예산의 물음 다섯에 답하는 자료 다섯
마케팅 예산을 정하기 전에 모을 자료는 다섯입니다. 지난 열두 달의 달별 매출, 같은 기간의 신환 수와 신환이 처음 의원을 알게 된 경로, 전화와 예약 화면과 메신저로 들어온 문의의 수, 앞으로 석 달 동안 비어 있는 첫 진료 예약 칸, 그리고 지금 맺고 있는 마케팅 계약의 조건입니다.
다섯 자료는 예산이 답해야 하는 물음 다섯에 하나씩 닿습니다. 얼마까지 쓸 수 있는지는 매출이, 어느 경로에 쓸지는 신환의 경로가, 문의가 어디서 들어오는지는 문의 기록이, 늘어난 환자를 받을 수 있는지는 예약 칸이, 이미 정해져 바꿀 수 없는 돈이 얼마인지는 계약 조건이 답합니다. 자료 하나가 빠지면 그 물음은 짐작으로 채워집니다.
자료는 예산을 정하는 날보다 앞서 모읍니다. 다섯 가운데 예약 칸은 지난 기록이 아니라 앞으로의 달력이어서, 예산이 쓰일 석 달을 기간으로 삼습니다.
자료를 먼저 모으면 예산 금액보다 자료의 빈 곳이 먼저 드러납니다. 다섯 가운데 어느 자료가 의원에 없는지를 아는 것만으로도, 그해 예산과 함께 무엇을 기록하기 시작할지가 정해집니다.
이 글은 예산을 정하기 전에 모을 자료와 그 까닭을 다루며, 모은 자료로 예산 금액을 셈하는 방식은 다루지 않습니다.
자료 다섯과 꺼내는 곳
모을 자료와 각 자료가 답하는 물음, 꺼내는 곳은 아래와 같습니다.
| 자료 | 답하는 물음 | 꺼내는 곳 | 기간 |
|---|---|---|---|
| 달별 매출 | 얼마까지 쓸 수 있나 | 세무사에게 받는 손익계산서, 달별 진료비 수납 합계 | 지난 열두 달 |
| 신환 수와 처음 알게 된 경로 | 어느 경로에 쓸까 | 초진 문진표의 경로 칸, 접수 기록 | 지난 열두 달 |
| 들어온 문의의 수와 경로 | 문의가 어디서 들어오나 | 전화 수신 목록, 예약 화면의 접수 기록, 메신저 상담 목록 | 지난 열두 달 |
| 비어 있는 첫 진료 예약 칸 | 늘어난 신환을 받을 수 있나 | 예약 달력, 원장의 진료 시간표 | 앞으로 석 달 |
| 마케팅 계약의 조건 | 바꿀 수 없는 돈이 얼마인가 | 대행 계약서, 매체와 도구의 구독 약정 | 남은 계약 기간 |
둘째 줄과 셋째 줄을 따로 모으는 것은, 신환이 처음 알게 된 경로와 문의가 들어온 경로가 같지 않을 수 있기 때문입니다. 블로그 글로 의원을 알고 전화로 문의한 신환은, 경로 칸에는 블로그로, 문의 기록에는 전화로 남습니다.
첫째 줄의 매출은 손익계산서의 한 해 합계 하나가 아니라 달별로 받습니다. 매출이 높은 달과 낮은 달의 차이가 크다면, 예산도 달마다 같은 금액이 아니라 그 차이를 함께 놓고 정하게 됩니다.
넷째 줄의 예약 칸은 원장마다, 진료 항목마다 나누어 셉니다. 신환을 늘리려는 진료의 칸이 이미 차 있다면, 그 진료에 쓰는 예산은 늘어난 문의를 예약으로 받지 못한 채 쓰이게 됩니다.
다섯째 줄의 계약 조건에는 대행 계약만이 아니라 예약 도구, 상담 메신저, 홈페이지 호스팅처럼 마케팅에 쓰는 구독도 함께 듭니다. 이런 구독은 금액이 작아도 해마다 갱신되는 돈이어서, 예산에서 움직일 수 없는 금액에 함께 넣습니다.
계약서부터 모으는 차례
다섯 자료는 아래 차례로 모읍니다.
- 대행 계약서와 구독 약정을 모아, 남은 기간과 그동안 나갈 금액을 한 줄씩 씁니다.
- 세무사에게 지난 열두 달의 달별 손익계산서를 요청합니다.
- 접수 기록에서 같은 열두 달의 신환 수를 달별로 세고, 문진표의 경로 칸을 경로별로 셉니다.
- 전화 수신 목록과 예약 화면, 메신저 상담 목록에서 문의 수를 달별, 경로별로 셉니다.
- 예약 달력에서 앞으로 석 달의 빈 첫 진료 칸을 진료 항목별로 셉니다.
첫째 단계가 계약서인 것은, 계약에 묶인 금액이 예산을 정하는 날 이미 정해진 돈이기 때문입니다. 남은 계약 기간 동안 나갈 금액을 먼저 빼 놓아야, 나머지 자료로 정하는 것이 실제로 움직일 수 있는 금액이 됩니다. 계약서가 여러 장이라면 계약마다 남은 기간이 달라, 가장 먼저 끝나는 계약의 날을 맨 위에 씁니다.
둘째 단계는 세무사의 일정에 따라 받는 데 며칠이 걸릴 수 있어, 첫째 단계와 같은 날 요청합니다. 받는 동안 셋째부터 다섯째 단계를 이어 갑니다.
셋째 단계에서 문진표의 경로 칸이 비어 있는 신환은 「모름」으로 따로 셉니다. 모름이 신환의 절반을 넘는다면, 그 해의 경로 자료로는 어디에 쓸지를 정하기 어렵다는 것도 함께 씁니다.
넷째 단계의 전화 수신 목록은 통신사나 전화 장비에서 내려받는 기간에 한도가 있을 수 있어, 지난 열두 달이 남아 있지 않다면 남아 있는 기간만 쓰고 그 기간을 자료 옆에 씁니다.
다섯째 단계의 빈 칸은 이미 예약된 재진 칸을 빼고, 첫 진료로 열 수 있는 칸만 셉니다. 원장에게 앞으로 석 달 안에 학회나 휴가 일정이 있다면, 그날의 칸도 빈 칸에서 뺍니다.
자료가 없을 때 대신 쓰는 것
다섯 자료 가운데 의원에 남아 있지 않은 것이 있다면, 아래의 대신 쓰는 자료로 채우고 그 사실을 함께 씁니다.
| 없는 자료 | 대신 쓰는 자료 | 대신 쓰며 함께 쓸 것 |
|---|---|---|
| 달별 손익계산서 | 카드 매출 내역과 현금 수납 기록의 달별 합계 | 비용 쪽이 빠져 있다는 것 |
| 문진표의 경로 칸 | 이번 달부터 문진표에 경로 칸을 더해 모은 몇 주의 기록 | 기간이 짧다는 것 |
| 문의 기록 | 접수 직원이 한 주 동안 손으로 센 문의 수 | 한 주의 숫자라는 것 |
| 대행 계약서 원본 | 대행사에 요청해 받은 계약서 사본 | 원본과 같은지 서명을 맞대었다는 것 |
첫째 줄의 카드 매출과 현금 수납은 매출 쪽만 보여 주어, 얼마까지 쓸 수 있는지를 정하기에는 반쪽입니다. 이 자료로 정한 예산은 이듬해 손익계산서를 받은 뒤 그 숫자와 함께 새로 읽습니다.
둘째 줄과 셋째 줄처럼 기간이 짧은 자료로 정한 예산은, 기간이 짧다는 것을 예산 문서에 함께 남겨, 석 달 뒤 자료가 모인 달에 금액을 새로 정할 날을 미리 달력에 씁니다.
셋째 줄의 손으로 센 문의는 요일마다 다를 수 있어, 한 주 안의 진료일을 모두 셉니다.
넷째 줄의 사본은 받은 날을 함께 남깁니다. 계약 기간 안에 조건을 고친 부속 합의가 있다면 그것도 함께 요청합니다.
기간이 다른 자료와 갱신 조건을 빼고 읽은 계약서
첫째는 다섯 자료를 서로 다른 기간으로 모으는 것입니다. 매출은 지난 한 해로, 신환은 최근 석 달로 모으면, 신환 한 명에 드는 매출을 셈하면 분자와 분모가 다른 기간의 숫자가 되어 그 셈이 맞지 않습니다. 기간이 다른 자료가 함께 들어왔다면, 짧은 쪽 기간에 맞추어 긴 쪽 자료를 잘라 씁니다.
둘째는 계약서에서 금액만 읽고, 자동 갱신의 날과 해지를 알려야 하는 기한을 읽지 않는 것입니다. 예산을 줄이기로 정한 뒤에야 그 기한이 지났다는 것을 알면, 줄이기로 한 금액이 갱신된 계약 기간만큼 그대로 나갑니다. 계약서의 금액 옆에는 갱신일과 해지 통보 기한을 함께 씁니다. 그 기한이 예산을 정하는 날보다 앞이라면, 예산 회의 전에 그 계약부터 따로 정합니다.
마케팅 예산 결정 전 자료 자주 묻는 질문
자료를 모으는 데 얼마나 걸리나요?
계약서와 예약 달력은 의원 안에 있어 하루 안에 모을 수 있고, 손익계산서는 세무사의 일정에 달려 있습니다. 예산을 정할 날을 먼저 정하고, 그날에서 거꾸로 셈해 손익계산서 요청일을 정합니다.
개원한 지 한 해가 안 되었으면 어떻게 하나요?
열두 달이 없다면 개원한 달부터의 기록을 쓰고, 그 기간이 몇 달인지를 자료 옆에 씁니다. 개원 첫 달은 개원을 알리는 일로 숫자가 다른 달과 다를 수 있어, 첫 달을 뺀 숫자도 함께 셉니다. 개원 전에 맺은 마케팅 계약은 남은 기간을 개원일이 아니라 계약서에 정한 시작일부터 셉니다.
세무사에게는 무엇을 요청하나요?
지난 열두 달의 손익계산서를 달별로, 그리고 광고선전비처럼 마케팅에 든 비용이 어느 계정과목에 들어갔는지를 함께 요청합니다. 마케팅 비용이 여러 계정과목에 흩어져 있다면, 그 목록을 받아 다섯째 자료인 계약서의 금액과 맞댑니다.
이 자료를 해마다 새로 모아야 하나요?
계약 조건과 예약 칸은 예산을 정하는 날마다 새로 모읍니다. 매출과 신환, 문의 자료는 달마다 한 줄씩 이어 쓰는 표로 만들면, 이듬해에는 열두 줄을 새로 세지 않고 그 표에서 꺼내 씁니다.
대행사가 예산안을 먼저 보내오면 어떻게 하나요?
예산안은 받되, 다섯 자료를 모은 뒤에 읽습니다. 예산안에 든 숫자 가운데 다섯 자료와 맞지 않는 것이 있다면, 그 숫자의 출처를 대행사에 요청하는 것부터 합니다. 예산안에 든 채널 가운데 신환의 경로 칸에 한 번도 나오지 않은 채널이 있다면, 그 채널의 금액은 시험으로 따로 정하고 기간을 함께 씁니다.
문의 경로와 계약서가 닿는 곳
셋째 자료에서 검색광고로 들어온 문의를 따로 셀 수 있다면, 의원은 그 숫자를 바탕으로 병원 검색광고 입찰을 새로 정합니다. 클릭 한 번에 쓸 금액을, 문의 한 건으로 이어지기까지 든 클릭의 수와 함께 놓고 셈하는 것입니다. 입찰가를 올리는 것과 하루예산을 늘리는 것은 예산에서 다른 줄이어서, 이 숫자를 보고 둘 가운데 어느 쪽을 움직일지를 정합니다.
다섯째 자료인 대행 계약서는 금액과 함께 맡긴 일의 범위가 들어 있는 문서입니다. 범위와 금액을 나란히 놓으면, 의원은 병원 마케팅 대행 비용을 금액 하나가 아니라 맡긴 일의 목록과 함께 읽게 됩니다.
자료 목록을 예산 문서의 첫 장으로
다섯 자료의 목록은 예산 문서의 첫 장에 놓고, 자료마다 기간과 꺼낸 곳, 모은 날을 씁니다. 예산을 정한 뒤 몇 달이 지나 금액을 새로 읽는 날, 그 금액이 어떤 숫자를 보고 정한 것인지를 첫 장에서 바로 찾을 수 있습니다. 대신 쓴 자료가 있었다면 그 줄에 표시해, 원래 자료가 모인 해에 어느 금액부터 새로 정할지를 함께 남깁니다.