소규모 의원 마케팅 업무의 주간 일정표

재료가 생기는 주기로 나누는 매주의 일과 달마다의 일

재료가 자주 생기는 일은 매주 칸에 넣습니다. 리뷰와 온라인 문의는 날마다 들어오고, 진료 시간이나 휴진 같은 사실은 언제 바뀔지 모르니 한 주에 한 번은 점검해야 합니다. 대행이 보낸 원고도 대개 주 단위로 옵니다. 이런 일은 재료가 다음 주로 넘어가기 전에 처리해야 해서 매주 칸에 들어갑니다.

재료가 천천히 생기는 일은 달마다 칸에 넣습니다. 블로그 글의 주제는 계절이 바뀌거나 진료실에서 같은 물음이 몇 번 되풀이될 때 생기는데, 그런 변화는 한 달쯤은 지나야 드러납니다. 매주 주제를 새로 정하려 하면 재료가 없어 억지로 짜낸 주제가 나옵니다.

판단에 긴 기간이 필요한 일도 달마다 칸에 넣습니다. 문의 수나 예약 수 같은 성과 숫자는 한 주만 보면 날씨나 연휴 때문에 크게 흔들려, 그 숫자로 광고를 고치면 우연에 맞춰 고치게 됩니다. 성과 숫자는 한 달을 모아 지난달과 견주는 일로 정해, 매주 칸에는 넣지 않습니다.

재료가 언제 생길지 모르는 일은 따로 다룹니다. 진료 시간이 바뀌거나 갑자기 휴진하게 되는 일은 매주 정한 요일을 기다릴 수 없습니다. 그래서 일정표의 매주 칸에는 이런 사실을 「점검하는」 요일을 두고, 실제로 사실이 바뀌면 그날 바로 고친다는 원칙을 일정표 맨 위에 함께 씁니다. 매주 점검은 놓친 변경을 찾아내는 그물이고, 변경을 고치는 일 자체는 요일을 기다리지 않습니다.

소규모 의원에서 이런 일정표가 필요한 것은, 마케팅 일이 대개 한두 사람의 기억에 기대어 돌아가기 때문입니다. 원장이나 실장이 「이번 주에 리뷰 답했나」를 기억으로 따지면, 바쁜 주에는 빠진 일이 빠진 줄도 모르고 지나갑니다. 일정표는 할 일을 늘리는 표가 아니라, 정한 요일에 그 일을 했는지 안 했는지가 드러나게 하는 표입니다.

일마다 매주와 달마다를 가르는 표

다섯째 줄은 재료가 날마다 생기는데도 달마다 칸에 들어가는 일입니다. 문의와 예약은 날마다 기록되지만, 그 숫자로 무엇을 고칠지를 판단하려면 한 달은 모아야 합니다. 그래서 숫자를 기록하는 일은 접수에서 날마다 하고, 숫자를 견주어 판단하는 일만 달마다 칸에 넣습니다. 기록과 판단을 같은 칸에 넣으면 둘 다 어긋납니다. 셋째 줄의 대행 원고는 대행이 보내는 주기를 따르므로, 대행이 두 주에 한 번 보낸다면 그 의원에서는 두 주마다 칸이 됩니다. 칸은 일의 이름이 아니라 재료가 실제로 들어오는 주기로 정합니다.

주간 일정표를 만드는 차례

1. 실장이 두 주 동안 주간 업무 기록에 마케팅 일을 남기고, 일마다 재료가 들어온 날과 처리한 날을 함께 씁니다.
2. 원장과 실장이 기록의 일을 재료의 주기와 판단의 기간으로 나누어 매주 할 일과 달마다 할 일로 가릅니다.
3. 실장이 근무표를 놓고 매주 할 일마다 그 일을 할 사람이 근무하는 요일 가운데 맞는 요일을 정합니다.
4. 달마다 할 일은 그달의 어느 주에 할지를 정합니다.
5. 정한 요일과 주를 한 장의 표로 만들어, 일을 맡은 사람이 늘 눈이 가는 곳에 놓습니다.

셋째 단계에서 요일을 정할 때는 재료가 들어오는 때를 따릅니다. 주말 동안 들어온 리뷰와 문의는 월요일에 몰려 있으므로 월요일에 처리하고, 다음 주의 진료 사실 점검은 주말 전인 금요일에 합니다. 대행 원고 검토는 원장이 진료 문장을 함께 확인해야 하므로, 원장의 진료가 덜 붐비는 요일로 정합니다.

넷째 단계에서 달마다 할 일의 주를 정할 때는 순서를 따릅니다. 성과 숫자는 달이 끝난 뒤 첫 주에 견주고, 그 결과로 다음 달 블로그 주제를 셋째 주쯤 정하면, 숫자에서 본 것이 주제에 이어집니다.

첫째 단계에서 재료가 들어온 날과 처리한 날을 함께 쓰는 것은, 두 날 사이의 간격이 그 일의 주기를 알려 주기 때문입니다. 리뷰가 월요일에 들어와 목요일에 답했다면 그 사이 사흘이 비고, 그런 일이 매주 되풀이된다면 리뷰 답하기는 월요일 칸에 넣어야 할 일입니다. 반대로 블로그 주제처럼 재료가 들어온 날을 꼽기 어려운 일은, 그 일이 두 주 동안 한 번도 생기지 않았다면 매주 칸의 일이 아니라는 뜻입니다.

직원 둘인 의원의 주간 일정표 예

이 표는 수요일 내원이 적은 의원을 예로 든 것입니다. 수요일이 붐비는 의원이라면 원고 검토는 그 의원의 요일별 내원 기록에서 한가한 요일로 옮깁니다. 표의 칸을 채우는 일보다 각 일이 그 요일에 놓인 까닭을 아는 것이 중요합니다. 까닭을 알면 근무표가 바뀌었을 때 일을 어디로 옮길지를 스스로 정할 수 있습니다. 화요일과 목요일처럼 표에 빈 요일이 있는 것도 일부러 비운 것입니다. 소규모 의원의 일정표는 요일마다 일을 채우기보다, 진료가 밀린 주에 일을 옮겨 놓을 빈 요일을 남기는 편이 오래 갑니다.

주간 일정표를 만들 때 흔한 실수

첫째로 흔한 실수는 모든 일을 매주 칸에 넣는 것입니다. 블로그 주제나 성과 숫자까지 매주 정하고 견주려 하면, 일정표는 꽉 차지만 매주 할 거리가 없는 칸이 생기고, 그 칸을 채우려고 억지로 일을 만듭니다. 일정표가 지켜지지 않는 의원의 상당수는 일이 너무 많아서가 아니라 할 거리 없는 칸이 많아서 일정표를 믿지 않게 된 경우입니다.

둘째는 요일을 근무표와 맞추지 않는 것입니다. 원고 검토를 금요일에 두었는데 그 일을 맡은 직원이 금요일에 쉬면, 원고는 다음 주까지 밀립니다. 요일은 일이 아니라 사람의 근무에 맞춰 정해야 합니다.

셋째는 성과 숫자를 매주 보고 매주 고치는 것입니다. 한 주 문의가 줄었다고 광고 문구를 바꾸고, 다음 주 문의가 늘었다고 다시 바꾸면, 무엇이 효과를 냈는지 끝내 알 수 없습니다.

넷째는 대행에 맡긴 일을 일정표에서 빼는 것입니다. 대행이 글을 쓰고 광고를 운영해도, 원고를 검토하고 진료 사실을 건네는 일은 의원에 남습니다. 대행에 맡긴 일일수록 의원이 받아서 할 일을 요일로 넣어야, 대행의 일정과 의원의 일정이 어긋나지 않습니다. 병원 마케팅 대행 비용의 방식도 이 일정과 맞추어 따집니다. 매주 칸에 놓이는 일을 맡긴다면 달 단위로 정한 비용이, 달마다 칸의 일을 맡긴다면 일 단위로 정한 비용이 일의 모양과 어울립니다.

다섯째는 일정표에 일만 쓰고 맡는 사람을 쓰지 않는 것입니다. 「월요일, 리뷰 답하기」만 있고 누가 하는지가 없으면, 직원 둘이 서로 상대가 했으리라 여겨 아무도 하지 않는 주가 생깁니다. 맡는 사람 칸은 이름이 아니라 「오전 근무 직원」처럼 근무로 쓰면, 근무표가 바뀌어도 칸을 고칠 일이 줄어듭니다.

일정표를 처음 쓴 달의 말에는, 그달 정한 요일에 하지 못한 칸마다 표시를 하고, 표시의 수와 표시가 몰린 요일이 어느 근무의 요일인지를 원장에게 알려 다음 달 요일을 정하는 근거로 씁니다.