전자차트 자료를 성과 점검에 쓰는 방법

목록이 아니라 수로 꺼내기

목록부터 내려받으면

숫자 하나를 얻으려고 환자 목록부터 내려받으면, 이름과 연락처, 진료 내용이 든 파일이 차트 밖으로 나옵니다. 그 파일은 성과 점검에는 필요 없는 정보까지 담고 있어, 파일이 남아 있는 동안 지켜야 할 것만 늘어납니다.

통계 화면에서 수로 바로 꺼내면 사람을 알 수 있는 정보가 처음부터 차트 밖으로 나오지 않습니다. 개인정보를 지키는 가장 단단한 방법은 꺼낸 정보를 잘 지우는 것보다, 필요 없는 정보를 처음부터 꺼내지 않는 것입니다.

통계 화면의 수는 차트가 셈한 것이어서, 목록을 내려받아 사람이 세는 것보다 셈이 틀릴 여지도 적습니다. 목록으로 세면 같은 환자를 두 번 세거나 빠뜨리는 일이 생길 수 있지만, 통계 화면은 같은 조건이면 같은 수를 냅니다.

통계 화면에서 뽑는 차례

먼저 성과 점검에 쓸 숫자를 목록으로 정합니다. 그다음 전자차트의 통계 화면에서 그 숫자를 하나씩 찾아, 기간과 진료과 같은 조건을 넣고 수를 뽑습니다. 진료과가 하나뿐인 의원이라면 기간만 넣으면 됩니다. 뽑은 수는 성과 관리 엑셀의 그달 칸에 옮기고, 통계 화면에서 찾지 못한 숫자는 따로 표시해 목록으로 셀 숫자로 정합니다.

통계 화면의 숫자를 엑셀에 옮길 때는 화면을 캡처해 파일로 남기지 않고 숫자만 옮겨 씁니다. 통계 화면의 한쪽에 환자 이름이 함께 뜨는 차트라면, 캡처한 그림에 그 이름이 함께 남습니다.

통계 화면에서 찾지 못한 숫자가 있다면, 목록을 내려받기 전에 차트 회사의 사용 안내나 고객 지원에 그 숫자를 뽑는 화면이 있는지를 먼저 묻습니다. 차트마다 통계 화면의 이름과 위치가 달라, 쓰는 사람이 찾지 못했을 뿐 화면이 있는 경우가 있습니다.

차트의 초진과 성과 점검의 신환

전자차트의 초진 표시는 진찰료를 셈하는 기준을 따르는 경우가 있습니다. 이런 차트에서는 예전에 진료를 받았던 환자도 치료가 끝난 뒤 일정 기간이 지나 다시 오면 초진으로 표시될 수 있어, 차트의 초진 수가 처음 의원에 온 환자의 수보다 크게 나옵니다. 지난해 치료가 끝난 환자가 올해 다른 증상으로 다시 와 초진으로 표시되었다면, 그 환자는 차트의 초진 수에는 들지만 마케팅이 새로 데려온 환자는 아닙니다.

그래서 성과 점검의 신환 수는 초진 건수가 아니라, 그달에 차트가 새로 만들어진 환자의 수로 뽑습니다. 통계 화면에 신규 등록 환자 수가 있다면 그 숫자를 쓰고, 없다면 차트 번호가 새로 매겨진 수로 셉니다. 신규 등록 환자 수와 초진 건수를 함께 뽑으면, 그 차이로 그달 다시 온 예전 환자가 얼마나 되는지도 함께 알 수 있습니다.

진료 항목별 신환 수

진료 항목별 신환 수는 차트의 진료 항목 코드나 처치 코드로 뽑습니다. 차트의 코드는 마케팅에서 쓰는 진료 이름과 다르게 묶여 있을 수 있으므로, 코드 하나하나를 마케팅의 진료 이름에 잇는 짧은 표를 한 번 만듭니다. 코드가 여럿인 진료라면 그 코드들을 한 진료 이름 아래에 모아, 코드별로 뽑은 수를 진료 이름별로 더합니다.

상담만 하고 처치 코드가 남지 않는 진료는 표에서 「상담」 같은 이름 하나로 묶어, 코드가 없다는 까닭으로 진료 항목별 수에서 빠지지 않게 합니다.

목록을 내려받아야 할 때

통계 화면으로 나오지 않는 숫자는 목록을 내려받아 셉니다. 내려받는 화면에서 칸을 정할 수 있다면 날짜, 신환 여부, 진료 항목, 경로 칸만 넣고, 이름과 연락처, 주민등록번호, 진료 내용의 칸은 처음부터 넣지 않습니다. 칸을 정할 수 없는 차트라면 내려받은 직후 그 칸들을 먼저 지우고 나서 셈을 시작합니다.

셈은 내려받은 날 끝내고, 성과 관리 엑셀에는 경로별, 진료 항목별 수만 옮깁니다. 셈이 끝나면 내려받은 파일을 지우고, 지운 날과 셈한 숫자를 성과 관리 엑셀의 그달 칸 옆에 함께 남깁니다.

나이대와 사는 동

성과 점검에 신환의 나이대나 사는 동네가 필요할 때도 같은 길을 따릅니다. 통계 화면에서 나이대별, 동별 신환 수가 나온다면 그 수를 쓰고, 생년월일이나 주소가 든 목록은 내려받지 않습니다. 동네는 번지나 아파트 동 번호가 아니라 행정동 이름까지만 씁니다.

통계 화면에 나이대가 없고 목록으로 세야 한다면, 생년월일 칸 대신 나이대를 셈한 칸 하나만 남기고 생년월일 칸은 셈을 시작하기 전에 지웁니다. 나이대는 「20대」, 「30대」처럼 열 살 단위로 씁니다.

내원 경로 칸 꺼내기

내원 경로는 환자가 접수 서식에 표시한 칸을 접수 직원이 차트에 옮겨 남긴 것입니다. 경로 칸이 차트의 기본 칸으로 들어가 있다면 통계 화면에서 경로별 수가 나오지만, 메모 칸에 글로 남겨 왔다면 통계로는 나오지 않아 목록으로 셉니다.

메모 칸의 경로는 「블로그」, 「블로그 보고」처럼 같은 경로가 여러 말로 남아 있을 수 있습니다. 목록으로 셀 때는 같은 경로의 말을 한 줄로 모아 세고, 어느 말들을 한 경로로 모았는지를 셈한 숫자 아래에 씁니다. 이 모은 말의 목록이 길어진다면, 경로 칸을 메모 칸이 아닌 선택 칸으로 바꾸어 통계 화면에서 바로 나오게 할 수 있는지를 차트 회사에 묻습니다.

누가 꺼내나

전자차트에서 숫자를 꺼내는 일은 차트를 쓰는 권한이 있는 직원 한 사람이 맡고, 대행사나 바깥 사람에게 차트 계정을 열어 주지 않습니다. 대행사가 숫자를 필요로 하면 성과 관리 엑셀에 옮긴 수만 건넵니다. 차트 계정을 여러 사람이 함께 쓰면 누가 언제 무엇을 꺼냈는지가 차트 기록에 한 사람의 이름으로만 남아, 꺼낸 사람을 가릴 수 없게 됩니다.

전자차트 자료를 쓸 때의 착오

첫째는 통계 화면의 기간이 접수한 날 기준인지 진료한 날 기준인지 따지지 않고 뽑는 경우입니다. 예약을 받은 날로 세는 화면과 진료를 받은 날로 세는 화면은 달이 바뀌는 무렵에 숫자가 다르게 나옵니다. 성과 점검의 신환은 진료를 받은 날로 세므로, 화면의 기간 기준을 먼저 찾아 진료일 기준으로 뽑습니다.

둘째는 건강검진이나 예방접종처럼 마케팅과 이어지지 않는 방문까지 신환으로 세는 경우입니다. 이런 방문으로 처음 차트가 만들어진 환자가 많은 달에는 신환 수가 마케팅과 상관없이 늘어납니다. 마케팅 성과에 쓰는 신환 수는 진료 항목으로 이런 방문을 빼고 셉니다.

셋째는 접수만 하고 진료를 받지 않은 건이나 취소된 건이 통계에 들어 있는데 그대로 쓰는 경우입니다. 통계 화면의 조건에 진료 완료 건만 세는 선택이 있는지를 찾고, 없다면 목록에서 취소 건을 빼고 셉니다.

광고 경로의 신환

광고 성과 측정을 끝맺는 숫자는 전자차트의 경로 칸에서 나옵니다. 광고 계정은 클릭과 광고비를 보여 주지만 그 사람이 의원에 왔는지는 보여 주지 않으므로, 경로 칸에 광고를 표시한 신환의 수를 차트에서 꺼내 광고비를 그 수로 나눠야 신환 한 명당 광고비가 나옵니다. 이 수도 이름 없이 경로별 수로만 꺼냅니다. 광고를 여러 개 돌리고 있다면 경로 칸의 「광고」를 검색광고와 지도 광고처럼 나눈 의원만 광고별 신환 수를 꺼낼 수 있고, 나누지 않았다면 광고 전체의 신환 수로 광고비 전체를 나눕니다.