한 달에 한 번 확인하는 병의원마케팅 성과 항목

달마다 견주려고 먼저 맞추는 것

이 셋이 달마다 흔들리면, 신환의 수가 달라진 것이 환자가 달라져서인지 세는 법이 달라져서인지 알 길이 없습니다. 어떤 지표를 쓸지는 이 셋을 맞춘 뒤의 일입니다.

달마다 남기는 기록

달마다 남기는 기록마다 그 기록이 처음 생기는 곳과, 성과 관리 엑셀에 옮겨 쓰는 것을 이어 놓았습니다.

기록을 셋으로 줄이는 까닭

달마다 남기는 기록을 셋으로 줄이는 것은 옮겨 쓰는 일이 마감일 하루에 끝나야 하기 때문입니다. 칸이 많으면 옮겨 쓰는 일이 며칠로 늘어지고, 바쁜 달에는 몇 칸이 비어 그달의 줄이 다른 달과 다르게 채워집니다.

세 기록은 모두 의원이 이미 날마다 쓰는 기록에서 나옵니다. 성과를 확인하려고 새로 조사하는 수가 아니어서, 바쁜 달에도 빠지지 않습니다.

신환을 세는 날짜

신환은 첫 진료를 받은 날짜로 셉니다. 예약한 날짜로 세면, 말일에 예약하고 다음 달 초에 온 사람이 두 달 가운데 어느 달에 들지가 기록하는 사람마다 달라집니다.

접수 프로그램에 처음 등록한 날짜도 기준으로 쓰지 않습니다. 예전에 등록만 하고 진료를 받지 않았던 사람이 오래 지나 처음 진료를 받으면, 등록한 날짜로는 그 사람이 그달의 신환으로 남지 않습니다. 접수 프로그램이 첫 진료 날짜를 따로 보여 주지 않는다면, 그 사람의 첫 진료 기록의 날짜를 씁니다.

진료일 달력에 남기는 날

진료일 달력에는 휴진한 날만이 아니라 오후만 진료한 날, 원장 한 사람이 빠진 날도 남깁니다. 원장이 여럿인 의원에서 한 사람이 빠진 날은, 문은 열었어도 받을 수 있는 신환이 줄어든 날입니다.

그래서 성과 관리 엑셀에는 그달의 신환 수 곁에 진료한 날의 수와 함께, 반나절 진료와 원장이 빠진 날을 옮겨 씁니다. 진료한 날의 수는 진료일 달력에서 세고, 접수 프로그램의 진료 기록과 맞대어 달력에서 빠진 날이 없는지 확인합니다.

광고비를 넣는 달

광고비는 카드에서 빠져나간 달이 아니라 광고가 나간 달에 넣습니다. 검색광고와 플레이스 광고처럼 광고가 여럿이라면 광고마다 한 칸씩 나누어 넣습니다. 광고 계정의 청구는 광고가 나간 뒤에 이루어지기도 해서, 빠져나간 달로 넣으면 이번 달의 신환과 지난달의 광고비가 한 줄에 놓입니다.

대행사에 맡긴 비용도 같습니다. 정산서가 다음 달에 오더라도, 그 비용은 대행사가 일을 한 달의 줄에 옮겨 씁니다.

광고 보고서를 내려받는 기간

광고 계정의 보고서는 기간을 정하지 않고 열면 최근 며칠처럼 계정이 정해 놓은 기간으로 나옵니다. 그 기간을 그대로 내려받으면 보고서의 기간이 의원이 쓰는 달의 경계와 어긋납니다.

그래서 보고서는 그달의 첫날부터 말일까지로 기간을 정해 내려받습니다. 광고 계정이 여럿이라면 모든 계정을 같은 기간으로 내려받아, 한 계정만 다른 기간으로 섞이지 않게 합니다.

광고가 아닌 마케팅 비용

블로그 원고료, 병원 사진 촬영, 홈페이지를 고치는 비용처럼 광고 계정 밖에서 드는 비용도 마케팅 비용 칸에 넣습니다. 이 비용도 돈을 낸 달이 아니라 일이 끝난 달의 줄에 넣습니다.

사진 촬영처럼 한 번에 크게 들고 여러 달에 걸쳐 쓰이는 비용은, 그달의 비용 칸에 넣되 무엇에 든 비용인지를 메모로 남깁니다. 그 비용을 여러 달로 쪼개어 넣지는 않습니다. 쪼개어 넣으면 돈을 낸 적이 없는 달에도 비용이 생깁니다.

집계 마감일

집계 마감일은 지난달의 기록을 닫고 성과 관리 엑셀에 옮겨 쓰는 날입니다. 병원이 정한 마감일은 달마다 옮기지 않습니다. 마감일이 달마다 다르면, 늦게 입력되는 기록이 어느 달에는 들어가고 어느 달에는 빠집니다.

마감일은 말일 바로 다음 날로 정하지 않고, 며칠의 여유를 줍니다. 대행사의 정산서나 접수에서 늦게 채운 신환 기록이 그 며칠 사이에 들어옵니다. 정한 마감일은 진료일 달력에도 표시해서, 옮겨 쓰는 사람이 그날 다른 일을 줄이고 엑셀을 채울 수 있게 합니다.

통계 화면에 나오는 신환 수

접수 프로그램의 통계 화면에 나오는 신환 수는, 나중에 기록이 고쳐지면 지난달의 수도 함께 달라집니다. 신환으로 등록했던 사람이 예전에 진료를 받은 적이 있는 사람으로 합쳐지면, 통계 화면의 지난달 신환은 한 사람 줄어듭니다.

그래서 그달의 신환 수는 마감일에 통계 화면에서 옮겨 쓴 수를 씁니다. 마감 뒤에 고쳐진 것은 엑셀의 수를 덮지 않고 그달 줄 곁에 메모로 남겨, 그달에 읽은 수와 지금의 수가 왜 다른지를 알 수 있게 합니다.

성과 관리 엑셀의 꼴

성과 관리 엑셀은 한 달을 한 줄로 쓰고, 칸의 차례를 달마다 고치지 않습니다. 칸을 새로 더하면 그 칸은 더한 달부터 채우고, 앞의 달은 빈 칸으로 남깁니다. 칸의 이름도 달마다 같은 말로 써서, 같은 수가 두 이름의 칸으로 흩어지지 않게 합니다. 빈 칸을 짐작한 수로 채우면, 실제로 센 달과 짐작한 달이 한 줄 위에서 구별되지 않습니다.

엑셀의 맨 위에는 신환을 세는 날짜의 기준, 광고비를 넣는 달의 기준, 마감일을 싣습니다. 엑셀을 처음 여는 사람도 그 수가 어떤 기준으로 센 것인지를 바로 알 수 있게 하려는 것입니다.

이번 달을 견주는 기간

이번 달은 먼저 지난달과 견줍니다. 다만 지난달과만 견주면, 방학이나 독감철처럼 해마다 같은 때에 오는 변화가 마케팅의 변화처럼 읽힙니다.

그래서 지난해의 같은 달도 곁에 놓고 견줍니다.

개원한 지 한 해가 되지 않은 의원은 지난해의 같은 달이 없어서, 진료일 달력에 그달에 든 방학이나 명절을 남겨 다음 해에 견줄 바탕으로 씁니다.

옮겨 쓰는 사람

마감일에 기록을 옮겨 쓰는 사람은 한 사람으로 정합니다. 달마다 옮겨 쓰는 사람이 바뀌면, 신환으로 셀지 망설여지는 사람을 어느 쪽으로 넣는지가 그 사람마다 달라집니다.

예전에 다녔던 사람이 오랜만에 처음 오는 진료과로 온 경우처럼 망설여지는 경우는 엑셀 곁에 그달의 메모로 남기고, 원장과 함께 정한 뒤에는 다음 달부터 같은 쪽으로 넣습니다.

마감일의 사본

성과 관리 엑셀은 마감일마다 그날의 날짜를 붙인 사본으로 남깁니다. 사본이 있으면 엑셀 파일이 잘못 지워지거나 망가져도, 지난 마감일까지의 줄을 되살릴 수 있습니다.

사본은 의원의 컴퓨터 한 대에만 남기지 않고, 의원이 쓰는 다른 저장 공간에도 함께 남깁니다. 컴퓨터를 바꾸거나 고치는 동안에도 지난 줄을 열 수 있게 하려는 것입니다.

광고비가 들지 않는 소개

생성형 검색이 답에서 의원을 소개하는 데에는 광고비가 들지 않습니다. 의원이 그 소개를 얻으려고 쓴 돈이 있다면, 홈페이지의 진료 안내를 고치거나 원고를 쓰는 데 든 비용입니다. 그래서 원장은 AI 검색 성과 확인의 방법으로 살핀 노출 결과를 광고비와 나란히 놓지 않고, 그 원고에 든 비용과 견주어 읽습니다.

순위 한 칸에 남지 않는 검색의 조건

성과 관리 엑셀의 순위 칸에는 순위 하나만 남고, 그 순위를 얻은 검색의 낱말과 동네는 남지 않습니다. 다음 달의 순위가 다른 낱말로 검색한 것이라면 두 칸은 견줄 수 없습니다. 그래서 원장은 병원 플레이스 순위를 지난달에 검색한 낱말과 동네 그대로 검색해 옮겨 씁니다.

그달 줄을 함께 읽는 사람

확인하는 날에는 원장과 옮겨 쓴 사람이 그달의 줄을 함께 읽습니다. 옮겨 쓴 사람은 어느 칸이 늦게 채워졌고 어느 수가 마감 뒤에 고쳐졌는지를 알고 있어서, 원장이 그 수를 읽는 동안 곁에서 바로 말해 줄 수 있습니다.