재진 관리 앱 사용 때의 개인정보 보호

저장되는 곳, 위탁 문서, 접근 권한을 문서로 받아 둠

이 세 가지는 계약서에 서명하기 전에 묻습니다. 서명한 뒤에 물으면 답이 마음에 들지 않아도 이미 환자 정보가 업체로 넘어간 뒤여서, 고칠 수 있는 것이 적어집니다. 답을 받는 데 시간이 걸리는 업체라면 그만큼 도입 날짜를 미룹니다.

의원 밖 서버라도 책임은 의원에 남는 까닭

앱의 서버는 의원 눈에 보이지 않아, 정보가 어디에 어떻게 저장되는지를 의원이 직접 알 길이 없습니다. 그런데 개인정보 보호법은 처리를 맡긴 쪽이 맡은 쪽을 교육하고 감독하게 하고, 맡은 쪽이 법을 어겨 생긴 손해에 대해서는 맡은 쪽을 맡긴 쪽의 직원으로 보게 하고 있습니다. 업체에서 정보가 새더라도 환자에게는 의원의 일이 됩니다. 환자는 앱 업체를 고른 적이 없고, 정보를 맡긴 곳은 의원이기 때문입니다.

그래서 업체의 소개 자료에 적힌 「안전한 서버」 같은 말로는 충분하지 않습니다. 의원이 나중에 무엇을 확인했는지를 보여 줄 수 있는 것은 업체가 의원의 물음에 답한 문서뿐입니다.

세 가지는 앱마다 따로 묻습니다. 같은 업체가 내놓은 앱이라도 기능마다 다른 서버를 쓰거나 다른 회사에 맡기는 경우가 있어, 한 앱에서 받은 답이 다른 앱에도 맞는다고 여기지 않습니다. 앱이 여럿이라면 답변서도 앱마다 따로 받아, 어느 답이 어느 앱의 것인지 섞이지 않게 합니다.

저장되는 곳을 묻는 법

저장되는 곳은 서버가 있는 나라와 그 서버를 운영하는 회사, 백업이 따로 저장되는 곳까지 묻습니다. 앱 업체가 서버를 직접 운영하지 않고 다른 회사의 클라우드를 빌려 쓰는 경우가 많아, 앱 업체의 이름만으로는 정보가 실제로 어디에 있는지 알 수 없습니다. 서버가 나라 밖에 있다면 개인정보 보호법의 국외 이전 규정에 따라 그 사실을 의원의 개인정보 처리방침에 밝혀야 합니다. 처리방침에는 정보가 가는 나라와 받는 회사, 가는 정보의 항목을 함께 씁니다.

계약이 끝난 뒤의 일도 이때 함께 묻습니다. 계약을 끝내면 업체가 자료를 의원에게 어떤 꼴로 돌려주는지, 업체 쪽 서버와 백업에서 언제까지 지우는지, 지운 뒤 확인서를 주는지를 답변서에 받습니다.

위탁 문서에 담을 것

개인정보 보호법은 처리를 맡길 때 문서로 하게 하고, 그 문서에 맡긴 일의 목적 밖으로 처리하지 않는 것, 기술적·관리적 보호조치, 다시 맡기는 일의 제한, 관리와 감독, 손해배상 같은 책임을 담게 하고 있습니다. 업체가 내민 이용약관에 이 내용이 흩어져 있다면, 의원과 업체 사이의 위탁 계약서로 따로 묶어 받습니다.

위탁 계약서에는 맡기는 일을 「재진 환자 알림 발송과 예약 관리」처럼 구체적으로 씁니다. 「고객 관리 전반」처럼 넓게 쓰면 업체가 그 정보로 할 수 있는 일의 끝이 흐려집니다. 맡기는 정보의 항목도 함께 적어, 업체에 넘어가는 것이 이름과 번호, 예약 날짜처럼 그 일에 필요한 값뿐이라는 것을 계약서에서 읽을 수 있게 합니다. 계약서에 적지 않은 일에는 그 앱을 쓰지 않습니다.

다시 맡기는 일을 묻는 법

앱 업체는 문자 발송이나 서버 운영을 다른 회사에 다시 맡기는 경우가 많습니다. 개인정보 보호법은 맡은 쪽이 다시 맡기려면 맡긴 쪽의 동의를 받게 하고 있어, 의원은 업체가 어느 회사에 무엇을 다시 맡기는지 목록을 받고 그 목록에 동의하는 문서를 남깁니다. 목록에 없는 회사로 정보가 가는 일이 생기면 업체에 알려 달라는 것도 계약서에 넣습니다.

재위탁 목록에는 회사 이름과 함께 그 회사가 받는 정보의 항목을 적어 달라고 합니다. 문자 발송을 맡은 회사라면 이름과 번호만 받으면 되는데, 목록에 진료 예정일까지 받는다고 적혀 있다면 그 회사에 필요한 것보다 많은 정보가 가는 것입니다.

업체 직원의 접근을 묻는 법

의원 안의 권한만큼 따질 것이 업체 직원의 접근입니다. 앱에 문제가 생겨 고객 지원을 받을 때 업체 직원이 의원의 환자 목록을 열어 보는 경우가 있습니다. 업체 직원이 언제, 누구의 허락을 받아, 어느 화면까지 들어가는지와 그 접근이 기록으로 남는지를 묻고, 의원이 허락한 때에만 들어가게 하는 기준을 문서로 받습니다. 허락은 그때마다 의원의 관리자가 기한을 정해 열어 주고, 지원이 끝나면 닫히는 방식이 가장 좁습니다.

앱이 휴대전화에서도 열린다면 기기를 잃어버렸을 때의 일도 묻습니다. 관리자가 의원에서 그 기기의 접속을 바로 끊을 수 있는지, 기기 안에 환자 정보가 저장되는지, 저장된다면 앱을 지우면 함께 지워지는지를 답변서에 받습니다. 끊을 수 없는 앱이라면 휴대전화에서는 쓰지 않기로 정합니다.

물음과 받아야 할 답의 꼴

업체에 보내는 물음은 한 번에 정리해 보내고, 답은 아래 꼴로 받습니다.

「보안 인증을 받았습니다」처럼 물음에 맞지 않는 답이 오면 그 물음은 답을 받지 못한 것으로 남기고 다시 묻습니다. 인증은 업체가 갖춘 것을 보여 줄 뿐, 의원의 자료가 어느 나라 어느 회사에 있는지에는 답하지 않습니다.

앱을 쓰며 자주 빠지는 것

첫째는 계약을 끝낼 때 파기 확인서를 받지 않는 경우입니다. 다른 앱으로 옮기며 자료만 내려받고 끝내면 의원의 일은 끝난 것처럼 보이지만, 옛 업체의 서버와 백업에 환자 정보가 남아 있는지를 의원이 알 수 없습니다. 계약을 끝내는 날 파기 기한을 다시 알리고, 기한이 지나면 확인서를 받습니다.

둘째는 앱에 새 기능이 붙을 때 새로 생기는 위탁을 보지 못하는 경우입니다. 앱이 문자 발송 외에 상담 기능이나 결제 기능을 더하면, 그 기능을 맡은 다른 회사로 정보가 가는 길이 새로 생깁니다. 새 기능을 쓰기 시작하기 전에 재위탁 목록이 바뀌는지를 업체에 묻습니다.

셋째는 원장의 개인 이메일로 앱에 가입하는 경우입니다. 계정이 원장 개인의 것이 되면, 의원과 업체 사이의 위탁 계약과 실제로 앱을 쓰는 계정의 주인이 달라집니다. 앱은 의원 이름의 계정으로 가입하고, 원장의 개인 계정에는 환자 정보를 올리지 않습니다.

앱과 이어지는 다른 도구

병원 온라인 예약 기능의 예약 목록을 재진 관리 앱으로 옮겨 쓰는 의원은, 두 업체 사이에 정보가 오가는 길도 위탁의 일부로 따집니다. 예약 기능의 업체와 앱 업체가 서로 정보를 주고받는다면, 그 길이 어느 업체의 위탁 계약에 담겨 있는지를 두 업체 모두에게 묻습니다. 어느 쪽 계약에도 없다면 그 길로 오가는 정보는 아무 약속 없이 움직이는 셈이어서, 한쪽 계약에 넣은 뒤에 잇습니다.

병원 AI 챗봇도 환자가 대화창에 남긴 이름과 연락처, 물은 내용을 업체 서버에 저장합니다. 챗봇은 앱과 따로 들이는 경우가 많아 위탁 계약도 따로 생기므로, 챗봇 업체에도 앞의 네 가지 물음을 같은 꼴로 보냅니다. 대화창에 환자가 증상을 적는 일이 많은 만큼, 대화 기록을 얼마 동안 두고 언제 지우는지도 함께 묻습니다.