병의원 재진율을 계산하는 방법과 기준

무엇을 세는지부터 정하고, 분자와 분모를 같은 무리에서

환자 기준으로 셀 때는 분자가 반드시 분모 안에서 나와야 합니다. 분모는 「3월에 처음 온 환자」처럼 한 무리로 정하고, 분자는 그 무리 가운데 다시 온 환자만 셉니다. 3월에 처음 온 환자를 분모로 두고 4월에 온 모든 재진 환자를 분자로 세면, 두 숫자는 서로 다른 사람들을 센 것이라 비율이 되지 않습니다.

기준 없이 견주면 생기는 일

재진율을 기준 없이 계산하면 달마다 다른 방식으로 셈한 숫자를 나란히 놓게 됩니다. 한 달은 내원 건수로, 다음 달은 환자 수로 세면 숫자가 오르내린 것이 실제 변화인지 계산 방식의 차이인지 가릴 수 없습니다. 재진율이 떨어졌다는 보고를 받고 원장이 대책을 고민했는데, 알고 보니 세는 방식이 바뀌었을 뿐인 일이 생깁니다.

또 내원 건수 기준은 광고로 새 환자가 많이 온 달에 저절로 낮아집니다. 분모인 전체 내원이 늘면서 재진의 비율이 줄어드는 것이라, 재방문이 나빠진 것이 아닌데도 재진율이 떨어진 것처럼 나옵니다. 어느 계산을 쓰는지 정해 두지 않으면 이런 숫자를 잘못 읽습니다. 환자 기준으로 세면 광고로 새 환자가 많이 온 달도 그 무리 안에서 다시 온 비율만 셈하므로, 신환의 수가 늘었다는 사실만으로 재진율이 움직이지는 않습니다.

분모의 신환을 정하는 법

분모의 신환은 그 의원에 처음 온 환자로 정하고, 차트가 처음 만들어진 날을 기준으로 셉니다. 오래전에 한 번 왔다가 몇 년 만에 다시 온 환자를 신환으로 셀지는 의원마다 다르게 정할 수 있지만, 한 번 정한 뒤에는 바꾸지 않습니다. 정의가 달마다 바뀌면 분모가 달마다 다른 사람들을 담게 됩니다.

건강보험의 초진과 재진 구분은 이와 다를 수 있습니다. 보험 청구에서는 같은 의원이라도 치료가 끝나고 일정 기간이 지나 다시 오면 초진으로 산정하는 경우가 있어, 청구 기록의 초진 건수를 그대로 신환으로 쓰면 이미 다녀간 환자가 섞입니다. 초진과 재진의 산정 기준은 보건복지부 고시와 건강보험심사평가원 안내를 따르되, 재진율의 분모는 청구 구분이 아니라 의원이 정한 신환의 정의로 셉니다.

분자의 다시 온 환자를 정하는 법

분자는 분모의 무리 가운데 정해 둔 관찰 기간 안에 한 번 이상 다시 진료를 받은 환자입니다. 한 환자가 그 기간에 다섯 번 왔어도 분자에는 한 명으로 셉니다. 환자 기준 재진율은 몇 번 왔는지가 아니라 다시 왔는지를 세는 계산이기 때문입니다.

진료 없이 서류만 떼러 온 날이나, 보호자가 대신 약 처방만 받으러 온 날을 다시 온 것으로 셀지도 처음에 정합니다. 이런 날까지 세면 실제로 진료를 이어 간 환자보다 분자가 커지므로, 마케팅 판단에 쓰는 재진율에서는 진료를 받은 날만 세는 편이 낫습니다.

처음과 다른 까닭으로 다시 온 환자도 분자에 넣습니다. 감기로 처음 온 환자가 두 달 뒤 다른 증상으로 왔다면, 환자 쪽에서는 이 의원을 다시 찾은 것이기 때문입니다. 다만 진료 성격별로 나누어 셈할 때는 그 환자를 처음 받은 진료의 성격에 묶어 셉니다.

관찰 기간을 맞추는 법

관찰 기간은 처음 온 날부터 다시 오기까지 기다려 볼 기간으로, 의원의 진료 성격에 맞춰 정합니다. 몇 주 간격으로 다니는 진료라면 두세 달, 해마다 오는 검진 위주라면 그보다 길게 잡는 식입니다. 기간을 정했다면 모든 달의 계산에 같은 기간을 씁니다.

기간을 정하는 근거는 의원의 신환·재진 기록에 있습니다. 지난 몇 달 동안 처음 온 환자가 다시 왔을 때, 처음 온 날에서 며칠 뒤에 왔는지를 모아 보면 대부분의 재진이 어느 기간 안에 들어오는지가 드러납니다. 그 기간을 조금 넘는 길이로 관찰 기간을 잡으면, 다시 올 환자 대부분을 놓치지 않으면서 계산을 너무 늦추지도 않습니다.

관찰 기간이 끝나지 않은 무리는 아직 계산하지 않습니다. 관찰 기간을 석 달로 정했다면, 지난달에 처음 온 환자는 아직 석 달이 지나지 않아 다시 올 기회가 남아 있습니다. 이 무리의 재진율을 지금 계산하면 실제보다 낮게 나오므로, 재진율 표에서 가장 최근의 칸은 관찰 기간이 다 지난 달까지만 채웁니다.

진료 성격에 따른 차이를 읽는 법

재진율은 진료 성격에 따라 원래 높거나 낮습니다. 같은 숫자라도 진료 성격에 따라 좋고 나쁨이 달라지므로, 재진율은 진료 성격을 함께 놓고 읽습니다.

여러 진료를 함께 하는 의원은 진료 성격마다 재진율을 나누어 계산합니다. 한데 묶어 계산하면 관리 진료의 높은 숫자와 한 번으로 끝나는 진료의 낮은 숫자가 섞여, 어느 쪽이 변했는지 알 수 없습니다.

같은 기준으로 견주는 법

재진율은 같은 의원의 다른 달끼리 견줍니다. 계산 방식, 신환과 다시 온 환자의 정의, 관찰 기간이 모두 같아야 달끼리 견줄 수 있으므로, 이 셋을 재진율 표 맨 위에 적어 두고 바꾸지 않습니다. 정의가 바뀌면 바뀐 달부터 새 표를 만들고 옛 표와 한 줄로 잇지 않습니다.

다른 의원의 재진율과는 견주지 않습니다. 다른 의원이 어떤 방식으로 셈했는지 알 수 없고, 진료 성격과 환자가 사는 동네, 진료 시간도 다르기 때문입니다. 다른 의원과 견주고 싶은 마음은 우리 의원이 잘하고 있는지 알고 싶은 데서 나오는데, 그 물음에는 우리 의원의 지난 달들과 견주는 쪽이 더 정확한 답을 줍니다.

재진율 표를 만드는 법

재진율 표는 세로에 처음 온 달을, 가로에 그 달의 신환 수, 관찰 기간 안에 다시 온 환자 수, 재진율, 그리고 휴진 같은 표시를 놓습니다. 표 맨 위에는 계산 방식, 신환과 다시 온 환자의 정의, 관찰 기간의 세 줄을 적어, 표를 읽는 사람이 어떤 기준의 숫자인지 바로 알게 합니다.

표는 처음 온 달마다 한 줄이므로, 한 달이 지날 때마다 관찰 기간이 끝난 달의 줄이 하나씩 채워집니다. 원장은 이 표에서 한 달의 숫자보다 여러 달이 이어진 흐름을 읽습니다. 한 달만 낮은 것은 그 달의 사정일 수 있고, 몇 달 이어 낮아지는 것이 손볼 신호입니다.

재진율을 쓰며 어긋나는 것

재진율을 직원의 성과나 목표로 쓰면 숫자를 맞추려는 일이 생깁니다. 다음 진료가 필요하지 않은 환자에게도 다시 오라고 권하거나, 한 번에 끝낼 수 있는 진료를 두 번으로 나누는 일입니다. 이런 일은 재진율을 높여도 환자에게 필요 없는 내원을 늘리고, 진료가 아닌 숫자를 위한 권유가 됩니다. 재진율은 진료의 흐름을 읽는 숫자로만 쓰고, 누군가의 목표로 삼지 않습니다.

또 재진율이 낮게 나온 달에 곧바로 재진 문자를 늘리는 것도 어긋납니다. 숫자가 낮은 까닭이 관찰 기간이 덜 지났기 때문인지, 휴진 때문인지, 진료 성격이 다른 신환이 많이 왔기 때문인지를 먼저 가린 뒤에야 할 일이 정해집니다.

재진율과 병원 소식

병원 소식 안내는 광고성 연락에 동의한 환자에게만 가므로, 소식을 받은 환자들의 재진율은 처음 온 환자 전체의 재진율과 분모가 다릅니다. 두 숫자를 견줄 때는 소식을 받을 수 있었던 환자만 따로 묶어 같은 방식으로 셈해야, 소식을 보낸 일과 재진이 이어진 일을 나란히 읽을 수 있습니다.