재진 관리 담당 퇴사 때 넘길 자료

명단, 발송 일정, 계정을 넘기고 권한을 회수함

넘김과 회수의 차례를 지키는 까닭

권한을 먼저 거두면 퇴사자가 넘길 자료를 꺼내지 못하고, 넘김을 미루면 퇴사한 뒤에도 퇴사자가 환자 정보에 들어갈 수 있는 상태가 이어집니다. 그래서 마지막 근무일 전에 넘김을 마치고, 마지막 근무일에 권한을 회수하는 차례로 정합니다.

개인정보보호위원회가 정한 개인정보의 안전성 확보조치 기준은 퇴직처럼 사람이 바뀔 때 개인정보에 들어가는 권한을 지체 없이 바꾸거나 없애고, 권한을 주고 바꾸고 없앤 내역을 기록해 최소 3년 보관하게 하고 있습니다. 재진 관리 담당은 환자의 이름과 연락처, 다음 진료 예정일을 다루는 사람이므로, 그 퇴사는 이 기준이 말하는 권한 회수의 때입니다.

재진 관리 담당이 다루는 정보

재진 관리 담당은 환자의 이름과 연락처에 더해, 다음 진료 예정일과 마지막 진료일처럼 진료와 이어진 날짜를 다룹니다. 이 날짜들은 병명이 적혀 있지 않아도, 어느 환자가 꾸준히 다니며 관리받는 사람인지를 드러냅니다. 그래서 재진 관리 명단은 단순한 연락처 목록보다 조심해서 다루어야 하는 정보에 가깝습니다.

또 재진 관리 담당은 여러 도구에 걸쳐 일합니다. 전자차트에서 대상을 뽑고, 문자 서비스로 보내고, 예약 기능에서 예약을 받고, 챗봇의 대화를 넘겨받습니다. 도구마다 계정이 따로 있어, 퇴사 때 하나라도 빠뜨리면 그 도구에서는 퇴사자의 권한이 그대로 남습니다.

명단을 넘기는 법

재진 관리 명단은 전자차트나 관리 도구 안에서 넘깁니다. 담당이 명단을 개인 컴퓨터의 엑셀 파일로 뽑아 관리해 왔다면, 그 파일의 내용을 도구 안의 목록과 맞춘 뒤 파일은 지웁니다. 파일로 넘기면 같은 명단이 의원 밖으로 나갈 수 있는 사본이 하나 더 생깁니다.

명단과 함께 그 명단을 뽑은 조건을 넘깁니다. 「마지막 진료에서 몇 달이 지났고 다음 예정이 있는 환자」처럼 어떤 조건으로 뽑았는지가 없으면, 후임은 같은 명단을 다시 만들 수 없고 다음 달부터 다른 환자를 뽑게 됩니다. 조건에는 그 조건을 정한 까닭도 한 줄 붙여, 후임이 조건을 고칠 때 무엇을 지켜야 하는지 알게 합니다.

담당이 쓰던 개인 휴대전화, 개인 메일, 메신저에 환자 명단이나 연락처가 남아 있는지도 함께 묻습니다. 업무 중에 편하다는 이유로 옮겨 둔 것이 있다면, 퇴사 전에 지우고 지웠다는 것을 넘김 기록에 씁니다.

발송 일정을 넘기는 법

걸어 둔 예약 발송은 날짜와 대상, 문구를 한 줄씩 모아 넘깁니다. 담당이 다음 주에 나갈 병원 소식을 걸어 두고 퇴사하면, 후임은 그 발송이 있는 줄 모른 채 같은 소식을 다시 걸어 두 번 나가게 할 수 있습니다. 돌고 있는 자동 발송 규칙도 이름과 조건, 발송 시각을 함께 적어 넘깁니다.

끝나지 않은 연락도 넘깁니다. 담당이 「다음 주에 다시 전화드리겠다」고 약속해 둔 환자, 수신 거부의 범위를 물어보기로 한 환자처럼 담당의 머릿속에만 있는 일은 퇴사와 함께 사라집니다. 이런 일은 환자 이름과 할 일, 약속한 날을 적어 후임에게 넘기고, 후임은 약속한 날에 그 일을 이어 합니다.

계정을 넘기는 법

의원의 계정 관리 목록에서 담당이 쓰던 계정을 모두 찾습니다. 문자 서비스, 예약 기능, 관리 도구, 챗봇 관리자 화면처럼 재진 관리에 쓰던 계정마다, 그 계정이 의원 명의인지 담당 개인 명의인지를 가립니다. 의원 명의 계정은 비밀번호를 바꾸고 후임에게 새로 권한을 줍니다. 담당 개인 명의로 가입한 계정이라면 의원 명의로 옮기거나 새로 만들고, 그 안의 자료를 옮긴 뒤 개인 명의 계정의 연결을 끊습니다.

병원 AI 챗봇이 사람의 답이 필요한 대화를 넘기는 곳이 퇴사자로 되어 있다면, 퇴사 뒤에도 환자의 문의가 퇴사자의 휴대전화나 메일로 갑니다. 그래서 챗봇 관리자 화면에서 대화를 넘겨받는 사람을 후임으로 바꾸고, 챗봇 답변 문구에 퇴사자의 이름이 들어 있다면 그 문구도 고칩니다.

계정 관리 목록에 없는 계정도 찾습니다. 담당이 일하는 동안 새로 가입한 문자 서비스나 시험 삼아 써 본 관리 도구가 목록에 올라가 있지 않다면, 그 계정은 퇴사 때 아무도 회수하지 않은 채 남습니다. 넘김을 시작할 때 담당에게 재진 관리에 쓴 도구를 모두 말해 달라고 해, 목록에 없는 것을 목록에 올린 뒤 넘김과 회수를 합니다.

권한을 회수하는 순서

권한은 정해진 순서로 거두고, 거둔 날과 계정을 기록합니다. 이 기록은 안전성 확보조치 기준이 말하는 권한 말소의 내역이 됩니다. 마지막 근무일에 계정을 막기 전에, 후임이 같은 도구에 새 권한으로 들어갈 수 있는지를 먼저 맞추어, 계정을 막은 뒤 아무도 그 도구에 들어가지 못하는 날이 생기지 않게 합니다.

인계 문서에 담는 것

인계 문서는 의원 공유 폴더에 두고, 메일이나 메신저로 주고받지 않습니다. 문서에는 명단을 뽑는 조건, 걸어 둔 예약 발송의 날짜와 대상, 돌고 있는 규칙의 이름과 조건, 끝나지 않은 연락, 계정 목록에서 이 담당이 쓰던 계정의 이름을 씁니다. 환자의 연락처나 비밀번호는 문서에 쓰지 않고, 그것이 들어 있는 도구와 계정의 이름만 씁니다.

문서를 넘기는 날에는 퇴사자와 후임이 함께 문서를 따라 도구를 하나씩 열어, 문서에 적힌 발송과 규칙이 도구 안에 실제로 그대로 있는지를 맞춥니다. 문서와 도구가 다르면 그날 문서를 고칩니다.

퇴사 뒤 첫 한 달

넘김이 끝나도 후임은 퇴사자가 걸어 둔 발송과 규칙을 처음 다루게 됩니다. 그래서 퇴사 뒤 첫 한 달 동안 후임은 회차마다 걸려 있는 예약 발송의 대상과 문구를 인계 문서와 맞대고, 문서에 없던 발송이 나가려 하면 그 회차를 멈춥니다. 퇴사자가 문서에 적지 못한 발송은 대개 이때 드러납니다.

끝나지 않은 연락 가운데 약속한 날이 지난 것이 있는지도 이 기간에 따집니다. 환자는 담당이 바뀐 줄 모르고 약속한 연락을 기다리므로, 약속한 날을 넘긴 연락은 늦었다는 말과 함께 바로 이어 합니다.

퇴사 때 빠지기 쉬운 것

첫째는 비밀번호만 바꾸고 함께 쓰던 계정을 그대로 두는 것입니다. 여러 직원이 한 계정을 함께 쓰는 문자 서비스라면, 비밀번호를 바꿔도 퇴사자가 휴대전화에 로그인해 둔 상태가 남아 있을 수 있어, 로그인된 기기를 모두 끊는 일까지 해야 합니다.

둘째는 마지막 근무일에야 넘김을 시작하는 것입니다. 그날은 권한을 회수하는 날이어서, 넘김을 그날 시작하면 어느 하나가 빠진 채 권한이 회수되거나, 넘김을 마치려고 권한 회수를 미루게 됩니다.

셋째는 담당 개인 휴대전화로 환자와 주고받은 연락을 놓치는 것입니다. 업무용 번호가 없어 개인 번호로 환자에게 연락해 왔다면, 그 번호에 남은 환자와의 대화와 연락처는 퇴사와 함께 의원 밖으로 나갑니다.

넷째는 퇴사자가 만든 자동 발송 규칙을 그 사람의 이름으로 남겨 두는 것입니다. 규칙을 만든 계정이 퇴사자의 것으로 되어 있으면 도구에 따라 계정을 막는 순간 규칙이 멈추거나, 반대로 계정이 막혔는데도 규칙은 계속 돌아 누구도 관리하지 않는 발송이 나갑니다. 규칙은 넘김 때 후임의 이름으로 옮깁니다.