연락처에만 보냅니다.

무료 도구를 들이는 차례

1. 실장이 쓰려는 도구를 용도별로 적고, 도구마다 환자 정보가 들어가는지를 표시합니다.
2. 환자 정보가 들어가지 않는 도구는 무료 범위가 의원이 쓰려는 양을 덮는지만 따져 들입니다.
3. 환자 정보가 들어가는 도구는 가입 전에 약관과 개인정보 처리방침에서 위탁의 내용, 정보의 보관 기간, 탈퇴할 때 정보를 지우는 방법을 읽습니다.
4. 원장이 셋째 단계에서 읽은 내용을 보고 그 도구를 들일지 정합니다.
5. 들인 도구는 모두 의원 명의의 계정으로 가입하고, 누가 어느 도구를 쓰는지를 한 장에 씁니다.

셋째 단계의 세 가지 가운데 탈퇴할 때 정보를 지우는 방법을 특히 따집니다. 무료 도구는 쓰다가 다른 도구로 옮기는 일이 잦은데, 옮긴 뒤 옛 도구에 환자의 연락처가 그대로 남아 있으면 의원이 쓰지 않는 곳에 환자의 정보가 남게 됩니다. 탈퇴하면 정보가 지워지는지, 지우려면 무엇을 해야 하는지를 들이기 전에 알고 시작합니다.

둘째 단계의 무료 범위는 지금의 양뿐 아니라 몇 달 뒤의 양으로 따집니다. 디자인 도구로 안내물을 몇 장 만드는 동안은 무료로 충분해도, 쓰는 양이 늘어 무료 범위를 넘으면 그때 값을 치를지 다른 도구로 옮길지를 정해야 합니다.

넷째 단계에서 원장이 들일지를 정하는 것은, 환자 정보를 다른 업체에 맡기는 일이 의원의 이름으로 하는 일이기 때문입니다. 실장이 약관을 읽고 정리하더라도, 그 업체에 환자 정보를 맡길지는 원장이 정리된 내용을 보고 정합니다. 약관이 길고 어렵다면 위탁, 보관 기간, 삭제, 제3자 제공 네 곳만 찾아 읽어도 판단에 필요한 것은 대부분 나옵니다.

환자 정보가 들어가는 무료 도구에서 읽을 곳

넷째 줄은 무료 도구에서 특히 눈여겨 읽을 줄입니다. 무료로 기능을 주는 대신 이용자의 정보를 업체의 다른 일에 쓰는 약관이 있을 수 있는데, 환자의 연락처가 그런 용도로 쓰인다면 의원이 감당할 수 없는 일이 됩니다. 약관은 바뀔 수 있으므로, 업체가 약관을 바꾼다는 알림을 보내 오면 이 네 곳을 다시 찾아 읽습니다.

무료 도구와 유료 도구의 득실

무료 도구의 득은 분명합니다. 비용이 들지 않아 소규모 의원도 바로 시작할 수 있고, 지도 정보 관리처럼 무료로 충분한 일은 유료 도구를 쓸 까닭이 없습니다. 써 보고 맞지 않으면 다른 도구로 옮기는 부담도 적습니다. 특히 환자 정보가 들어가지 않는 도구는 옮길 때 정리할 것이 거의 없어, 여러 도구를 써 보며 맞는 것을 찾기에 좋습니다.

실은 무료 범위의 한계에서 생깁니다. 보낼 수 있는 문자의 수, 볼 수 있는 통계의 기간, 쓸 수 있는 이미지의 범위가 정해져 있어, 의원의 쓰임이 늘면 어느 순간 그 범위를 넘습니다. 또 무료 도구는 업체가 무료 범위를 줄이거나 서비스를 멈출 때 의원이 미리 대비할 여유가 적습니다. 환자 정보가 든 도구라면 이때 정보를 옮기고 지우는 일이 한꺼번에 생깁니다.

그래서 득실은 환자 정보가 들어가는지에서 갈립니다. 환자 정보가 들어가지 않는 도구는 무료의 득이 실보다 커서, 소규모 의원은 대개 무료로 충분합니다. 환자 정보가 들어가는 도구는 무료라도 위탁의 조건과 탈퇴 때의 삭제가 분명해야 득이 실보다 큽니다. 그 조건이 약관에서 분명하지 않다면, 값을 치르고 조건이 분명한 도구를 쓰는 편이 의원의 부담이 덜합니다. 유료 도구라고 조건이 저절로 분명한 것은 아니어서, 값을 치를 때도 같은 네 곳을 읽습니다.

병원 AI 도구 선택에서도 무료판과 유료판의 차이는 기능보다 입력한 내용을 업체가 어떻게 다루는지에서 나는 경우가 많습니다. 무료판은 입력한 글을 업체가 서비스를 고치는 데 쓸 수 있다는 조건이 있는 경우가 있어, 의원의 진료 설명 초안처럼 아직 내보내지 않은 글을 넣기 전에 그 조건부터 읽습니다.

도구 목록을 정한 날, 실장은 의원 홈페이지의 개인정보 처리방침에 지금 쓰는 예약·문자 도구의 업체가 개인정보 처리를 맡은 곳으로 올라 있는지 찾아, 빠진 업체가 있으면 더합니다.