의원 신환 수 집계의 기준

마케팅의 신환과 건강보험의 초진

신환 수를 집계하기 전에 정할 것은 처음 진료를 받은 사람만 신환으로 셀지, 예전에 다녔던 사람이 다시 와서 초진으로 처리된 경우를 어떻게 셀지, 가족이 함께 처음 온 경우를 어떻게 셀지, 그리고 전자차트와 접수 기록 가운데 어느 쪽을 바탕으로 셀지입니다.

경우마다의 구분

환자가 오는 경우마다 건강보험에서의 구분과 신환 집계에서의 처리를 이어 놓았습니다.

건강보험의 초진을 그대로 쓰지 않는 까닭

건강보험의 초진과 재진은 진찰료를 어떻게 청구할지를 가르는 구분입니다. 치료를 마친 뒤 정해진 기간이 지나 같은 의원을 다시 찾으면, 예전에 다녔던 사람이라도 초진으로 처리되기도 합니다.

마케팅의 신환은 마케팅이 의원에 새로 데려온 사람을 세려는 숫자입니다. 예전에 다녔던 사람은 마케팅이 아니어도 의원을 이미 아는 사람이어서, 초진으로 처리되었더라도 신환에 넣으면 마케팅이 데려온 사람이 부풀어 나옵니다.

재초진을 가려내는 법

예전에 다녔던 사람이 다시 와서 초진으로 처리된 경우를 여기서는 재초진이라고 부릅니다. 재초진은 전자차트에서 그 사람의 등록번호에 예전의 진료 기록이 남아 있는지로 가려냅니다.

초진으로 처리된 사람 가운데 예전의 진료 기록이 있는 사람을 빼면, 의원에 처음 온 사람만 남습니다. 뺀 재초진은 버리지 않고 따로 세어, 오랜만에 돌아온 사람이 얼마나 되는지를 함께 읽습니다. 재초진의 수는 신환 기록 곁에 재초진이라는 이름의 칸으로 따로 남깁니다.

아주 오래된 기록

예전의 진료 기록이 아주 오래되어, 의원이 그 사람을 처음 오는 사람처럼 맞았을 수도 있습니다. 이런 경우를 위해 몇 해가 지난 기록은 없는 것으로 치고 신환으로 세는 의원도 있습니다.

그렇게 할지와 몇 해로 할지는 병원이 정합니다. 정했다면 그 기간을 기준에 함께 쓰고, 달마다 같은 기간으로 가려냅니다. 기간을 정하지 않은 의원은 예전의 진료 기록이 하나라도 있으면 재초진으로 셉니다.

가족이 함께 처음 온 경우

가족이 함께 와서 저마다 처음 진료를 받았다면, 진료를 받은 사람마다 한 사람씩 신환으로 셉니다. 한 번의 예약으로 왔더라도 진료를 받은 사람은 여럿이기 때문입니다.

다만 함께 온 가족 가운데 한 사람만 마케팅으로 의원을 알고 찾아왔고, 나머지는 그 사람을 따라왔을 수 있습니다. 그래서 가족이 함께 처음 온 날은 신환 기록에 가족 동반이라고 표시하고, 내원 경로는 예약한 사람의 경로를 함께 씁니다.

진료를 받지 않은 보호자

아이를 데리고 온 보호자처럼 함께 왔지만 진료를 받지 않은 사람은 신환으로 세지 않습니다. 접수에서 보호자의 이름과 연락처를 함께 받았더라도, 그 사람에게는 진료 기록이 없습니다.

그 보호자가 다음에 자신의 진료를 받으러 오면, 그날 처음 진료를 받은 것이어서 신환으로 셉니다. 보호자로 왔던 날의 접수 정보가 남아 있어도 신환에서 빼지 않습니다.

같은 날 두 진료과를 처음 받은 사람

진료과가 여럿인 의원에서 한 사람이 같은 날 두 진료과의 진료를 처음 받았다면, 의원의 신환으로는 한 사람으로 셉니다. 진료과마다 신환을 나누어 읽을 때에는, 그 사람이 먼저 진료를 받은 진료과의 신환으로 넣습니다.

진료과마다 따로 세면 같은 사람이 두 번 들어가, 진료과의 신환을 더한 수가 의원의 신환 수와 맞지 않게 됩니다.

원장을 따라온 환자

새 원장이 의원에 오면서, 그 원장이 예전에 진료하던 곳의 환자가 따라오기도 합니다. 이 환자들은 이 의원에서는 처음 진료를 받는 사람이어서 신환으로 셉니다.

다만 마케팅이 데려온 사람은 아니어서, 신환 기록에 원장을 따라온 환자라고 표시합니다. 새 원장이 온 달에 신환이 크게 늘었다면, 이 표시로 마케팅과 상관없이 늘어난 사람을 따로 셉니다.

신환 기록에 남기는 칸

정한 기준대로 세려면 신환 기록의 한 줄에 몇 가지 칸이 있어야 합니다. 등록번호, 첫 진료를 받은 날, 첫 진료의 진료과, 내원 경로입니다.

여기에 가족 동반, 원장을 따라온 환자처럼 마케팅 밖에서 온 신환을 가르는 표시 칸을 하나 더합니다. 표시 칸에 쓸 말은 미리 정한 몇 가지로만 쓰고, 접수가 그때마다 말을 지어내지 않게 합니다.

전자차트 기준으로 셀 때

전자차트를 기준으로 세면, 진찰료를 초진으로 처리한 기록의 수가 신환 수가 됩니다. 이 기준은 진료를 실제로 받은 사람만 세는 장점이 있지만, 재초진이 함께 들어갑니다. 전자차트는 진찰료를 청구하려고 쓰는 기록이어서, 마케팅의 신환을 가르는 칸이 따로 없는 일이 흔합니다.

전자차트 기준을 쓰는 의원은 그달의 초진 기록마다 예전의 진료 기록이 있는지를 가려내는 일을 함께 합니다. 이 일은 초진 기록이 적은 의원일수록 짧게 끝납니다.

접수 기록 기준으로 셀 때

접수 기록을 기준으로 세면, 새 등록번호를 받은 사람의 수가 신환 수가 됩니다. 이 기준은 의원에 처음 온 사람을 잘 가려내지만, 예약하며 등록만 하고 진료를 받지 않은 사람이 함께 들어갑니다. 온라인 예약을 받는 의원일수록 예약하며 등록만 한 사람이 늘어나서, 이 차이가 커집니다.

접수 기록 기준을 쓰는 의원은 새로 등록한 사람 가운데 그달에 진료 기록이 있는 사람만 셉니다. 등록만 하고 오지 않은 사람은 신환이 아니라, 예약하고 오지 않은 사람으로 따로 셉니다.

두 번 등록된 사람

같은 사람이 이름의 표기나 연락처가 달라 두 개의 등록번호로 등록되는 일이 있습니다. 이렇게 되면 예전의 진료 기록이 다른 번호에 남아 있어서, 재초진이 신환으로 들어갑니다.

새로 등록하는 사람은 생년월일과 연락처로 예전의 등록이 있는지를 접수에서 먼저 찾습니다. 두 번 등록된 것을 나중에 찾았다면, 두 번호를 하나로 합치고 그 사람을 그달의 신환에서 뺍니다.

두 기준의 차이

두 기준이 더 세거나 덜 세는 사람을 이어 놓았습니다. 어느 기준을 쓰더라도 표의 차이를 메우는 일을 함께 해야 신환 수가 맞습니다.

두 숫자를 달마다 맞대기

어느 기준을 바탕으로 쓰더라도, 전자차트의 초진 수와 접수의 새 등록 수를 달마다 나란히 놓습니다. 두 숫자의 차이는 흔히 재초진과 등록만 하고 오지 않은 사람에서 생깁니다.

두 숫자의 차이가 어느 달에 갑자기 벌어졌다면, 그달에 재초진이 몰렸는지, 접수의 등록 방식이 달라졌는지를 찾습니다. 차이가 달마다 비슷하게 이어진다면, 두 기록이 같은 사람들을 한결같이 세고 있다는 뜻입니다.

어느 기준으로 셀지

어느 기준을 바탕으로 쓸지는 병원이 정합니다. 접수에서 등록을 꼼꼼히 하는 의원이라면 접수 기록이, 접수의 등록이 흔들리는 의원이라면 전자차트가 바탕으로 알맞습니다.

한 번 정한 기준은 달마다 같게 씁니다. 어느 달은 전자차트로, 어느 달은 접수 기록으로 세면 두 달의 신환은 서로 다른 사람들을 센 숫자가 됩니다. 기준은 신환을 세는 사람이 매번 꺼내 읽을 수 있는 한 장의 글로 정리합니다.

광고를 눌러 돌아온 사람

예전에 다녔던 사람도 오랜만에 의원을 다시 찾을 때, 검색 결과의 광고를 눌러 예약하기도 합니다. 이 사람은 예전에 진료를 받은 적이 있어 신환으로 세지 않지만, 의원이 병원 검색광고 전환 추적을 설정해 두었고 추적 조건이 맞으면 광고 계정에는 전환으로 잡힙니다. 그래서 같은 달에도 광고 계정의 전환 수와 의원이 센 신환 수는 어긋날 수 있습니다.

보호자가 묻는 첫 진료

아이의 첫 진료를 앞둔 보호자는 생성형 검색에 아이의 나이와 동네를 넣어 의원을 묻습니다. 아이가 진료를 받고 나면 신환은 아이 한 사람이지만, 물음을 던진 사람은 보호자입니다. 물음을 던진 사람이 보호자이므로, 병원GEO진단을 받는 의원은 아이의 나이와 동네가 든 보호자의 물음으로 생성형 검색의 답을 읽어야 합니다.

기준을 정한 달에 할 일

기준을 정한 달에는 지난 몇 달의 신환도 새 기준으로 고쳐 셉니다. 새 기준으로 고쳐 센 앞의 달들이 있어야, 기준을 정한 뒤의 신환을 같은 잣대로 견줄 수 있습니다.