1인 의원의 진료 시간과 마케팅 시간 나누기

세 방식과 그 방식이 맞는 의원

고정 블록은 내원이 뚜렷하게 적은 요일과 시간대가 있는 의원에 맞습니다. 요일별 내원 기록에서 화요일 오후처럼 늘 한가한 때가 보이면, 그 시간의 앞이나 뒤에 블록을 두어 진료가 흔들리지 않게 합니다. 블록은 진료 시간 바깥, 곧 문을 열기 전이나 점심시간 끝에 이어 정하면 진료 시간표를 고치지 않아도 됩니다. 반대로 요일마다 내원이 골고루 많은 의원에서는 블록을 어디에 두어도 진료와 부딪칩니다.

휴진일 활용은 진료 시간표에 쉬는 반나절이 있는 의원에 맞습니다. 진료가 없어 끊길 일이 없고, 긴 글을 읽거나 촬영을 하기에 좋습니다. 다만 1인 의원의 휴진일은 원장이 쉬는 유일한 날인 경우가 많아, 그 시간을 마케팅에 쓰면 몇 달 뒤 원장의 쉼이 무너집니다. 그래서 휴진일 전체가 아니라 그 일부, 예를 들어 오전의 두 시간만 정해 쓰는 것이 이어 가는 데 맞습니다.

짧은 반복은 내원이 골고루 많아 블록을 둘 데가 없는 의원에 맞습니다. 날마다 진료를 마친 뒤나 점심의 몇 분을 마케팅에 쓰는 방식이어서, 한 번에 할 수 있는 일은 작지만 매일 이어집니다. 리뷰를 읽고 답할 것을 추리거나, 바뀐 진료 사실을 고치는 일처럼 작은 일이 밀리지 않게 하는 데 쓸모가 있습니다.

1인 의원에서 마케팅 시간을 따로 떼어 정해야 하는 것은, 정하지 않으면 마케팅이 진료 사이사이로 스며들기 때문입니다. 대행의 메시지에 진료 중에 답하고, 리뷰 알림을 환자가 들어오기 직전에 열어 보는 일이 거듭되면, 원장은 마케팅에 시간을 얼마나 쓰는지 모르는 채 진료의 흐름만 자주 끊깁니다. 방식을 하나 정하면 그 밖의 시간에는 마케팅을 열지 않는다는 선도 함께 생깁니다.

세 방식의 비교

세 방식은 하나만 쓸 필요가 없습니다. 짧은 반복으로 작은 일이 밀리지 않게 하고, 한 달에 한두 번 고정 블록이나 휴진일의 일부로 긴 일을 하는 식으로 섞어 쓰는 의원이 많습니다. 섞을 때도 근거는 같아서, 긴 일을 할 시간은 요일별 내원 기록에서 한가한 때를 찾아 정합니다. 섞어 쓸 때 주의할 것은 짧은 반복의 몇 분에 긴 일을 시작하지 않는 것입니다. 긴 글의 검토를 짧은 반복에 시작하면 끝내지 못한 채 다음 날로 넘어가고, 다음 날에는 처음부터 다시 읽게 됩니다.

요일별 내원 기록으로 방식을 정하는 차례

1. 실장이 지난 석 달의 요일별 내원 기록에서 요일과 시간대마다 평균 내원 수를 뽑습니다.
2. 원장이 진료 시간표에서 진료하지 않는 시간, 곧 문을 열기 전, 점심시간, 휴진하는 반나절을 표시합니다.
3. 원장과 실장이 첫째 단계에서 내원이 뚜렷이 적은 때가 진료하지 않는 시간과 이어져 있는지 찾습니다.
4. 이어진 때가 있으면 그때에 고정 블록을 두고, 없으면 짧은 반복을 바탕으로 하고 긴 일은 휴진일의 일부로 돌립니다.
5. 정한 방식을 한 달 써 보고, 블록을 진료 때문에 건너뛴 날이 몇 번이었는지를 셉니다.

첫째 단계에서 석 달을 뽑는 것은, 한두 주의 기록으로는 우연히 한가했던 날과 늘 한가한 때를 가르기 어렵기 때문입니다. 석 달 동안 같은 요일 같은 시간대가 늘 적었다면, 그때는 블록을 두어도 진료와 덜 부딪힙니다.

둘째 단계에서 진료하지 않는 시간을 표시하는 것은, 블록을 진료 시간 바깥에 두기 위해서입니다. 진료 시간 안에 블록을 두면 그 시간에 진료를 받지 않는다는 것을 환자와 지도 정보에 함께 알려야 하지만, 문을 열기 전이나 점심시간 끝에 이어 정하면 알릴 것이 생기지 않습니다. 다만 문을 열기 전의 시간을 쓸 때는 그날 진료 준비가 밀리지 않을 만큼만 씁니다.

다섯째 단계에서 건너뛴 날을 세는 것은 방식이 맞는지를 판단하는 가장 단순한 길입니다. 한 달에 블록을 절반 넘게 건너뛰었다면, 그 요일은 블록에 맞지 않는 요일이거나 의원이 블록보다 짧은 반복에 맞는 의원입니다.

진료가 밀린 날 먼저 빼는 차례

빼는 차례의 기준은 「미루면 값이 떨어지는가」입니다. 새 글은 이번 주에 쓰든 다음 주에 쓰든 같은 글이지만, 바뀐 진료 시간은 고치지 않은 하루하루가 틀린 정보로 남습니다. 진료가 밀린 날에는 표의 위에서부터 빼고, 아래 두 줄은 짧은 반복의 몇 분이라도 써서 지킵니다. 이 차례는 고정 블록이든 휴진일 활용이든 짧은 반복이든 같습니다. 어느 방식을 쓰든 진료가 밀리는 날은 오고, 그날 무엇을 먼저 뺄지가 미리 정해져 있으면 원장은 진료 중에 마케팅을 고민하지 않아도 됩니다.

고정 블록을 건너뛴 날의 처리

고정 블록은 내원이 늘 적던 때에 정하지만, 환자가 몰리는 철에는 그 시간대에도 대기실이 차는 날이 옵니다. 그런 날은 블록을 진료에 내주고 건너뜁니다. 블록을 지키려고 기다리는 환자를 미루면, 블록을 진료 시간 바깥에 정해 진료가 흔들리지 않게 한 뜻이 사라지기 때문입니다.

건너뛴 블록에 하려던 일은 진료가 밀린 날 먼저 빼는 차례의 표대로 정리합니다. 다음 달 블로그 주제를 정하거나 대행이 보낸 원고를 검토하는 일처럼 미뤄도 값이 그대로인 일은 다음 블록으로 넘깁니다. 들어온 리뷰 가운데서는 불만이 담긴 것만 그날 진료를 마친 뒤 답합니다. 휴진 일정을 지도 정보와 홈페이지에 올리는 일은 미룰 수 없으므로, 진료와 진료 사이의 몇 분을 써서라도 그날 끝냅니다.

건너뛴 블록은 다른 날 진료를 줄여 메우지 않습니다. 블록을 메우려고 다른 날 진료를 줄이면, 진료가 밀린 날의 차례를 미리 정한 뜻이 흐려집니다. 넘긴 일은 다음 블록의 맨 앞에 놓아 그 블록에서 가장 먼저 처리합니다. 넘긴 일이 쌓여 다음 블록 안에 다 들어가지 않으면, 그때도 표의 위 줄에 있는 일부터 한 번 더 다음으로 미룹니다.

블록을 진료 시간 바깥, 곧 문을 열기 전이나 점심시간 끝에 이어 정하면 병원 플레이스 등록 정보도 손댈 것이 없습니다. 블록이 진료 시간 안에 있으면 그 시간에 진료를 받지 않는다는 것을 플레이스 영업시간에도 반영해야 하지만, 바깥에 있으면 블록을 지키든 건너뛰든 영업시간은 그대로입니다. 세 방식 가운데 어느 쪽을 더 무겁게 쓸지는 병원마케팅 전략의 단계에 따라서도 달라집니다. 지도와 홈페이지의 정보를 맞추는 단계라면 짧은 반복이, 새 채널을 여는 단계라면 고정 블록이 더 쓸모 있습니다.

방식을 정한 날에는 블록 시간의 전화를 어떻게 받을지도 접수 직원에게 함께 알립니다. 블록 시간에 걸려 오는 대행의 전화는 원장에게 바로 넘기고, 환자의 전화는 평소처럼 접수에서 받습니다.