몰리기 전에 알리는 현황과 날짜
내시경 예약이 몰리는 시기에는 남은 예약 현황, 지금 예약하면 받을 수 있는 가장 이른 날, 그 날이 맞지 않을 때의 대체 일정을, 몰리기 시작하기 전에 알립니다. 대체 일정은 검진으로 받는 사람과 진료로 받는 사람에게 다른 길이 있어 두 줄로 나눠 씁니다. 알리기 시작하는 때는 지난해 같은 달의 월별 내시경 예약 기록에서 예약이 늘기 시작한 주로 정하고, 남은 예약 현황은 날짜 하나하나가 아니라 주 단위로 씁니다. 병의원마케팅에서 몰리는 시기의 안내가 늦어지는 까닭은 예약이 다 찬 뒤에야 마감을 알리기 때문이어서, 차기 전에 알리는 것이 이 안내의 핵심입니다.
연말에 내시경 예약이 몰리는 까닭 가운데 하나는 국가건강검진의 기간입니다. 공단은 일반건강검진의 검진기간을 매년 1월 1일부터 12월 31일까지로 안내하고, 암검진에는 검진기간 연장은 없다고 밝힙니다. 그래서 그해 검진을 미뤄 온 사람이 연말에 한꺼번에 날짜를 찾게 되고, 위내시경처럼 검진에 들어가는 내시경도 함께 몰립니다. 이 사실은 대체 일정을 안내할 때도 그대로 쓰입니다. 검진으로 받는 내시경은 해를 넘기면 그해 검진으로 받을 수 없으므로, 대체 일정은 검진으로 받는 사람과 진료로 받는 사람을 나눠 안내합니다.
언제 내시경을 받아야 하는지, 미뤄도 되는지는 그 사람의 몸 상태에 따라 의료진이 정할 일이어서 이 안내에 쓰지 않습니다. 증상이 있어 내시경을 받으려는 사람에게는 날짜를 기다리기 전에 진료를 먼저 받으라는 안내까지만 하고, 검사 시기는 진료에서 정한다고 밝힙니다.
네 줄을 싣는 곳은 사람이 날짜를 찾을 때 먼저 여는 곳입니다. 홈페이지 내시경 안내의 맨 위, 지도 서비스의 상세 설명, 접수대 안내판, 전화 안내 멘트가 그곳이고, 네 곳의 값은 같은 날 같은 값으로 고칩니다. 블로그 글마다 현황을 쓰면 지난 글에 지난 값이 남으므로, 블로그에는 현황을 직접 쓰지 않고 홈페이지 내시경 안내를 가리키는 한 줄만 씁니다.
몰리는 시기에 알릴 것과 쓰는 법
| 알릴 것 | 쓰는 법 | 피할 말 |
|---|---|---|
| 남은 예약 현황 | 주마다 예약 가능, 마감 가까움, 마감 가운데 하나로 씀 | 남은 예약이 몇 건이라는 숫자 |
| 지금 예약하면 가능한 가장 이른 날 | 안내를 고친 날짜와 함께 그날 기준의 가장 이른 날을 씀 | 곧, 금방 같은 말 |
| 검진으로 받는 사람의 대체 일정 | 그해 안의 남은 날과, 공단 검진기관 찾기로 다른 기관을 찾는 길 | 해를 넘겨도 된다는 말 |
| 진료로 받는 사람의 대체 일정 | 다음 달 이후 날짜를 미리 예약하는 길 | 검사를 미뤄도 된다는 말, 미루면 안 된다는 말 |
남은 수를 숫자로 쓰지 않는 까닭은 예약이 몰리는 동안 숫자가 하루에도 여러 번 바뀌어, 안내를 읽은 때와 전화한 때의 숫자가 다르게 되기 때문입니다. 가장 이른 날은 안내를 고친 날짜를 함께 써야 읽는 사람이 그 날이 언제 기준인지 알 수 있습니다. 진료로 받는 사람의 줄에서 미뤄도 된다는 말과 미루면 안 된다는 말을 모두 피하는 까닭은, 어느 쪽이든 검사 시기에 대한 의학적 판단이기 때문입니다.
알리기 시작할 때를 기록에서 정하는 순서
월별 내시경 예약 기록을 읽어 안을 만드는 일은 실장이, 알리기 시작하는 날과 마감 기준을 정하는 일은 원장이 맡습니다.
- 실장이 지난해의 월별 내시경 예약 기록에서 주마다 받은 예약 수와, 그 주에 예약할 수 있었던 수를 나란히 뽑습니다.
- 실장이 받은 수가 예약할 수 있던 수에 가까워지기 시작한 주를 표시합니다.
- 원장이 「마감 가까움」과 「마감」을 가르는 기준을 정합니다. 예를 들어 그 주에 예약할 수 있는 수의 얼마가 차면 마감 가까움으로 쓸지를 의원이 정한 값으로 씁니다.
- 원장이 표시된 주보다 앞선 주를 알리기 시작하는 날로 정하고, 그날 홈페이지 내시경 안내, 지도 서비스의 상세 설명, 접수대 안내판, 전화 안내 멘트에 표1의 네 줄을 싣게 합니다.
- 실장이 몰리는 동안 주마다 같은 요일에 현황과 가장 이른 날을 고치고, 고친 날짜를 안내에 함께 씁니다.
셋째 단계의 값은 의원이 정하는 것이어서 다른 의원의 값과 같을 까닭이 없습니다. 지난해 기록이 없는 의원은 올해 가을부터 주마다 받은 수를 기록해, 받은 수가 늘기 시작한 주를 그해 알리기 시작하는 날로 삼습니다. 검진과 진료로 나눈 수에서 몰림이 검진 쪽에서 왔다면 대체 일정 줄 가운데 검진으로 받는 사람의 줄을 먼저 싣고, 진료 쪽에서 왔다면 다음 달 이후 날짜를 미리 예약하는 길을 앞에 씁니다.
월별 내시경 예약 기록에서 읽는 칸
| 기록의 칸 | 읽는 것 | 정하는 것 |
|---|---|---|
| 주마다 받은 예약 수 | 예약이 늘기 시작한 주 | 알리기 시작하는 날 |
| 주마다 예약할 수 있었던 수 | 그 주에 더 받을 수 있었던 수 | 마감 가까움과 마감의 기준 |
| 검진과 진료로 나눈 예약 수 | 몰림이 검진에서 오는지 진료에서 오는지 | 대체 일정을 어느 쪽에 먼저 쓸지 |
| 예약 뒤 취소된 수 | 마감 뒤에 다시 열리는 날이 있는지 | 마감 뒤에도 취소 대기를 받을지 |
몰리는 시기의 현황과 가장 이른 날은 일주일 안에도 낡는 값이어서, 의원 밖으로 옮겨진 뒤에는 의원이 고칠 수 없는 곳에 지난 값이 남을 수 있습니다. 그래서 이 두 값은 늘 고친 날짜와 함께 싣고, 날짜 없는 숫자를 내보내지 않습니다. 고친 날짜는 「○월 ○일 기준」처럼 값 바로 옆에 붙여, 값만 떼어 옮겨져도 날짜가 함께 따라가게 합니다. 날짜가 값과 한 덩어리로 다니게 하는 이 방식은 의원 밖 답변에 진료과마다 갖춰 둘 값을 정할 때도 그대로 쓰여서, 진료과별 병원 GEO에서 내놓을 값 역시 고친 날짜를 곁에 적는 데서 출발합니다.
몰리는 동안 맡는 사람과 하는 말
몰리는 시기에는 같은 물음이 하루에도 여러 번 들어오므로, 누가 어떤 말을 하는지를 시작 전에 나눕니다.
- 원장: 마감 기준, 알리기 시작하는 날, 진료로 받는 사람에게 다음 달 이후 날짜를 권할 수 있는 범위를 정합니다. 증상이 있는 사람을 먼저 진료하는 방식이 필요하면 그것도 원장이 정합니다.
- 실장: 홈페이지, 지도 서비스, 접수대 안내판, 전화 안내 멘트 네 곳이 늘 같은 현황을 말하도록, 고칠 때마다 네 곳을 한 번에 고치고 고친 시각을 남깁니다.
- 접수 직원: 전화로 묻는 사람에게 안내에 실린 값과 고친 날짜를 그대로 말하고, 검진으로 받는지 진료로 받는지를 먼저 물어 대체 일정을 나눠 안내합니다. 증상을 말하는 사람에게는 날짜보다 진료를 먼저 받으라는 원장의 문구를 전합니다.
접수 직원이 남은 수를 짐작해 「아직 많아요」나 「거의 없어요」라고 말하면 안내판의 값과 어긋납니다. 접수 직원은 실장이 그 주에 고친 값만 말하고, 값이 바뀌었다고 느끼면 실장에게 알려 그날 고치게 합니다. 전화 안내 멘트도 같은 값을 말하도록, 실장이 현황을 고친 날에는 멘트의 날짜와 현황 낱말을 함께 바꿔 녹음합니다.
마감 뒤에 취소 대기를 받는다면 대기 명단은 접수 직원이 받되, 취소가 나면 이름을 올린 날짜 차례로 연락한다는 것을 명단에 올릴 때 말로 함께 알립니다. 연락을 받고 정한 시간 안에 답이 없으면 다음 사람에게 넘어간다는 것도 같은 때 알려, 대기한 사람이 연락을 놓치고도 자기 차례가 남아 있다고 여기지 않게 합니다.
내시경 예약이 몰리는 시기 자주 묻는 질문
12월에 검진 내시경 날짜를 못 잡은 사람에게는 무엇을 안내하나요?
공단은 전년도 미수검자가 공단에 신청하면 금년도 검진대상으로 추가등록이 가능하다고 안내하면서, 암검진은 비용 부담이 달라질 수 있으므로 공단 대표 번호나 가까운 지사로 물어 달라고 밝힙니다. 의원은 이 신청 길과 공단에 물어볼 곳만 알리고, 다음 해에 받으면 비용이 어떻게 되는지는 단정하지 않습니다. 그해 안에 다른 기관에서라도 받기를 원하는 사람에게는 공단의 검진기관 찾기를 함께 알립니다.
다른 검진기관을 알려 달라는 사람에게 가까운 의원 이름을 말해도 되나요?
특정 의원 이름을 대며 권하지 않고, 공단의 검진기관 찾기로 사는 곳 가까운 기관을 찾을 수 있다는 길만 안내합니다. 의원끼리 서로 환자를 보내는 방식은 환자를 소개하는 일과 닿을 수 있어, 몰리는 시기라도 길 안내로만 답합니다.
마감된 주에도 급하게 받아 달라는 연락은 어떻게 처리하나요?
접수 직원은 통화 중에 받을지를 정하지 않고, 증상이 있는지를 물어 있다면 진료 예약을 먼저 정합니다. 진료에서 의료진이 검사를 서둘러야 한다고 정한 경우의 날짜는 원장이 정한 방식에 따라 따로 잡고, 그 방식은 안내문에 싣지 않습니다. 안내문에 실으면 증상과 상관없이 급하다는 말이 늘어, 정작 서둘러야 할 사람을 가려내기 어려워질 수 있습니다.
연말에만 토요일 내시경을 더 열면 어떻게 알리나요?
더 여는 날이 정해지면 원장이 정한 날짜와 시간을 홈페이지 내시경 안내의 현황 줄에 넣고, 지도 서비스에는 끝나는 날이 정해진 임시 영업 일정으로 넣어 그날이 지나면 지웁니다. 더 여는 날에도 보호자 동반과 준비 시작 시각 같은 안내는 평일과 같게 씁니다. 더 여는 날의 예약은 현황 줄에서 따로 세어, 그날이 채워지는 차례도 다른 주와 같은 낱말로 알립니다.
몰리는 시기가 끝나면 안내는 언제 내리나요?
현황 줄이 모두 「예약 가능」으로 돌아온 주에 대체 일정 줄과 함께 내리고, 내린 날을 남깁니다. 내린 뒤에도 고친 날짜가 지난 값이 지도 서비스나 안내판에 남아 있지 않은지 실장이 한 번 더 맞대고, 다음 해 알리기 시작할 날을 정하는 데 쓰도록 그해의 주별 예약 수를 함께 정리합니다.