재진 환자 생일 문자, 보내기 전 따질 점

두 문을 다 넘을 때만 보냄

생일 문자는 짧고 따뜻한 인사라 따질 것이 없어 보이지만, 받는 사람에게는 「병원이 내 생일을 알고 있다」는 일이 먼저 닿습니다. 동의한 기억이 없는 환자에게 이 문자는 축하보다 자기 정보가 생각지 못한 데 쓰였다는 느낌으로 남습니다.

생년월일이 차트에 있는 까닭

의원이 생년월일을 받는 까닭은 진료에 있습니다. 같은 이름의 환자를 가리고, 건강보험 자격을 확인하고, 나이에 따라 달라지는 진료와 검사를 정하는 데 씁니다. 접수 화면에 생년월일이 늘 떠 있어 쓰기에 가까운 정보처럼 보여도, 그 정보가 차트에 들어온 까닭은 이 셋입니다.

개인정보 보호법은 받은 까닭을 넘어 개인정보를 다른 일에 쓰는 것을 제한하고, 환자에게 따로 동의를 받은 경우처럼 법이 정한 때에만 그 밖의 쓰임을 허용합니다. 생일을 챙기는 연락은 본인 확인도, 자격 확인도, 진료도 아니므로 진료 때 받은 생년월일만으로는 할 수 없습니다.

생년월일은 휴대전화 번호와 함께 있을 때 한 사람을 가리키는 힘이 커집니다. 생일 문자는 이 두 정보를 묶어 해마다 같은 날 쓰는 일이므로, 한 번 쓰고 마는 연락보다 쓰임을 더 분명히 밝히고 동의를 받습니다.

생년월일을 생일 연락에 쓰는 동의

생일 문자를 보내고 싶다면 그 쓰임을 밝히고 동의를 받습니다. 동의서에는 생년월일을 생일 축하 문자를 보내는 데 쓴다는 것, 그 문자를 어느 번호로 보내는지, 언제까지 그 쓰임을 이어 가는지를 쓰고, 환자가 그 항목에 직접 표시하게 합니다. 진료 접수 때 받은 개인정보 수집·이용 동의서에 생일 문자가 들어 있지 않다면, 지금까지 받은 동의로는 생일 문자를 보낼 수 없습니다.

이 동의는 환자가 원할 때 언제든 거둘 수 있어야 합니다. 생일 문자 끝에 받지 않으려면 어떻게 하는지를 쓰고, 그 요청이 오면 차트의 생일 문자 동의 표시를 그날 지웁니다.

생일 문자가 광고성 정보인 까닭

방송통신위원회와 한국인터넷진흥원의 불법 스팸 방지 안내서는 광고성 정보가 아닌 정보로 몇 가지를 듭니다. 받는 사람이 요청해 보내는 정보, 맺은 계약을 이행하는 데 필요한 고지, 전송자의 재화와 관계없이 공익을 위해 무상으로 알리는 정보 같은 것입니다. 생일 축하는 이 가운데 어디에도 들지 않습니다. 환자가 요청한 것도 아니고 진료를 이행하는 고지도 아니어서, 영리를 목적으로 하는 의원이 보내는 생일 문자는 광고성 정보로 다룹니다.

그래서 생일 문자에는 문자의 첫머리에 광고임을 밝히는 표시를 하고, 의원 이름과 연락처, 수신을 거부하는 방법을 넣습니다. 축하 한마디만 담은 문자라도 이 꼴은 같고, 광고 표시를 문자 끝에 작게 붙이는 식으로 흐리지 않습니다.

생일 문자에 쓰지 않는 말

동의를 다 받았어도 생일 문자에 쓰지 않는 말이 있습니다. 「혈압 관리 잘 하시고」처럼 환자의 진료 내용을 아는 듯한 인사는 진료 기록을 생일 문자에 끌어 쓴 것이라, 생일 문자 동의의 범위를 넘습니다. 생일을 맞아 진료비를 깎아 주거나 선물을 주겠다는 말은 환자를 의원으로 부르는 혜택으로 읽혀, 축하가 아니라 진료를 권하는 문자가 됩니다.

생일과 나이를 묶어 「올해 ○○세가 되셨으니 검진을 받으세요」처럼 쓰는 것도 같습니다. 생년월일로 나이를 셈해 진료를 권하는 문자는 생일 축하라는 동의의 쓰임을 넘고, 진료를 소개하는 광고성 정보가 됩니다. 생일 문자에는 축하와 의원 이름까지만 씁니다.

문자 말고 할 수 있는 것

진료하러 온 날이 마침 환자의 생일이라면, 접수에서 생년월일로 본인을 확인하는 그 순간에 말로 축하를 건넬 수 있습니다. 이때 생년월일은 본인 확인이라는 받은 까닭 안에서 쓰였고, 축하는 따로 보내는 연락이 아니라 그날의 대화입니다. 생일 문자를 위해 동의를 새로 받기 어려운 의원이라면 이 길만으로도 환자에게 마음을 전할 수 있습니다.

다만 대기실에 다른 환자가 있을 때 「오늘 생신이시네요」처럼 크게 말하면, 다른 사람이 그 환자의 생일과 나이를 듣게 됩니다. 축하는 접수 창구에서 환자에게만 들리게 짧게 하고, 생년월일이나 나이를 소리 내어 읽지 않습니다.

생일 문자 동의서에 쓸 것

생일 문자의 동의서는 환자가 읽고 무엇에 동의하는지 알 수 있게 짧은 항목으로 씁니다. 생일 문자를 받겠다는 동의와 광고성 정보를 받겠다는 동의는 근거가 다르므로, 두 항목을 각각 표시하게 하고 한쪽만 표시한 환자에게는 생일 문자를 보내지 않습니다.

생일 문자를 그만둘 때

의원이 생일 문자를 더는 보내지 않기로 했다면, 생일 문자를 위해 받은 정보도 그 쓰임이 끝난 것입니다. 개인정보 보호법은 쓰임을 다한 개인정보를 지체 없이 파기하게 하므로, 생일 문자 동의서를 받으며 따로 남긴 생일 날짜와 생일 문자용 번호는 지우고 동의 표시도 지웁니다. 진료에 쓰는 생년월일은 진료 기록의 일부이므로 지우지 않습니다.

그만두는 날을 정했다면 그 뒤로 나갈 생일 문자가 발송 프로그램에 예약되어 있지 않은지를 함께 따집니다. 자동 발송은 의원이 그만두기로 한 뒤에도 정해진 날이 오면 나갈 수 있어, 그만둔 줄 알았던 생일 문자가 몇 달 뒤 한 환자에게 도착하는 일이 생깁니다.

동의 없이 나가거나 엉뚱한 날 가는 생일 문자

첫째는 예약 프로그램이나 문자 발송 프로그램에 생일 자동 발송이 기본으로 들어 있어, 의원이 모르는 사이에 생일 문자가 나가는 것입니다. 프로그램을 들일 때 생일 자동 발송이 있는지, 처음부터 발송하도록 설정된 채 오는지를 설정 화면에서 따지고, 동의가 없는 환자에게 나가지 않게 보내는 대상을 동의가 있는 환자로 좁힙니다.

둘째는 예전 회원 가입이나 이벤트 참여 때 받은 동의를 생일 문자의 동의로 여기는 것입니다. 그때 받은 동의서의 쓰임에 생일 문자가 적혀 있지 않았다면 그 동의는 생일 문자의 근거가 되지 않습니다.

셋째는 차트의 생년월일을 그대로 생일로 셈하는 것입니다. 차트에는 대개 양력 생년월일이 들어 있지만, 음력 생일을 쇠는 환자도 있고 신분증의 생년월일과 실제 생일이 다른 환자도 있습니다. 동의서를 받을 때 생일 문자를 받을 날을 환자에게 물어 그 날짜를 따로 남기면, 엉뚱한 날 축하가 가는 일이 없습니다.

넷째는 생일 문자를 보내는 날을 생일 당일로만 정해 두고 그날이 휴진일인지를 따지지 않는 것입니다. 생일 문자를 받은 환자가 고마운 마음에 의원에 전화를 걸었는데 그날이 휴진이면 받을 사람이 없습니다. 생일이 휴진일이나 주말이면 그 앞의 진료일에 보내도록 발송 규칙을 정합니다.

소식 수신을 거부한 환자

병원 소식 안내의 수신을 거부한 환자는 광고성 정보를 받지 않겠다고 한 것이므로, 생일 문자 동의가 따로 남아 있어도 생일 문자를 보내지 않습니다. 생일 문자 역시 광고성 정보로 나가기 때문에, 한쪽의 거부는 다른 쪽에도 미칩니다.